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日期 |2021.01.05

文字 | 104人力銀行

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原來!郵件主旨這樣寫,信件才會被優先處理

寫好一封文情並茂Email,卻遲遲等不到對方回信,到底出了什麼問題?想加快對方回信與處理速度,電子郵件「標題主旨」切記放入議題關鍵字。

有許多人不太思考郵件的標題(主旨),姑且都用「聯絡事項」為題。然而,在不同的職場環境裡,也有許多人每次在確認郵件時,總是會有多達數十封以上的未讀信件等待處理。請試著想像一下,在收信匣內有數十件同樣標題的「聯絡事項」並排在一起的狀況。當對方在會議空檔之間,想要打開緊急郵件來看時,面對這種狀況,將無法辨識信件的優先順序。結果,對方還是必須要一封一封地開啟,才能夠知道內容是什麼。

如果能光從信件標題就知道內容寫些什麼,並掌握緊急程度與是否需要回信等處理方式,對對方而言會是一封非常親切的信;同時,自己想要傳達的事情也能在對的時機點確實傳達給對方,讓對方讀取信件。因此,沒有理由不好好活用標題。

就這一點再回來看,例一的標題「封面的熊」完全沒有發揮任何作用。這個標題給人一種作者只想到自己的事,好像在喃喃自語似的感覺。而且,與作者想說的主題無關,對對方來說,只是一封毫無意義又難以理解的信而已。

閱讀電子郵件的那一方,手邊還有許多大大小小的事情等待處理,不是只單純負責作者一個人的事。因此,標題必須要以更為客觀的方式來呈現。就像把攝影機鏡頭盡可能地拉遠,從遠方來拍攝自己,以這樣的感覺去思考自己所寫的這封信,對對方來說,會看到一種什麼樣的景象呢?

即使將標題改成「預算」或「請求」,對方也無法立刻了解是什麼樣的預算、或是什麼樣的請求。請具體寫出像「秋日特別篇的⋯⋯」等這種明確範圍的架構,或是業務內容、商品名稱、企劃名稱等。

一般來說,標題都是用「議題」表示

所以回到這個例子,標題就會是「秋日特別篇的預算應該增加嗎」。只不過,在寫電子郵件時,要加上「對對方來說具有什麼意義」會比較好理解。

「特急件!請求增加秋日特別篇預算(請務必回信)」

「秋日特別篇的業務報告(文長,請有空時過目)」

像這樣的標題,結合了「議題」「對對方來說具有什麼意義」兩項功能,盡可能以客觀的表現(拉遠鏡頭)來陳述,這樣就很好了。目標是要讓對方看過一遍就能夠了解信件內容以及該怎麼做。

從以上的重點,來重寫一下例一的文章內容,如下所述。

主旨:「特急件!請求增加秋日特別篇預算(請務必回信)」

給越智前輩:

有關秋日特別篇部分,請麻煩增加預算。

事發突然真是不好意思,晚間七點左右我再用電話與您聯繫。如果能夠聽到您的意見, 就太感激了。

我先從結論說起:

希望增加設計費十五萬日圓。

最大的原因是,

因為我原先設定的預算,與業界平均金額相比,有點太過低廉了。

附件是我調查目前業界的行情一覽表,請您過目。

客戶也對我們提的預算有些不滿,

我認為維持原本預算的話,將會造成客戶工作士氣下滑,

連帶地也會影響到商品品質。

預算增加的部分,可以從一般刊物的預算去做刪減調整,

我現在正在做計算, 之後再致電給您,與您討論。

(原文標題:想加快對方回信與處理事務的速度?電子郵件的「主旨」要用點巧思!)

精準表達寫作

節錄自:方舟文化《從沒想法到有想法的精準表達寫作術 / 山田紫霓 著》


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