混合辦公沒有你想得簡單！後疫情時代企業該如何重新佈局人事管理？

flora.ma

2 年前

自疫情爆發起，全球企業皆面臨了數位轉型與遠距需求的挑戰，而「混合辦公」則是後疫情時代興起的新工作模式。要如何在這波改革中，強化企業韌性並重新檢視「人力管理」的對策，以避免喪失競爭力與重要人才？這篇我們將帶你深入了解其趨勢與風險，並提供解方！

文／人資學院

行動辦公、雲端辦公、遠距辦公已經不是新的概念，加上疫情推波助瀾，「混合辦公」已成為新型態的工作模式。相較疫情間的全遠端工作，混合辦公在「企業希望員工進辦公室」、以及「員工期待可以靈活運用其空間與時間」中取了平衡。

然而遠端工作、混合辦公執行起來其實沒有想像中簡單。除了工具數位化外，還要調整組織文化，要考慮的因素實在太多了。企業到底要如何因應，才不會在這波浪潮中趨於劣勢、喪失競爭力與重要人才？

不跟上混合工作模式，將可能面臨失去勞力的風險

根據顧問公司 Gartner 的調查：「有 75% 體驗過混合或是遠端作業的工作者，同意他們對『更靈活』的工作模式是有所期待的。報告更近一步地說明，若一個組織要完全回到辦公室上班，將可能失去多達 39% 的勞力風險。」

除了員工有所期待外，根據內政部與勞動部的調查，目前台灣正面臨缺工的問題。原因包含：疫情間的人口流動限制、台灣整體人口結構少子化、退休人數增加等。延攬國際人才會是許多公司未來需考慮的狀況，因此逐步佈局混合辦公、遠端辦公的政策，並投資相關軟硬體也變得更為重要。

導入混合辦公模式潛在的人力資源管理挑戰

混合辦公並非只是決定進辦公室的天數那麼簡單，還需顧慮到「軟硬體設備是否支援」、「團隊如何順暢的聯繫」、「組織文化的建造，以及情感聯繫」等。

以人力管理而言，第一個需要顧慮的是「法規的問題」，即便公司採取混合辦公模式，還是需要打卡、出勤紀錄等，原先發放紙本薪資單、利用紙本簽核的公司也勢必需要改變。第二，當無法直接與人資人員面對面溝通，關於各式人資問題的請教（包含請假簽核、薪資獎金、人才培訓）都需要有其他輔助管道可以詢問。最後是新進員工最在乎的「組織文化與情感問題」。

在實施過遠距辦公的企業中，許多員工都曾表示「因為進辦公室時間減少，員工失去跨部門交流創新機會；特別是新進員工，會有較強烈的疏離感。」這隱藏著若沒有因應的對策，員工對於公司的情感連結和向心力可能會逐步往下降，造成企業更難留住人才。

選對人力管理工具，帶領公司朝未來工作模式邁進

如同視訊軟體讓工作者可以透過線上對談激發想法、與客戶開會，在人力管理領域，也有相對應的數位工具可以協助企業適應混合辦公的模式。104 企業大師便是一個中小企業常用的雲端人資軟體，而他具備下列三個優勢：

多元打卡模式，室內室外都沒問題
打卡與出勤紀錄可說是勞基法中最基本的規範，也是薪資計算的基礎。104企業大師可以利用網路、手機 Wi-Fi、GPS 打卡，紀錄出勤資料；若公司已有卡鐘或保全系統，可將資料匯入企業大師，並後續比對員工出勤資料。不論是在辦公室，或是在外工作的時間，都能清楚紀錄出勤狀況，為公司與員工把關。

多元電子表單與線上簽核，行政效率提升
直至今日仍有許多公司是採取紙本簽核，不但難以保存及管理，遇到需要遠端作業的情況便會呈現停滯的狀況。使用 104企業大師的好處在於「提供多種常用的線上表單，如假勤類請假單、人事薪資異動單、勞健保證明申請單等，且不用額外付費。」而軟體也會根據公司的組織圖，透過部門層級建構簽核流程，讓表單更加一目瞭然。
員工自主查詢入口及溝通管道，如同行動辦公室
104企業大師除了是為了人資人員及企業主管服務外，也提供員工前台入口，讓員工可以線上自主查詢薪資袋、保險費、所得稅等資訊。一方面減輕過往直接詢問人資人員的負擔，另一方面也提升了員工的自主性以及資訊透明度，間接提升員工對於公司的好感度。另外，軟體也內建「團隊溝通」的功能，例如貼文、群組、檔案傳遞等，協助企業打造「行動辦公室」。