如何找出辦公室裡值得深交的同事?哪些又是有毒的致命小人?

Cheers快樂工作人
2023.11.15
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公司業務大多有一定程序和規定,但如果你和所謂的關鍵人士(key person)有一些交情,事情就好辦多了。這個人在組織內有一定的地位或影響力,緊急時他可以找人幫你加班趕工,碰到問題時他會幫你想出辦法,這就是有交情的好處。辦公室有3種人值得深交,在關鍵時刻或許能幫你一把。

文/吳凱琳 由Cheers授權轉載

我們往往只顧著做自己的事情,在公司裡除了鄰座的同事外,卻沒認識幾個人。每次遇到問題,總是找不到人幫忙,要不就是得千拜託萬拜託。然而有人卻可以一通電話,5分鐘就搞定所有事情。

儘管公司的工作都有一定的程序和規定,但如果你和所謂的關鍵人士(key person)有一些交情,事情就好辦多了。這個人在組織內有一定的地位或影響力,緊急時他可以找人幫你加班趕工,碰到問題時他會幫你想出辦法。

這就是有交情的好處。既然交情如此重要,該從何做起呢?

別讓自己成為難搞的人

想要和別人打好關係,得先從自己開始。在別人眼中,你是一個怎樣的人?在你走向別人之前,先讓自己成為一個容易親近或是讓人印象深刻,想要認識的人。

第一印象最重要。當你在公司與別人初次碰面的幾秒鐘內,他對你的印象就已經定型。就算你再熱情、再風趣,卻可能因為一次不經意的冷淡表情,從此被列入不受歡迎名單之列。

當不認識的人走到你身邊請教你某個問題,你是用什麼樣的態度或語氣回答?在走廊上或在茶水間碰到人,你是低著頭不說話,還是跟每位遇到的人微笑打招呼,包括認識與不認識的人?當你和其他部門往來時,是抱著熱情的態度,還是表現出一副公事公辦的模樣?

即使在自己的辦公室裡,也要像出席正式場合一樣謹慎,注意自己的言行。辦公室就是你的表演舞台,你的一舉一動,其他人都看得很清楚。

見面三分情。一旦見過面,就有熟悉感,要建立關係就容易多了。

「人們比較喜歡熟悉的事物,熟悉感主要來自於面對面的接觸,我們通常對於常見面的人比較有好感。」哈佛商學院教授提吉安娜‧卡賽洛(Tiziana Casciaro)表示。

因此,製造碰面的機會是很重要的。不要一進辦公室就整天坐在自己的位置上。偶爾起身走一走,遇到人不要只是點頭微笑而已,可以隨意問對方:「最近在忙什麼?」或者,當你有任何事情需要討論時,盡量透過面對面溝通,而不是用電話或e-mail。

碰面次數多了,感覺變得熟悉,關係自然而然就建立起來。

把握表現機會。除了讓人感覺容易親近之外,更要讓大家看到你的能力。特別是參加有重要人士出席的場合時,更要好好把握機會,適時表達自己的意見。例如開會時,一定要強迫自己至少發言一次。保持沉默,就別想有人會注意到你。

不過,發言也需要技巧,你可以先觀察其他人的做法,包括怎麼樣的說法比較容易被接受,其他人通常會有什麼反應。不要急著表現自己,謀定而後動。

認識對的人,事半功倍

當然,建立關係也得看對象,在組織裡和哪些人有交情,可是會大大影響你做事的成功機率以及個人的行情。《有心機,不使壞》的作者瑞克‧布雷登(Rick Brandon)指出,有3種類型的關鍵人士你不能不知道。

1. 誰握有正式權力?

你要知道公司內各部門或事業單位的各級主管或負責人是誰。不要以為這些人和你沒有關係,或是覺得自己不可能有機會認識這些人。重點是,當你碰到這些人時,你能認得出他們是誰嗎?如果認不出來,就連攀談的機會都沒有,更別提建立關係了。

2. 誰具有隱形影響力?

除了知道檯面上的人物外,更要打聽公司內部非正式的權力關係。這些人也許不是主管,但是因為工作年資較久或者具備某種特殊專業能力,因此擁有很大的影響力,或者與上述的重要主管有非常緊密的聯繫。

這種非正式的網絡關係需要花時間去觀察,例如開會時哪些人的意見往往左右了其餘所有人的想法?哪些人非常受歡迎,公司內常有不同的人邀他一起吃午餐?這些都是值得注意的訊息。

3. 誰是潛力股?

