學習成長

2023.11.09 | 10617次觀看

為什麼我講話同事都聽不懂?溝通卡卡靠這3招,讓人能聽懂又記得住

你是否有類似經驗:工作討論專案,自認說得很清楚,為什麼同事還是一副懵懂的樣子?很多時候我們表達邏輯不清楚,是因為陷入了「表達自私」行為。運用「邏輯表達框架」可以讓表達思路更清晰,作者傳授3種表達法,讓你說話條理清晰有邏輯!

文/宋曉陽

我在為很多互聯網公司、企事業單位的職場人士做提升語言能力的培訓時,發現了一個普遍存在的問題,那就是「表達中的邏輯不清」。工作中跟同事討論專案,自認為有理有據,說得很清楚,可是對方還是一副懵懵懂懂的樣子。說著說著就發生了跑題、說不下去、說得繞來繞去等情況,也是常有的事。

很多人會問,「宋老師,為什麼很多主持人說起話來那麼有邏輯?我們如何像主持人那樣條理清晰呢?他們是用了哪些方法和技巧呢?」今天宋老師就教你如何用對邏輯表達框架,讓表達的思路變得清晰。

首先,我想問的是:「講話前,你最先考慮的問題是什麼?」

很多人會說,「我最先考慮的問題,是我要說什麼內容。」如果你這麼回答,那就錯了,這就是我們表達時邏輯不清楚的原因所在。

當一個人想要發表看法和意見的時候,只考慮自己要說什麼,而不是站在聽者的角度去考慮怎麼說,從專業溝通者來說,這是一種語言上的「表達自私」行為。

那麼,如何避免自己陷入表達自私的行為呢?你需要建立「表達結構」的意識,把表達內容鑲嵌到最適宜的結構中,借助結構的優勢,讓聽者理解你要說的內容。


次序表達

表達框架中,最簡單好用的就是「次序表達」。也就是說,講話人把要說的內容綜合起來,依據個人的想法進行分類並列好小標題,按照第一、第二、第三的順序編排講話內容。

下面舉一個例子,示範如何使用這種表達結構。新入職員工培訓課程即將開始,你要以培訓負責人的身份講一下培訓要求,你可以這樣說:

大家好,歡迎各位加入○○公司,今天是你們入職的第一天,作為此次入職培訓的負責人,我跟各位介紹一下培訓時的紀律要求以及成績核算事宜,在這裡強調三大注意事項。

第一,八點打卡請勿遲到。培訓期間我們是要考核出勤的,所以大家務必早上八點以前打卡,至於路上塞車、忘了設定鬧鐘等類似的理由,免談!

第二,課上發言要積極。老師提問或者小組討論時,大家要積極發言,這些都會作為平時成績列入考核。

第三,開卷考試自己答。培訓最後有一次筆試,是開卷考試。考試的時候禁止交頭接耳,每個人答自己的,考試時候說話的人將被取消考試資格。

總結一下三大注意事項:「八點打卡、積極發言、考試自己答」。

以上,多謝各位。

第一,第二,第三;首先,其次,最後;第一方面,第二方面,最後一個方面……無論採取哪種次序語,只要你把自己想要說的內容按這種結構分類,就會使你的表達具有一定的邏輯感。有的人會問:「宋老師,要如何決定什麼內容放前面,什麼內容放後面呢?」

事實上,越往前面放的內容越重要。因為人們在聽一個人講話的前幾分鐘,注意力最集中,所以請把最重要的內容往前放。

還拿上面這個案例來說,對於新入職的員工來說,最應該保證的是準時上課,這是培訓是否有紀律性最重要的體現,是三個注意事項裡面最重要的,所以應當放在第一項來說。

你是否注意到上面的案例中,我在使用次序語的時候,「第一」、「第二」、「第三」的後面會有一個小標題。比如:第一,八點打卡勿遲到;第二,課上發言要積極;第三,開卷考試自己答。對於聽者來說,負責人的整個發言中,只要記這三句話就可以了,這三句話是整個發言內容的提煉。總之,小標題與次序語配合使用,能夠幫助聽者更好地瞭解你要表達的內容。


時間順序表達

時間順序表達是一種非常方便使用的方法,你可以按照時間線來梳理自己的內容,利用時間點把你要表達的內容分門別類說明。

接下來我們看一個案例,這是最典型的時間順序表達。

  • 發言人:專案負責人
  • 發言內容:校園短影音達人媒體體驗日
  • 時長:三分鐘

類似這種專案介紹,採用時間順序表達最合適了。你可以這樣說:

為了擴大我們公司的社會影響力,特別是在年輕用戶中的影響力,我們在今年年初發起了短影音大賽,從參賽選手中挑選出全國十所大學的達人。從專案發起到最終落地歷時三個月。接下來我按照時間線,把此次活動的四個階段在這裡跟大家匯報一下。

