人資招募新人像是約會到確認交往,但開始交往(工作)後呢?其實這段關係可以做得更好。入職若對新環境充滿困惑與茫然,可能難以適應工作而退卻。HR規劃「入職清單」 有助部門引導新人,同時建立雇主品牌使員工認同價值,吸引更多優秀的人才。
文/陳佳慶(104人力銀行資深特助)、鍾文雄(104人力銀行資深副總暨人資長)、李魁林(104人力銀行數據長)
「員工入職」(Employee Onboarding)的概念,是1970年代初期在美國開始形成的,主要目的是為新員工的到來做規劃和準備,除了給新員工良好的第一印象,也幫助新員工快速適應職務、融入團隊與提高生產力,「入職」的時間,一般大約持續六個月到一年左右。
上班的第一天
招募其實有點像是約會。試想一下,今天你好不容易找到一個不錯的人才(遇見不錯的對象),約他來面試幾次(和對象約會),他願意到貴公司工作也簽了聘僱契約書(願意和你交往)。然後呢?直到他來上班的那一天,就再也沒有然後了──這正是一般公司招募人才的流程。如果工作是一種關係,是一種承諾,其實有很多事可以做得更好。
25歲的Katy去應徵某上市公司業務助理的職位,面試了三次之後,終於獲得這個工作,心裡覺得很高興,也迫不及待要到新公司上班。不過,因為離正式上班還有三個星期,她覺得應該陪家人去走走,和朋友安排一些活動等等。過了一、兩個星期,獲得新工作的喜悅有點變淡了,反而開始擔心自己能不能適應新環境,卻也不知道要準備什麼,心想:「如果有人跟我說說就好了。」
第一天上班,Katy來到公司,櫃台請同事來帶位,這才發現自己的位子空盪盪的,電腦還沒準備好,同事也都各忙各的;好不容易主管來了,簡單講幾句話就又跑去開會。Katy不知道要幹嘛,只能滑手機殺時間;因為開完會主管要去拜訪客戶,便過來簡單交代一下工作,臨時請同事幫忙介紹環境,同事因為自己有事要忙,介紹一下就離開了。Katy不禁心想,「這家公司的主管、同事都好忙喔!我真的要來這裡上班嗎?」
到了午餐時間,Katy不知道公司附近有什麼餐廳,只能Google一下,然後自己去吃午餐;新的環境讓她不大能適應,有點懷念以前上班時,中午和同事一起吃飯聊天的光景。下午部門有一些會議,主管建議Katy一起參加,但參加了後挫折感更深了,因為有很多縮寫她都不知道是什麼意思,也不太清楚同事或主管在說什麼,只能把自己不懂的東西都記下來,往後再找時間請教同事。
第一天「工作」下來,Katy開始懷疑:「我真的適合這份工作嗎?」原本興致高昂的工作情緒,彷彿被當頭澆了一盆冷水。可以想像,如果往後的幾天或幾週都是這種情況,Katy可能沒辦法適應新的工作環境。
為了避免發生上述情況,我們需要「員工入職清單」。
幫助新人上手,發揮即戰力
入職清單的目的,是規劃和準備新員工的到來,有助於部門進行入職引導,用最快的速度幫助新員工上手,發揮即戰力。員工入職是一個長期的過程,從新員工到來開始並持續至少六個月到一年的時間,由相關部門在不同的時間點負責實施每一項任務;同時也有助於HR與部門主管,為新員工的到來做好準備。以下,就是提供HR參考的員工入職清單:
入職前一月
- 提供錄取通知書。
- 發送聘僱合約。
- 提供入職日期的詳細資訊(工作地點的時間和地址)。
- 訂購員工需要的設備與用品(例如電腦、辦公桌、電話、文具、名片等)。
入職前一週
- 發送歡迎信和員工手冊(包括他們的到達時間、地址和地圖、停車/公共交通、穿著要求Dress Code和第一天的計畫)。
- 在你的人力資源系統中輸入員工記錄,包含:姓名、地址、聯繫方式、職位、開始日期、薪酬等。
- 設置員工的辦公空間。
- 為員工創建電子郵件地址。
- 安排電腦及軟件系統。
- 選擇並通知入職夥伴歡迎新員工(直屬部門經理也可以擔任此角色)。
- 為員工的第一週制定計畫──安排他們與關鍵人員或部門共度迎新時光。