這些人現在並沒有取得重要的職務,但是表現非常優秀,未來有可能擔任重要的主管職務,因此這些人也不可忽略。你可以觀察,公司重要的專案或工作都是指派給哪些人?出席重要的場合或會議時,老闆身邊通常出現哪些人?從以上的線索就可找出哪些人是公司刻意栽培的未來明星。

當然除了這些重要人物之外,更別忘了大人物身邊的小人物,也就是主管的祕書或助理。他們通常掌握了許多關鍵訊息,可以適時提供協助與提醒,至少你會知道該用什麼方法比較容易說服他的老闆,答應你的要求或是助你一臂之力。

但是也不能做得太過明顯,直接提出要求,而是要靠平時的努力。例如,不論大小事情,都要感謝他們的幫忙。時間久了,當他們知道你有困難,自然會主動幫忙。

打開自己的心,才能贏得別人的心

當你了解哪些人在公司真正具有舉足輕重的地位之後,就得努力建立良好的關係,第1步就是打開自己的心。這是源自於美國加州大學心理學教授約瑟夫‧魯夫特(Joseph Luft)與哈里‧伊漢(Harry Igham)所提出的「周哈里窗」(Johari window)人際關係發展模型。

4個區域代表人際關係的4種不同層次:

開放自我(public self)

代表的是,關於你這個人的所有資訊當中,自己知道、別人也知道的部份。例如你的名字、職銜、休閒興趣等。

盲目自我(blind self)

是指別人知道、但自己不知道的部份。例如別人有注意到你的某些行為模式或說話習慣,但是你自己沒有發覺。因此我們非常需要他人的回饋意見,才能更了解自己。

隱藏自我(hidden self)

代表自己知道、但別人不知道的部份,也就是你刻意隱瞞的個人隱私。唯有主動自我揭露(self-disclosure),才能讓別人更認識你。

未知自我(unknown self)

指的是包括你自己和別人都不知道的部份,也許是未被發掘的潛能,或是被壓抑的感覺等等。

隨著關係的進展,開放自我的區域會愈來愈擴大,盲目與隱藏自我的部份會愈來愈小。換句話說,建立關係的關鍵就在於擴大開放自我的部份,一方面學習開放自己,和別人分享關於你的事情(縮小隱藏自我),另一方面虛心接受別人給予我們的意見(縮小盲目自我)。

當然,一切得由你開始。研究發現,自我揭露的程度與關係滿意度,存在有顯著相關。當你對別人表達個人感受或是較為私密的事情時,就代表了你信任對方,對方也會感受到,並因此對你產生信任或好感,願意和你分享他個人的事情,你們的關係就會更進一步。

製造機會,讓對方認識你

至於要如何製造機會接近這些人、讓他們認識你,並留下深刻的印象?以下是幾位專家提供的建議:

1. 請教工作有關的問題。

要認識對方,總得有個理由,美國南加州大學教授凱薩琳‧瑞爾登(Kathleen K. Reardon)建議,最好的理由就是工作上的問題。例如你可以說:「我知道你非常了解消費趨勢,所以想找機會向你請教相關問題,因為最近我正要提出新產品開發計劃。」

你可以詢問主管或同事的意見,告訴你應該向誰請教,這樣就更容易找到適合的人。

2. 分享有用的資訊。

建立交情很重要的方法就是訊息的分享,《失意或得志》的作者米洛‧辛戴爾(Milo Sindell)指出,你必須了解這些關鍵人士最近在做些什麼,當你知道相關的訊息時便可以告訴對方。但不要三不五時就轉寄e-mail給對方,這樣只會讓他感到厭煩。

3. 及時給予讚美。

情感訴求永遠是人際關係最好的催化劑,卡內基訓練機構創辦人戴爾‧卡內基(Dale Carnegie)曾說過,人們內心最渴望獲得3種情感的肯定:覺得自己是受喜愛的(loveable)、有能力的(capable)、有價值的(worthy)。

打開你的觀測雷達,隨時注意周遭人事物有哪些細微的變化。例如某個人的穿著打扮或髮型有改變,就可適時說幾句讚美的話;或者對於辦公桌上特別的擺飾表現出好奇的態度;或者告訴對方,他在會議上說過的某句話令你印象深刻……

「讚美愈具體愈好,如果是別人所沒注意到的細節,更會讓對方印象深刻,」美國知名的生涯顧問、暢銷書作家布萊恩‧崔西(Brain Tracy)在最新出版的《魅力》書中提醒。此外,時機也很重要,不要等到事情過了1個月後再來讚美,就顯得沒誠意了。

4. 再難搞的人,也要保持好關係。

組織內總是有些人難以相處,但愈是難搞的人,愈要花心思。你不需要和他成為好朋友,但至少保持良好的工作關係,讓自己好辦事。

「要建立長期關係,最重要的策略就是『無條件給予建設性回應』(unconditionally constructive),」美國談判專家、哈佛大學法學院教授羅傑‧費雪(Roger Fisher)說。

