上海網路新創公司營運長的一天
文/ Tody Lung 原文出處：104職涯社群
有很多朋友問起我在上海、在新創網路公司工作需要具備什麼樣的特質？和台灣的新創公司管理模式又有什麼不同？適逢104舉辦了這樣的徵文活動，我想是一個很好的機會來描述這裡的工作情況，讓有興趣的朋友可以瞭解更多中國本土網路公司的管理模式，因此我盡可能地把我的工作情況寫實出來，分享給台灣朋友，也歡迎提問和更多的交流。
中國的網路創業公司在投入的資金、人力規模上和台灣有很大的差異，因而在營運模式、人才管理、甚至是溝通工具，也和台灣的新創公司很不一樣。我在一間陸資主導的租房O2O五百人公司擔任營運長，和台灣朋友分享在中國創業環境下，我的一天。
「營運長」一詞，其實是台灣比較通俗的稱呼方式，在中國，多使用「COO」，也有稱呼副總、運營副總、運營總監，視各公司自身情況而定。而職責定位，也依公司訴求有不同的側重，有些公司的營運長側重業務流程管理、有些側重市場行銷推廣、有些側重人力招募，也有公司希望營運長來自法律、或財會背景。無論如何側重，營運長的終極職責就是「提高運作效能」、「降低經營成本」。因此一般來說，營運長對以下內容負責：全公司的業務流程、績效考核、薪酬制度、企業文化、人力資源、行政總務、法律風險。比較特別的是，我同時直接管理公司公寓直營體系，因此我還需要對直營公寓的獲利能力、客訴處理負責。
我和CEO的分工，主要以平台與直營體系為切分：CEO直接管理平台業務下的系統研發、商務拓展、以及為公司融資尋找資金；我直接管理直營項目的公寓運營、以及全公司的後勤支持。我的工作時間通常在我進辦公室之前就開始：上午8點到晚上8點。我盡可能的在8點前結束所有工作，然而有時也會因必要的緊急會議而延遲至9、10點下班。
一天當中我約有70%的時間是在開會、20%的時間批覆公文與回覆訊息、10%的時間是思考沉澱。我的公司在2015年3月做了大動作的商業模式轉型，因次在去年春天至整個下半年，核心團隊們的工作相當緊繃，經常下班已經是深夜11點以後，周末也需要經常進行腦力激盪的緊急會議，這樣的情況，一直到今年的年後，營運模式及業務流程大致上了軌道，加班的情況才舒緩下來。
每周一上午，核心團隊管理群包括我一共8人，會在員工上班之前進行一次80分鐘的例會，了解各事業單位上一周的重要工作進度、這一周將要進行的任務、本周主要人事異動、以及各部協作問題的簡單溝通。我把這個會議戲稱為「調音」：團隊就像是一個交響樂團，每個人各司其職，但如果一開始的tone就不一樣了，如何能奏出美麗的章曲呢?因此每週一次的調音會議很重要，特別是訊息傳遞中心點的核心管理人員，需要確認隊友們是走在同一個音頻、節奏一致。每周五，我會和我直接管理的各部經理進行單獨或者一起的部門例會，了解各個部門每個進行中的任務情況、遭遇的問題、需要的支持等；另外還有產品開發進度的跨部門例會，這是為了確保系統功能與線下的業務邏輯一致，符合用戶需求。
每個月初，我會招開事業單位的員工大會，讓所有同事們了解關聯部門的工作情況、公司的政策方向等；大約每月一次與北京和深圳分公司總經理進行一次視訊會議，討論關於目前營運管理及業務流程碰到的問題、總部如何給予支持、新的自營公寓建案開發的進度等，必要情況下也需要飛過去實地考察。每季度我們會招開一次全體員工大會，進行全公司重大策略發布還有優秀員工表揚。例會以外的時間，則是各種關於業務、系統、流程改善的臨時會議，以及和部門負責人的一對一面談、新人面試、離職談話等等，通常一天之中我至少會與8位同事進行10-30分鐘不等的談話、參加2個以上的跨部門會議、1個以上的單獨部門會議；一對一談話主要針對具體任務遭遇的問題、個人近期表現等給出指導意見。
業務以外，由於我還須對公司的企業文化負責，因此我會花時間與HR、行政及品牌部門不定時地討論：對於這個90%員工為90後的年輕公司，我們的辦公環境、員工的娛樂活動能做些什麼樣的提升，才能吸引並留用人才？在去年一整年的時間中，我在辦公室設立了員工休息區、咖啡區，自動販賣機販售商品由公司補帖60%，因此員工可享市價的4折優惠；此外設立了健身區，引進智能化跑步機、動感單車等，並和策劃公司合作為員工開設了體測與健身指導課程、戶外旅遊、Team Building活動等，每季公司並核撥一定補貼作為部門團隊建設基金，主管有完全的自主支配權，鼓勵主管帶隊經常進行小規模的團體活動，增進向心力。
