很多專業人士特別是在外商工作的人，如需離開辦公室一段時間，像是請假或休假，習慣在郵件上設定好 "out of office message"，這樣的message原來是專業體貼的一種表現，但如果犯了些小錯誤，反而會留下壞印象。
文／世界公民文化中心
網路上流傳一則訊息，有個人要休假，寫了一封郵件自動回覆信件，內容是：
「我正在休假，要去南非，如果有急事可聯絡我秘書，如果不那麼急，就把郵件傳到我另一個信箱，謝謝。」
"I'm taking my compensation leave going to South Africa. If it is urgent, you can contact my secretary, Ms. XXX at OOOOOO. If it is non-urgent, you can send it to..... Thank you."
這個訊息的問題是：
- 說太私人的訊息：compensation leave（補休）或South Africa （南非）這類與公事無關的事不需要在郵件中透露。
- if it is urgent／non-urgent語意含糊， it指的到底為何，讓人摸不著頭緒？
寫專業的out-of-office message其實不難，只要記住以下三個步驟：
第一步：禮貌招呼
- Thank you for your email.（謝謝來信。）
- Thank you for your message.（謝謝你的訊息。）
- You have reached the mailbox of Jason Wang.（你已寄件給Jason Wang）
第二步：告知不在，何時回來，有急事怎麼辦
- I am currently out of the office with limited access to email.（我目前不在，不方便使用郵件。）
- I will be back on Nov. 25, 2015. Please refer all urgent matters to Ms. Jane Chen at the following email address [OOO].（我將於2015年11月25日回來。有急事請找陳小姐，她的郵件是[OOO]。）
- Our office is closed today due to a national holiday. I will be back in the office tomorrow and will reply to your email as soon as possible.（因國定假日我們公司今天不上班，我明天進辦公室會儘快回覆您的訊息）
第三步：結尾，簡單的 sign off
- Regards, (your name)
- Kind regards, (your name)
- Thank you for your message. Best regards, (your name)
- Regards, Kind regards和Best regards意思都差不多，regards是致上問候，有了kind和best或親切的問候、最好的問候。
年度榜單更新 → 2022亞洲最佳雇主揭曉 | 外商公司職缺特輯
（原文標題：休假設定email自動回覆，煩惱英文版該怎麼寫？這篇一次告訴你）
【關於世界公民文化中心】世界公民文化中心是一所兩年制英語學院，以「英語島學程」獨有的一對一教學和與國際商業趨勢同步的團體討論課程，幫助企業人士善用英語整合能力，達成個人和企業國際化的目標，為高科技與國際跨國公司仰賴的商務英語學習機構。
世界公民文化中心網站 世界公民文化中心臉書粉絲頁
推薦閱讀：