不論對方的態度或行為如何,都不要過度反應,重點在於完成工作,至於彼此之間的互動方式,除非有明顯不合情理的地方,否則不需要太堅持。

舉例來說,某個人情緒暴躁,動不動就大發雷霆,很難心平氣和地討論事情。面對這樣的情況,最好的做法就是對他的情緒視而不見,語氣和緩地說:「現在我知道你的考量……,也許我們可以……」別讓自己的情緒隨著對方起舞,這樣只會引起對方更激烈的反應。

或者,有些人態度冷淡,做事拖拖拉拉,所有的工作都卡在他這一關,無法進行後續的作業。你不需要口氣強硬地質問他,比較好的應對方式是軟硬兼施。

一方面,肯定他的工作的重要性以及表達對他的感謝,而不是把他的工作視為理所當然;同時,將工作流程與執行進度e-mail給所有相關人員,當然包括你的主管,一方面讓大家清楚所有的情況,另一方面也可間接給這個人壓力。

信中只要陳述事實就好,不需要有任何指責性字眼。例如:「目前由×××負責處理……,應該可以在×月×日完成,即可趕上最後進度。」而不要寫說:「×××遲遲沒有進度。」

任何工作的完成,都需要依靠其他人的幫忙,特別是不同部門之間的合作。多找機會認識重要的關鍵人士,並保持良好的關係,有技巧地應對那些麻煩的頭痛人物,就能讓工作更順利,增加你在組織內的能見度。

小心身邊的敵人

在公司裡,除了得和其他人保持良好的工作關係,另一方面也要懂得保護自己的名聲,避免被人惡意破壞,妨礙你的工作。

《如何應付頭痛人物》的作者凱薩琳‧克羅莉(Katherine Crowley)列舉出組織內3種常見的「致命小人」。

1. 暗中搞破壞:

這種人表面上對任何人都非常客氣,剛認識的時候,對你稱讚有加,態度非常熱情。但是時間一久便顯露真面目,故意散播不實的流言或是破壞你和其他人的關係。

他可能無意間問你對某個人的看法,你最好直接回答不清楚,不要留下任何把柄。或者當你們開會時,最好能有相關的第3人在場,以免他有扭曲事實的機會。他也可能故意在你主管面前說你的不是,為了以防萬一,每天寫下你的工作成果或是碰到的困難,讓主管清楚事情的全貌。

2. 故意找碴:

這種人喜歡雞蛋裡挑骨頭,愛找麻煩或唱反調,對於你所提出的想法永遠有意見。通常是因為他的心裡不是十分確定,也不知道要如何判斷,所以提出一些看來似乎不太重要的問題,感覺在刁難你。

但只要交手幾次之後,就可以知道他通常對哪些地方有意見或是不滿,然後針對這些問題準備好詳細的內容,並尋找有力人士的背書,當他提出質疑時,就比較容易說服對方。

3. 責任往外推:

只要一出事,這種人就會將所有的責任都推到別人身上,假裝自己是無辜的受害者,永遠一堆抱怨和託辭。

應付的辦法就是白紙黑字寫清楚,所有討論與溝通的過程都要記錄,就算到時候對方說「沒有人告訴我這件事」或是「當初的決定不是這樣的」等類似的藉口,你也有證據證明自己的清白。

參考書籍
書名:《連結的藝術》(The Art of Connecting)
作者:克萊兒‧瑞恩斯(Claire Raines)、羅拉‧尤恩(Lara Ewing)
出版公司與日期:AMACOM,2006年5月
內容簡介:每個人都是不同的個體,要如何化解彼此差異,找到共同點?這本書將告訴你如何透過有效的溝通策略,建立長期關係。

書名:《失意或得志》(Sink Or Swim)
作者:米洛‧辛戴爾(Milo Sindell)、特伊‧辛戴爾(Thuy Sindell)
出版公司與日期:Adams Media Corporation,2006年4月
內容簡介:這是一本相當實用的工具書,告訴讀者如何在3個月內,建立良好的形象,快速得到新同事與老闆的認同,創造具體的成績。

書名:《魅力》(The Power of Charm)
作者:布萊恩‧崔西(Brain Tracy)
出版公司與日期:AMACOM,2006年3月
內容簡介:這本書主要著重於如何善用肢體語言與說話技巧,吸引別人目光,成功說服別人。

書名:《如何應付頭痛人物》(Working With You Is Killing Me)
作者:凱薩琳‧克羅莉(Katherine Crowley)
出版公司與日期:Warner Business Books,2006年3月
內容簡介:不知道如何應付辦公室裡難搞的同事或老闆嗎?不妨參考這本新書。最後還有簡單的測驗,幫助你了解自己是否和公司的企業文化契合。

(原文標題:誰是潛力股?在職場上,這3種人一定要深交


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