二○二一年三月:發起階段,我們與全國二十五所設有傳媒科系的大學合作,三月份我們共收到一五○條影音作品,品質都很不錯。

二○二一年四月二十日:評審階段,我們邀請了知名網紅、專家和網友們進行投票,最終評選出來自十所大學的十位短影音達人。

二○二一年五月一日:我們舉辦了線上頒獎典禮。全網直播線上用戶達兩萬名以上,評論量有八百則以上。

二○二一年六月十五日:體驗日當天,我們為十位學生分配了限定主題的拍攝任務,有一位學生的影片還上了微博熱搜,我們也選出三個作品放在影音平臺上,獲得超過十萬個讚,超出了預期。

以上就是「校園短影音達人活動」的整個執行過程,我們也對整個項目進行了復盤,接下來由我的同事小張為大家做復盤總結。

在涉及時間順序的內容時,選擇用「時間順序表達」最合適,這裡的重點在於選取哪些時間點。有時候我們在做某項工作時,專案時間長短不一,過程也是起起伏伏,但同樣有規律可循。舉例來說,改變工作進程性質的時間、新的合作方加入或者新資金投入的時間等,這些都是很重要的時間點。

時間點雖然精準,但說的太多也容易讓人聽不進去,因此,可以考慮把活動的時間點與大家耳熟能詳的事件聯繫在一起。比如上面這個案例裡,線上頒獎典禮的時間是五月一日,就可以提一句「勞動節打工人不休息」,但這個分寸需要掌握好。


過渡句表達

很多人在表達時邏輯不清楚,我們發現是因為人們在講話時只考慮自己說什麼,很少會考慮對方是否能聽明白。但其實表達最重要的,是讓對方能聽明白

容易讓對方聽明白的表達框架,還有一種是「過渡句表達」,通過使用引導詞、銜接語讓聽者更容易理解發言者的意思。這也是專業主持人最常使用的方法,過渡句表達可以把鬆散的內容串聯起來。

具體怎麼做,我們來看案例。以下面這段發言為例,如果你是負責某次專案競標的團隊負責人,做專案總結分享的時候,你可以這麼說:

我們團隊這次競標到一家美妝公司年會上的甜點專案,我代表夥伴們跟各位分享一下此次競標成功的經驗。我們從負責人、公司年會舉辦情況、年會對甜點的要求等方面做了背景調查,基於這些調查,我們成功拿下了這個項目。

首先,我們分析了一下這次甲方公司年會的負責人海倫的個人成長背景,她在這家公司已經兩年了,之前她有過在國外工作生活的經歷,注重社交,時尚神經極其敏感。面對這種甲方,不費一些心思,肯定拿不下,所以我們也是拿出了原料最優質、定位最高端的產品供她挑選。

除了負責人的喜好,年會本身對甜點的要求也是重點。這家公司今年剛上市,因此今年年會的規格比以往高,預算也多。客戶還會在甜點區放一款新推出的美妝產品,因此希望甜點造型能跟新品互相呼應。

考慮了負責人以及年會對甜點的具體要求,接下來我們考慮的是公司員工組成。在這家美妝公司中,年齡二十五到三十五歲的女性員工占了百分之八十五,女性消費者對於甜點的外觀要求很高,拍照好看很重要。所以,在試吃會上,我們的甜點顏值高,得票數也最高。

除負責人、甜點需求和員工組成以上三點外,我們還將目前社會上對於甜點的新訴求考量進來。「甜點不能太甜」是當下用戶最重要的訴求,我們這款甜點零蔗糖,採用了代糖,對消費者很友好。之前在社交平臺和電視劇廣告的置入,也收到不錯的成效。

以上這四點就是我們此次競標成功的經驗分享,多謝各位。

你注意到我的引導語、銜接詞是怎麼說的嗎?你對這些話有印象嗎?

  • 除了負責人的喜好,年會本身對甜點的要求也是重點。……
  • 考慮了負責人以及年會對甜點的具體要求,接下來我們考慮的是公司員工組成。……
  • 除負責人、甜點需求和員工組成以上三點外,我們還將目前社會上對於甜點的新訴求考量進來。……

其實,這四點的前後順序是可以調換的。第一點不說負責人,先說「甜點不能太甜」這一點也可以,然後把第三點「女性員工占比大」放到第二點來說也沒有關係。這時,引導語、銜接詞就可以變成這樣:「前兩點我們考慮到關於甜點的最新消費觀念以及該公司的女性員工比例,但我們之所以能拿下這個競標,還跟我們把負責人海倫的喜好研究過了有關,年會負責人海倫的個人喜好是……」

引導語、銜接詞主要是起承前啟後的作用,在聽者看來,會顯得你的表達一環扣著一環,很有邏輯。


在本節的三種表達框架中,「次序表達」是最常見的方法。使用這個方法時,要注意小標題,才能讓聽者記得住。「時間順序表達」主要是用於有時間點的內容表達,重點在於選取有代表性的時間點,選取標準也教給了你,另外就是時間點少而精比較好。最後是「過渡句表達」,這個是專業主持人最常使用的方法,善用引導語、銜接詞,可以使你的表達更加完整。

想要說話條理清晰有邏輯,只需要使用以上這些表達結構,建立「抓手思維」,就能克服「表達自私」的習慣。

節錄自:采實文化《一聽就懂的邏輯表達力:從面試、開會、簡報到人脈經營,26堂全方位職場說話課/宋曉陽 著 》


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