2023.05.18 ｜ 100809次觀看

接電話說「喂」其實不專業！？10 個「天天錯卻不自覺」的職場電話地雷

「ＸＸＸ不在，他去上廁所」代接同事電話，你曾這樣應答嗎？電話應對，不僅是一家公司的第一層公關展現，也是每位職場工作者都接觸到的層面。就算你知道同事真的是去上洗手間、進老闆辦公室、生病請假…也請為同事保留一點隱私、面子。以下10項最令人受不了的職場電話地雷，一定要避免！

你曾經接過讓人翻白眼的電話嗎？禮儀課上有學員分享，她曾經與重要客戶電話會議，對方說請「請稍等一下」，接著就「消失」了5分鐘，讓她在電話中枯等；5分鐘後客戶回來，說明他剛剛去上了洗手間，讓這位學員驚訝之餘，更覺得很不受尊重。

聽完這個故事，另外一位總經理級的學員也提出，有一次朋友打電話來公司找他時，他剛好離開座位，沒想到代接電話的同事很老實，居然直接告訴電話那頭的朋友：「XX正在上廁所。」

還有人的經驗更不愉快：

「您好，請問王總編輯在嗎？」
「請問哪裡找？」
「我這邊是XX公司，敝姓X。」
「喔！王總編輯不在…」

（他是真的不在？還是聽到是我，所以「不在」？）

電話應對，不僅是一家公司的第一層公關展現，也是每位職場工作者都接觸到的層面，因此，這10項最令人受不了的職場電話地雷，你一定要避免：

1. 接電話，應答詞不專業

打到一家公司，電話接起來卻是一聲「喂～」，感覺真的不專業！建議公司在接聽電話時要有統一性的說法，如「XX企業您好」。一家公司員工在電話中的應對禮貌，代表著公司的形象，所以電話禮儀訓練是管理者的責任，一定要建立一套最能彰顯公司形象的統一說法，並確實訓練員工。

如果在辦公室鬧成一團，有電話來時要先深呼吸，等聲音平靜下來再接，否則將會接聽者感到嬉鬧氛圍，覺得這家公司在開party 。

請Hold住電話再撥分機轉接，或走到近處告知他；請注意任何商業電話，盡量避免讓對方等待太久，請尊重對方的時間。

如果有同事急事找您，請先向電話中的對方禮貌地道聲歉，請他稍等，按靜音等候或摀住話筒並儘快回到線上。如果需要談很久，就必須事先告知，例如問對方「抱歉現在臨時需處理事情，我15分鐘後再回電給您好嗎？」。

在幫同事或上司轉接時，請務必問清楚對方的姓名、公司、電話、商談事宜，並清楚紀錄其來電時間。接聽電話時最常發生的地雷是：來電者說，「請跟他說我是XX，他就會知道了。」，或是只說姓氏，而未留下其他資訊。

然而，每個人要處理的事情都十分繁雜（尤其是老闆更是日理萬機），只知道「一位王小姐來電」，恐怕很難立即連結起來：王小姐是誰？哪家公司？要談什麼事情？回電要打哪一支電話？只要你多問一兩句，不僅能為同事、上司節省大把的時間，也為自己的專業形象加分。

就如送客禮儀：重要客人離開時，我們需要目送，直到對方消失在自己視野為止；在電話禮儀中，同樣也最忌諱自己比對方早掛斷電話，特別是屬下與長官、晚輩與長輩通電話時，一定要養成等對方先掛斷電話後再掛斷的習慣。

即使對方打錯分機，也必須禮貌性的問他要找的是誰，由你代為轉接，而非直接告訴對方他的分機號碼，由他自己重撥。

就算你知道同事真的是去上洗手間、進老闆辦公室、生病請假…也請為同事保留一點隱私、面子。你可以回答：「他現在不在位子上」或是「正在會議中」，並留下對方聯絡資訊、請同事回電，是更安全得體的做法。

問句的「順序」是很重要的眉角，如果先問了對方的身分，接著才說要找的人不在，不免令人懷疑是否為「差別待遇」。正確的順序是：先言明某某不在，再詢問對方的身分。

如果你用手機打電話討論事情，但不小心討論太久，會不會暗自擔心飆高的電話費帳單？將心比心，如果對方用手機通話，又預期通話時間較長，不妨建議由自己的市內電話打過去，或運用line等通訊軟體通話，為對方多想一點，也為自己留下貼心細膩的好印象。

（轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專）

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