常有工作者抱怨「入職後發現跟面試談的不一樣」、「公司潛規則很多」,對於新任公司的工作規則、企業文化出現水土不服的狀態。專家指出,企業如果不能明確分出「工作規則」與「企業文化」的差異,在管理和員工士氣皆非好事,此外在擬訂規則時,也不應有違人性,提出「過度強調績效、大失人心」的規範。
文/許朝茂
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企業經營績效、工作規範與員工士氣密切相關,其中後者不容易有數據佐證、卻是企業經營必要條件;但,工作規範及士氣「過與不及」皆非好事,不但HR人員執行上多有窒礙難行,且員工動輒得咎,極有可能「贏來績效卻失之人和」。
近期網路熱議一個工作案例:原PO指出報到當天在翻閱「員工手冊」時,發現上班時間與當時在求才廣告上寫的不一樣,認為公司有「凹員工工時」的嫌疑。原PO同時指出,自己應徵的是辦公室人員又不是工廠作業員,「休息時間」居然也要配合指定時段進行,不滿公司有這樣不正常的規定,為何面試時不說明。此外,在「員工手冊」上還寫到,打卡後除「休息時間」外,禁止吃早餐、裝水及上廁所。
要注意,若以上述個案為例,上班時間與徵才說明不一樣,公司務必更正保持一致。至於上班時間「禁止裝水及上廁所」有違人性生理需求,可看出該公司「企業文化」已有過於嚴格的狀態。但若對照勞動部的「工作規則示範版本」,上述規定通常不會在求職期間主動揭示,甚至會有以「企業文化」來概括規定,不採明訂「企業工作規則」的方式來執行。
依據企管專家看法:「企業文化」指組織內部的價值觀、行為模式、慣例、工作態度和社交規範等總體特徵,反映其內部氛圍、價值觀和工作方式,並對員工的行為和態度產生影響。
「企業文化」常會影響所及含員工的招聘和留任、業務績效和生產力、著裝規範、工作時間、辦公室佈置、員工福利、離職率、招聘決定、對員工和客戶的待遇客戶。
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職場每個工作日員工不只參與工作,附加的「非工作性質活動」及「生理需求」也是與作業息息相關的項目,HR在訂定工作計畫時需二者兼顧,特別在塑造「企業文化」時更不該遺漏:
企業為經營績效,常會強制要求勞工於工作時間應遵守紀律;但上述規定需經主管機關核備,只要逾越法規宗旨,即不得予以核備。因此諸如上班期間禁止茶水間用茶或泡咖啡、填充裝水、上廁所、短暫交流或業務溝通等,違反人性生理需求且不得列入工作規則之行為。因此要提醒企業:「與人性生理需求對立」之規定事項,不宜列進工作規則禁止或處分,否則不得不得核備且不得民心。
勞動部制定工作規則參考範本第四章工作時間、休息、休假、請假、第七章考勤、考核、獎懲、升遷,皆未將禁止茶間用茶或泡咖啡、填充裝水、上廁所、同事短暫交流等人性生理需求列入工作規則,企業應遵守。
若企業工作規則所訂出勤、休息、加班及下班時間,與刊登求才的資訊落差大,新進員工務必與HR部門相關人員詢問清楚。
此外,企業徵才期間於人力銀行等刊登工作及休息時間、薪資、福利等勞動條件,不應與企業工作規則有所差異,仍應以工作規則為準,徵才訊息發現差異,應立即更正;否則,恐涉及不實廣告之嫌,罰鍰最低30萬元。
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勞工在職場出勤8小時內,難免會有工作之外生活需求行為(或活動),譬如接聽家人急事電話、職場或親友團之問候LINE、上班期間在茶水間的閒聊八卦、隨機如廁、久坐活動筋骨短暫休息、與鄰座同事分享小孩經、通知同事未接電話等等,只要花費時間適當,不應嚴禁上班期間出現上述行為。除非每家企業HR編撰「上班禁止事項大補帖」,並嚴加禁止;但如此一來,等同強逼企業內部員工個個都是「機械人」,毫無人性。
「企業文化」乃企業內部多數人形成的行為規範標準,可理解為內部員工持續遵守之不成文規定,善用「企業文化」影響力,勝過工作規則規嚴厲規範細微且不得民心之形式規定。且「企業文化」視為觀察企業上班環境之指標,含人性、進取、互助、禮節、重視顧客等評分,若「企業文化」評分低,新進員工適應難度勢必增加。
因此,相關人性需求之行為或活動,務必在職前訓練期間,告知新進員工此企業文化之範疇。哪些行為是職場禁忌,也是主管會視為工作考核之一部分,員工務必要配合遵守。反之,若不適應公司企業文化的新進員工,相信也無法久留。
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新進應徵者在應徵、面試期間,隨機或一定期間與應徵企業HR人員對話、互動,應徵者應把握機會、敏銳觀察該企業人員行為露出之部分「企業文化」,尤其觀察其員工人性、進取、互助、禮節等,給自己評分該企業非工作性質活動分數。
「工作規則」通常會於新進員工錄取報到後,HR人員提供給新進者閱覽,讓其了解公司在勞動條件全貌。應徵面試時,毫無機會提前了解;因此,面試時,務必得針對自己在意的「非人性規定」主動詢問。
「企業文化」雖非該企業工作績效全貌;但上述之性質猶如Spence&Spence冰山理論之冰山下之個人特質,它是勝任工作之必備特質。因此,優質「企業文化」支持工作績效;若無此等優勢文化,則該企業績效定不如前者。故新進應徵者,於尋覓應徵的企業同時須觀察,對其「企業文化」依然不得視而不見。
補充當前日本年輕人之職業價值觀:
前3項價值觀亦為優質企業特色,實一體二面。
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員工上班之工作時間8小時,應盡力工作盡本分;然員工生活生理需求或非工作性質活動也需兼顧,職場需要具有人性與工作連結;不過,二者很難劃分底線。
因此,二者之間連結與切割,可經由「企業文化」相輔相成;但若未重視人性生理及非工作性質需求,強力要切開二者,有可能使企業被貼上「非友善職場」的標籤,若還期待員工繳出優良工作績效,簡直形同「緣木求魚」了。
(原文標題:應徵時關注企業工作規則,更需觀察其企業文化優劣之蛛絲馬跡,為職涯最適的選擇)
作者介紹:
● 岩熊仕管理顧問有限公司勞工法規事務 首席顧問
● 文化、元智、健行大學推廣中心(部)等就業服務技術士班 講師
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