職場360

日期 |2020.11.03

文字 | 104人力銀行

觀看數 | 1687次觀看

【辦公室英文】不要自創縮寫或過度使用,你以為別人懂,但那只是「你以為」

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E-mail裡、會議上常常聽到英文縮寫,「提供這些資料FYR」「這個專案我希望ASAP」「YOY大幅成長」…,縮寫本來是為了快速溝通而產生的,但事實上因為縮寫而產生的誤會還真不少。

文/Daniel Chang 原文出處

我曾經鬧過類似的笑話。

「Daniel,下星期準備一下 COE,我們來討論一下。」

「好!沒問題!」

一星期後。

「你報告一下 COE 吧。」

「好!首先很謝謝老闆,我認為我做的最好的地方是…」

「…」「你是不是搞錯我的意思?」

「?」

「我是要你準備 Correction of Error 咧!」

「啊!Sorry,我以為是 Circle of Excellence !」

註:微軟每年都會表揚優秀員工,稱做「 Circle of Excellence」,簡稱 COE。公司會招待獲奬的員工去夏威夷或杜拜等地方旅遊,做為將勵。

這聽起來好像很好笑(其實我覺得沒那麼好笑)。

生活中還有很多因為縮寫而產生的誤會。

這裡有另外一個例子。

WTF

世界跆拳道聯盟(The World Taekwondo Federation)是國際奧林匹克委員會的其中之一,負責安排跆拳道的國際性賽事。

它曾經有一陣子被縮寫成「WTF」,引起很多誤會。

The mission of WTF is to provide effective international governance of Taekwondo as an Olympic sport and Paralympic sport…

這樣寫要不產生誤會,我想也很難。

因此 WTF 在 2017 年 6 月宣布更改組織名稱為 World Taekwondo,縮寫改為WT,以避免引起尷尬聯想。(這不是一開始就應該想到?)

FYI. BTW, PLS FWD SCH ASAP. THX.

另外的例子,我想你應該也見過,就是有些人很喜歡在 Email 大量使用縮寫。

Hi Tom,

FYI. Here’s the RFP and it’s TBD.

PLS send me the NDA By EOD next TUE.

BTW, PLS FWD me the SCH and CC Mary ASAP.

LMK if any question.

TTYL, THX.

Daniel

文章的最後有解釋。但你先不要看答案。你真的全部都看得懂?真的?

這樣寫的確節省時間,但反而增加理解的難度。

別人看不太懂的地方,又不好意思問,只好用猜的。常常樓就走歪了。

鋼鐵人馬斯克:「縮寫爛透了!」

馬斯克在2010年5月寫給全公司的一封信:

在SpaceX,有一股使用自創縮寫的風氣正在蔓延。過度使用自創的縮寫會嚴重阻礙溝通,在公司成長之際,保持良好的溝通極為重要。對個案而言,偶爾使用幾個縮寫似乎沒什麼大不了,但如果一千個人都在自創縮寫字,久而久之,結果會是我們不得不發給新進員工一大張詞彙表。沒有人能夠記得住所有這些縮寫,而且沒有人想在會議上表現得像笨蛋,所以就坐在那裡,處於無知狀態。這點對新進人員來說尤其難為。

這種狀況必須立刻停止,否則我會採取嚴厲措施──過去幾年我已經給了夠多的警告。除非我批准,否則縮寫不得進入SpaceX的詞彙表。誠如我過去要求的,如果既有的縮寫無法證明其存在的合理性,就應當被剔除。

例如,根本不應該用「HTS」(horizontal test stand;水平測試架)或「VTS」(vertical test stand;直立測試架)來做為測試架的稱呼。這兩個縮寫特別愚蠢,因為它們包含了不必要的字。在我們測試基地的「支架」(stand)顯然是「測試」(test)支架。VTS-3是四個音節,而Tripod(三腳架)是兩個音節,因此這個該死的縮寫實際上反而比原名更花時間去理解!

衡量縮寫的關鍵是看它是有助於溝通,還是阻礙溝通。外界工程師熟知的縮寫,比如GUI(圖形使用者介面),是沒問題的,我們可以用。假設我已經批准了,那麼偶爾創造幾個縮寫也還好,例如用MVac和M9代替Merlin 1C-Vacuum或Merlin 1C-Sea Level,但還是要盡可能少用。

馬斯克說所有的縮寫都必須經由他個人批准。這大概是我看過聽過管得最寬的 CEO了。雖然有點好笑,但這種管理風格用在 SpaceX 和 特斯拉,成效很好。

自那以後,員工們給這個縮寫政策起了一個綽號叫做「ASS Rule」(屁規則)。

我並不是反對使用縮寫,事實上我也常用。但我認為必須要小心使用。

  1. 不要過度使用。容易造成閱讀上的困難。
  2. 不要自創縮寫。你以為別人懂,但那只是「你以為」。
  3. 每家公司應該都有一張縮寫表。讓新人更容易進入情況。