- 設定試用期、績效審核日期和提醒。
入職第一週
- 讓新員工與主管、團隊共進午餐,團隊成員藉此機會介紹自己與工作。
- 提供員工手冊與相關的公司政策(如行為準則、安全政策等)。
- 介紹員工價值主張EVP。
- 讓新員工參加公司內部的員工教育訓練。
- 向新員工簡介部門組織架構與功能。
- 將員工介紹給高階主管。
- 說明公司的重點專案。
- 為新員工分配第一個目標或專案。
- 確保新員工了解即將到來的行事曆、社交活動等。
- 第一週每天都要與員工確認,他們的行事曆、員工教育訓練、同事會議有沒有順利展開。
- 每週主管與新員工進行一對一會議。
入職第一月
- 審查新員工的目標或專案的進展。
- 確認員工薪資發放是否正常。
- 進行非正式的績效評估。
- 提供更多公司概況,包括:使命和願景、公司價值觀、關鍵里程碑、公司目標等。
- 討論新員工工作如何融入部門與組織,檢視工作職責、期望與關鍵績效指標(KPI)。
- 討論並設定下一個專案和目標。
- 邀請員工連接公司社群帳戶。
- 讓員工參加公司教育訓練。
入職第一季、第二季
- 進行試用期績效評估。
- 設定新的專案和目標。
- 探討職涯發展計畫。
- 收集員工對入職流程的反饋。
這段時間裡,可以請用人主管和新員工聊聊他的想法,以下是問題集:
- 你對新工作的感覺如何?
- 是否擁有工作所需的工具和資源?
- 工作、部門、公司是否符合預期?
- 在這份工作裡最喜歡(最不喜歡)的部分是什麼?
- 工作上有什麼事讓你覺得意外的嗎?
- 新員工入職培訓對你有所幫助嗎?有需要增減什麼部分嗎?
- 有哪些事是我們沒有提供給新員工的?
- 你對工作、團隊或公司是否還有不清楚的地方?
- 目前工作上有遇到什麼困難嗎?
- 你很了解你的同事嗎?
- 會想要推薦公司工作給朋友嗎?原因?
推薦延伸閱讀:5個步驟,建立完美的新進員工入職流程!
員工入職讓員工成為雇主品牌形象大使
入職的重要性在現在大大提高,因為工作平均在職不到四年並且終身僱用已經過時。
里德.霍夫曼(Reid Hoffman,LinkedIn聯合創辦人)
表面上,員工入職是幫助員工,創造令人難忘的員工體驗,但實際上最終獲得好處的還是公司。公司可以準確的提供企業介紹與部門資訊,使員工了解公司,明白公司的文化與做事方法,讓新人快速適應工作職位,還可以收集員工對公司的意見,減緩新員工的緊張情緒,讓他們得到歸屬感,快速投入工作,提高工作生產力,降低離職率。
當一位愉快而敬業的員工對入職體驗感到驚喜,自然而然會成為雇主品牌形象大使。敬業的員工不僅是忠實擁護者,還是傳播者,會在社群媒體上分享,讓很多人看到公司優良的入職體驗;這意味著,我們會因此吸引更多優秀的人才,大大降低招募成本。
用新科技讓員工入職更順利
近年來,越來越多企業在員工入職上使用了新科技,更符合數位時代的需求;簡單說就是:體驗更好、效率更高、跨裝置使用、數字驅動與即時反饋。
運用這類新科技,HR在設定員工入職流程後,線上就會流程自動化,比如:何時要告知用人主管要做什麼事?IT和總務又要在什麼時間準備電腦、文具名片等?只要新員工簽回聘僱契約書,整個系統就開始自動化進行,極大程度提升跨部門溝通的效率──有些HR Tech服務統計,已經證明可以節省30% HR的時間。
HR每天都可以透過儀表板(Dashboard)了解現在員工入職的情況,並提醒用人主管、IT、相關部門按時回覆,因此HR可以很輕鬆管理所有問題,之後再根據時間區間,累計不同部門的數據給更高主管參考。
(原文標題:以「員工入職體驗」幫助員工留任)
節錄自:商周出版《 讓人才自己來找你:雇主品牌的策略思維與經營實戰手冊/陳佳慶、鍾文雄、李魁林 著 》
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