做為陸資企業唯一的一名台灣人，我將台灣的「員工福利委員會」制度引進，鼓勵員工工作以外的興趣發展，組建了足球隊、羽球隊、桌球隊、籃球隊、讀書會、跳蚤市場等活動，讓員工能同時注重工作與生活的平衡。又，身为唯一的女性高管，我會多放些關注在職場性別議題上，也舉辦女性關懷講座。中國的一線城市，外來人口多，上海也不例外，員工多是來自五湖四海到異地打拼的遊子，如果盡可能地在生活上給予照顧，也能夠盡可能地留住更多的人才。青年公寓出租本是公司主營業務，因此所有入職員工均可享租金85折的優惠。
我的公司管理文化與許多中國互聯網公司相似：高度依賴移動辦公與即時通訊軟體，來作為管理與溝通的工具。因此除了面對面的會議，我需要使用微信、釘釘來完成大量的溝通與任務分配，微信主要用於外部合作夥伴的溝通，釘釘則是用於企業內部管理。另外，使用手機端OA來批覆大部分的公文如人事異動申請、假單、請款單、報銷審核等；業務方面須夾帶書面檔案或不需要即時答覆的內容，才使用郵件。我們使用開放式的辦公空間，沒有任何一名主管擁有獨立的辦公室，目的是讓每一位同事都可以在任何時間走到主管的辦公位置與他/她討論問題，而與團隊坐在一起的主管，也能聽到團隊裡更多的聲音。然而由於人數眾多，總部分布於三個樓層，很多時候我們並無法面對面的進行快速溝通，所以仍然需要一些通訊軟體來作為重要的輔助工具
通常我在早晨起床梳洗後，就會從微信與釘釘先進行一些簡單的處理，通常是檢視前一晚業務同仁發布的工作日報、回覆前一晚遺留未答的問題、同仁的臨時請假、或者交代助理今天追蹤工作的重點。出發到公司的路上，是我思考的安靜時光，30至40分鐘的車程裡，我會在腦中規劃今天主要的工作重點、哪些任務還沒有得到反饋、關於人事的安排。9:30進公司，我會先花半小時處理郵件，接下來就是一天的談話工作。
沒有會議的空檔，我會拿著手機趕緊批覆OA裡的申請單，平均每天我需要批覆40條申請，大約佔據半小時的時間；還有一些必須走線下紙本簽字的單子，也需約半小時；仍有閒暇的時間，我會從微信或釘釘群組裡，到處逛逛，看看各個團隊在討論的問題，發現異狀時，我會直接走到相關部門，做面對面的了解溝通。我沒有吃早餐的習慣(可能是因為上海沒有美而美或阜杭豆漿，哈哈哈)，中午也通常沒有時間外出用餐，我很感謝我的助理像保母一樣打點我的用餐問題，她會每天為我預訂外送便當或者一些點心，我的第一餐經常是下午1點鐘才開始。
離開公司前，我會再一次檢視郵件，並且閱讀關於營業數據的重要報表，同時給出指示或者要求進一步的數據分析，這一類數據包括每日、每周、每月的區域銷售情況、個人銷售業績的波動、房間的出租率、平均空置時長、人效、績效考核指標達成率、獎金發放情況等。通常在員工下班後，核心管理人員才有時間進行彼此一對一或非正式的交流，因此需要與CEO 或其他事業體老大單獨溝通的會議，多安排在晚上7點以後。
下班後，我主要在網路上關注一些行業的動態，或者分享在上海工作與生活的實用訊息給台灣朋友。洗澡的時間，是我一天中第二個珍貴的思考時光，這個時候我的靈感特別多，會檢視一天的工作情況、回想今天談話的內容、對方的反應，檢討自己是否說錯話了或者哪裡可以做得更好，以及關於公司策略方向的發想。
在假日結束的前一天，通常我在晚上7點就會恢復工作的狀態，開始整理下一周的工作，同時為第二天一早的「調音」會議作資料準備。另外，由於我擔任「台灣人在上海」(臉書社團及微信群組Taiwanese in Shanghai )的支持團體義工，所以會在假日進行一些寫作工作，發布於TIS微信公眾號；每天也會利用零碎的時間回覆問題、或在微信裡幫助群友找房子、找工作、串資源等，在台灣人微信群組直接或間接接觸的涉及約五千人，見縫插針的情況下，每天零零總總大概花去一至二小時的時間。我習慣凌晨1點左右就寢，因為夜晚帶給我更多內心的平靜，我將思考、寫作、閱讀，或者透過通訊軟體與台灣家人聊聊天的時間，留在夜晚。
總結心得：中國的市場環境變化快速，創業公司更需要隨時保持高度的彈性、快速反應的節奏，才能適應瞬息萬變的市場需求。這些變化反映在：頻繁的組織架構調整及崗位職責重塑、做事的速度比追求完美重要、人員的快速晉升與淘汰。網路公司是很多年輕人嚮往的工作環境，但是創業從來都不輕鬆，網路公司也許外表光鮮，但是高強度的工作與變變變的要求，需要樂意擁抱變化、保持開放的性格與態度來迎接。這是在上海的網路O2O新創公司，營運長的一天，分享給大家。
