專心工作一直被打斷…可以設置辦公室「勿擾模式」嗎？學會2招先發制人、降干擾
工作一直被同事打擾、資訊轟炸，可以設置辦公室「勿擾模式」嗎？作者分析工作無法集中的兩大原因，首先可以「先發制人」主動設置防打擾時間，提供實用溝通範例；以及透過減少工作環境干擾來減少外部資訊、打造高專注力環境，拿回時間主導權！本文節錄自《讓生活不再空轉的自我管理術》。
文／車純純
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解決了不想做、不會做的問題，就能提高效率嗎？也不見得。當我們在工作中無法集中注意力時，工作的效率也會大打折扣。
分析我們無法集中注意力的原因，無外乎兩種，被外部打擾，或者自己分心。外部的打擾也分來自溝通的打擾和來自環境的干擾。
工作一直被同事打擾，如何主動設置防打擾時間？
在職場中工作，大家普遍有經常被同事或主管打擾，不得不中斷手上工作的體驗。其實人們並不是想互相干擾，而是各自的工作節奏不同，沒有事先約好的非正式溝通，一定會導致一方正在做的事被中斷，之後要再花時間回到工作狀態中，會直接影響工作效率。
為了應對來自溝通需求的干擾，我們可以主動設置自己的防打擾時間。也就是先設定一個希望不被打擾的時間段，並提前告知對方，你什麼時間是有空的，什麼時間不方便回覆。
例如，如果你是財務部工作人員，可以發布一個這樣的通知：「各位親愛的同事們，因公司發展良好，業務繁忙，最近財務部工作量陡增，現計畫將每天 10:00 — 12:00 設定為財務部內部處理工作的時間。有業務對接的同事，請在 09:00 — 10:00 以及 13:00 以後這兩個時段集中聯繫我們，謝謝大家的配合。」
如果你是甲方，想要催稿可以這麼說：「張小姐早安，我是A公司負責與您對接文案內容的同事，我們的文案需求已經發給您了，麻煩您在今天 13:00 — 15:00 這個時段，將文案初稿發給我，我會在下午四點前與您確認，謝謝。」
如果你是管理階級，可以告知人事：「請將我的面試時間統一安排在週三 13:00 — 16:00 這個時段，如有意外情況我會提前告知。」
如果你收到主管安排的任務，可以說：「收到，我上午要處理A專案，這份檔案下午三點前給您，您看可以嗎？」
如果你正在從事自由職業，可以在社群媒體上告知：「大家好，上午我一般用來專心工作，回覆消息會比較慢，請儘量在下午一點之後與我聯繫。」
舉了這麼多例子，我們不難發現，防打擾的祕訣就是先發制人，提前和對方約定時間，既能方便他人也能解放自己。
掌握了設置防打擾時間的方法，我們就能主動將上班時間分為專注工作時間和專注溝通時間。在專注工作時間裡，獨自集中注意力完成工作；在專注溝通時間裡，把當天的溝通任務集中在一起統一完成。這樣原本會被各種打擾切得稀碎的時間，就都能化整為零，高效利用了。
減少工作環境干擾：從外部資訊、工作環境下手
在工作中，除了溝通，環境也常常是打擾我們工作的重要因素。減少環境干擾可以從兩方面入手，一是減少外部資訊干擾，二是打造適合自己的工作環境。
1. 減少外部資訊干擾
對於來自資訊的干擾，大家一定都有過這樣的經驗，本來在集中注意力工作，突然彈出一條來自朋友或者新聞的訊息，當下點進去看了，就會不知不覺再看看別的，等想起來手頭的工作時，已經不知不覺過去了十幾分鐘。
網路時代，隨時隨地都有無限多的資訊想要搶占我們的大腦，這對於專注力是極大的挑戰。為了預防這些問題，我們可以從根源上減少資訊。首先，儘可能地關閉所有非必要軟體的提醒，退出不必要的群組。對於無法退出的群組，直接設置成免打擾，或者關起來。如果擔心錯過群組裡的重要資訊，可以設定觀看的時間。
在這個基礎上，我們還可以在需要專心工作時退出電腦上的社群帳號，並把手機放到伸手搆不到的地方。
2. 打造適合自己的工作環境
比起考驗自己的意志力，更好的方式是讓這些干擾資訊沒有機會出現。遮蔽了資訊干擾後，我們還需要打造一套適合自己的工作環境。
為什麼要特別強調「自己」，因為不同人對於工作環境的需求差別非常大。從環境音來說，有的人極其喜靜，有的人則在咖啡廳、室外這樣比較吵嚷的環境中更能集中注意力。從桌面布置來說，有的人一定要清理乾淨桌面才能進入工作狀態，有的人則覺得亂糟糟的桌面更能帶給自己靈感。
那如何判斷自己到底適合哪一種工作環境呢？需要我們親身體驗，比較之後再做出選擇。以工作時是否應該聽音樂為例，對於喜好安靜的人來說，如果把聽歌作為一種隔絕外界雜訊的屏障，那麼聽歌是有用的。但如果當前的環境已經很安靜，聽歌只是為了放鬆心情，那很大機率它會讓你走神，比如聽到熟悉的歌忍不住跟著哼起來，或者聽到不喜歡的歌還得打開手機切換，等等。但對於喜好背景音的人來說，如果不聽歌甚至無法進入工作狀態。
個人喜好沒有優劣之分，哪種方式更能讓自己集中注意力、提高生產力，就使用哪種方式即可。
節錄自：時報出版《讓生活不再空轉的自我管理術：落實六大心法、建構自律系統，輕鬆實現理想人生！》／車純純 著