溝通最重要的不只是「傾聽」,而是傾聽之後能「理解」,理解之後能「表達」。

如果連一開始都理解錯誤,那這樣的溝通無疑是非常失敗的。

有時候,慢慢來,比較快。

英文縮寫表

  • FYI:For your information
  • RFP:Request for proposal
  • TBD:To be determined
  • PLS:Please
  • NDA:Non-disclosure agreement
  • EOD:End of day
  • BTW:By the way
  • SCH:Schedule
  • CC:Carbon Copy
  • ASAP:As soon as possible
  • LMK:Let me know
  • TTYL:Talk to you later
  • THK:Thanks
  • WTF:What The Freak (polite form)
  • WTF:World Taekwondo Federation
  • WTF:What If
  • WTF:Where’s the Food
  • WTF:Words to Follow
  • WTF:What the Flip
  • WTF:Where’s the Fun
  • WTF:Welcome to Family
  • WTF:Well That’s Funny
  • WTF:What the Fist
  • WTF:Where’s the Fire?
  • WTF:What’s the Focus?
  • WTF:Work Time Fun (PSP game)
  • WTF:Went to France
  • WTF:What the Fudge
  • WTF:Wipe the Floor
  • WTF:Win the Future
  • WTF:Wardrobe Trends Fashion (lifestyle magazine)
  • WTF:What’s the Formula
  • WTF:Wednesday Thursday Friday
  • WTF:Water the Flowers
  • WTF:What’s the Frequency?
  • WTF:Wikileaks Task Force (US CIA)
  • WTF:Well, That’s Fantastic
  • WTF:World Tour Finals (tennis)
  • WTF:World Trade Fair (various organizations)
  • WTF:Walk to Freedom (US Army)
  • WTF:White Trash Family
  • WTF:Whiskey Tango Foxtrot
  • WTF:Where’s the Faith
  • WTF:We Talk Funny
  • WTF:Who’s That Flying? (gaming)
  • WTF:Who’s the Fool?
  • WTF:Wild Turkey Federation
  • WTF:When They Fall (band)
  • WTF:Women’s Track and Field
  • WTF:Wait Til Friday
  • WTF:Worse Than Failure
  • WTF:What the Fish
  • WTF:Williamstown Theatre Festival
  • WTF:Way To Fail
  • WTF:What the Frak? (Battlestar Galactica)
  • WTF:Will to Fight
  • WTF:Where’s the Fries
  • WTF:Water-Table Fluctuation (groundwater)
  • WTF:Wasn’t That Funny
  • WTF:Why the Face?
  • WTF:Way to Fly
  • WTF:Why the Failure
  • WTF:Welcome to Facebook (satire)
  • WTF:Werewolf-the Forsaken (gaming)
  • WTF:Worst to First (Connecticut maternity compaign)
  • WTF:Write to File
  • WTF:Western Task Force (US Navy)
  • WTF:When’s the Funeral
  • WTF:Waking the Fallen (Avenged Sevenfold album)
  • WTF:Wow, That’s Fantastic (chat slang)
  • WTF:What To Fix
  • WTF:What’s This For?
  • WTF:Welcome to Finland
  • WTF:Where’s the Food?
  • WTF:Women Take Flight
  • WTF:Who the Freak? (polite form)
  • WTF:What the French Toast?
  • WTF:Words That Follow (online game)
  • WTF:Waste Treatment Facility
  • WTF:Why The Freak (polite form)
  • WTF:Where the Freak (polite form)
  • WTF:Whack the Flamingo
  • WTF:Wire Transfer Form (payment)
  • WTF:When The Freak (polite form)
  • WTF:Weekly Top Five
  • WTF:What the FAQ?
  • WTF:Water Task Force
  • WTF:Why the Frown?
  • WTF:Welcome to Fun
  • WTF:World Trade Federation
  • WTF:Where’s the Fridge?
  • WTF:Where’s The Fish?
  • WTF:Where’s the File (software)
  • WTF:Wireless Telecommunications Facility
  • WTF:What the February
  • WTF:Witendofi (website)
  • WTF:Why These Finalists
  • WTF:Weapons Tactics Force (gaming)
  • WTF:Wow, That’s Fun! (chat slang)
  • WTF:World Tennis Federation
  • WTF:Wrestling Takedown Federation (TV episode title; South Park)
  • WTF:Warcraft Text File (World of Warcraft)
  • WTF:We the Fools (radio show)
  • WTF:Weapons Task Force (gaming)
  • WTF:Wisconsin Test Facility
  • WTF:Warsaw Transatlantic Forum (Warsaw, Poland)
  • WTF:What the Fruitcake
  • WTF:Washington Tennis Foundation
  • WTF:Watergate Task Force
  • WTF:Well and Truly Freaked (polite form)
  • WTF:What’s This Foolishness
  • WTF:Where’s the Flow
  • WTF:Woodson Track and Field (Virginia)

(原文標題:為什麼我們應該小心使用縮寫?)


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