解析職能地圖!系統性的人才培育,創造高效益

文:宸碩管顧公司總經理|楊伸太博士

原文標題:解析職能地圖與人才發展

發現各個企業間,在人才培育與發展的效益上,是有明顯落差的,而其中的關鍵是在於『有無系統性地進行人才培育與發展』,相信企業一定會想獲得較高的培育效益,因此,筆者建議企業可從『職能地圖』的建構,作為人才培育與發展的基礎。

大綱

  1. 前言:職能與人才發展,對企業與員工的重要性
  2. 職能與人才發展之要義及重點說明
  3. 彙整職能地圖之步驟
  4. 職能地圖展開到課程地圖的解析
  5. 職能地圖連結到人才發展的解析
  6. 總結

一、前言:職能與人才發展,對企業與員工的重要性

目前勞動部每年投入一定預算在相關人力提升訓練資源(例如大人提、充電起飛、小人提計畫等等)上,主要是鼓勵企業進行人才培育,同時筆者也相信大多數企業都是樂於進行人才培育與發展的,尤其目前求才若渴的趨勢,更加凸顯內部培育與能力提升的重要性,同時也驗證了『人才培育需要成本,但不培育之成本更大』這句話的涵義了。

筆者長期投入人才培與與發展的經驗中,發現各個企業間,在人才培育與發展的效益上,是有明顯落差的,而其中的關鍵是在於『有無系統性地進行人才培與與發展』,相信企業一定會想獲得較高的培育效益,因此,筆者建議企業可從『職能地圖』的建構,作為人才培育與發展的基礎。

企業有了專屬合適的職能地圖,便能規畫出適合該職能的課程,同時展開每年度的員工職能盤點,有效的進行職能落差分析,規劃出最合適的培育及效益評估方案,再連結到勞動部訓練補助計畫,讓錢花在刀口上,相信定能實質提升員工能力及產值的。

二、職能與人才發展之要義說明

職能的要義

  1. 「職能」一詞最早是由美國哈佛大學教授 McClelland 於 1973 年所提出來的,McClelland  教授當時提倡「職能評鑑法(Job Competency Assessment, JCA)」,透過一套系統性的評估工具,分析在組織中績效表現較佳的員工與績效較差的員工間之「行為差異」,以做為職能的鑑別指標,其觀點認為職能比智力更能影響一個人的績效表現,除了智力之外,導致卓越績效行為表現背後的態度、認知及個人特質等因素顯得更為重要,而這些統稱為「職能」。
  2. 職能的定義是指成功扮演某一職位或角色所需的才能、知識、技能、判斷、態度及價值觀,即為達成傑出工作績效所應具備的知識、技術、能力與其他特質。
  3. 職能的內涵包括與生俱來的人格特質,再加上後天學習的技能與知識,而人的行為則是上述先天及後天各種能力的綜合產物。
  4. 職能冰山模式:Spencer 與 Spencer(1993)
    • 知識:指個人在特定領域所具備的專業知識,如企業內部講師對於授課內容之領域所含括的知識。
    • 技能:指個人可執行任務的能力,如內部講師的授課技能,良好的表達能力。
    • 動機:指個人對特定事物的持續渴望,進而付諸行動去追求,如內部講師的教學熱忱。
    •  特質:指個人在生理或心理的獨特概念,顯現於外的特點,如內部講師的親和力,能對不同背景的學員表現理解與友善,與學員發展及維持良好關係。
    • 自我概念:指個人的態度、價值觀與自我觀感,如內部講師本身認為自己能勝認這份工作。

綜合以上,職能是指一個人所具有的潛在基本特質(Underlying Characteristic),這些基本特質不僅與其工作及所擔任之職務有關,更可以用來預期、實際反應或影響其行為與績效表現。
簡單來講,職能就是符合該職務績優表現所需的能力。

本文後續所展開的職能地圖,主要會以『技能與知識』為主例來展開與說明,因為其他如特質、動機、自我概念等,在人才招募甄選階段就應該建置與評估完成了(例如完整的職位說明書內容),本文主要著重在員工任職後,企業展開的人才培育所需的技能與知識。

人才發展的要義及重點

企業制定所需人才標準規格(一般是用職位說明書來定義規格)後,進行有系統的人才職涯諮詢、分析、規劃與施行,過程中再進行動態成效與評估與回饋、必要的調整,以上是企業進行人才發展的要義說明。

其中,「個人發展計劃」(Individual Development Plan, IDP,以下簡稱IDP),是人才發展中重要的機制之一。企業內針對職涯諮詢,如果人資部門有職涯發展相關認證證照合格(例如GCDF全球職涯發展師),在職涯諮詢上會更有專業性。

人才發展的核心有二,其一是企業要想想清楚組織未來發展策略與重點,連結到人才發展策略,也就是要確組組織需要哪些人才,才能建構人才梯隊與人才發展;其二是要確認人才個人潛力與工作興趣的適切性,以及最合適的培養方案,如此一來,才能產生事半功倍的效益。

三、彙整職能地圖之步驟

前置基礎資料

  1. 職等職系職稱架構:
    • 職等:例如一職等至十職等
    • 職系:例如管理職系、技術職系、行政職系
    • 職稱:例如管理職系之組長→副課長→課長→副理→經理→協理→副總→總經理
  2. 企業內各不同職務之職位說明書:其中跟職能有關之知識、技能、特質等資料

核心/管理/專業職能的項目收集

  1. 共同核心職能項目,意謂全體同仁應具備的工作職能,例如工作品質、表達與溝通、問題發現等
  2. 專業職能項目,意謂各職系同仁應具備的專業能力,例如人資招募面談技能、財務報表製作能力、IT人員程式設計能力等等
  3. 管理職能項目,意謂管理職人員之管理能力,例如績效管理能力、跨部門合作能力、規劃能力、策略規劃能力、團隊建立能力、工作指導能力等

職能程度之定義:作為能力標準定義之來源依據,以及能力評估之依據

『能力』程度分級說明
5:教練級(導師級)已達專業講師與教練的層級,且具備教導能力
4:高手級不僅能滿足目前工作需要,且可有效協助他人
3:熟手級能滿足目前工作需要、獨立完成工作任務(100%)
2:半熟手級略具本項能力,但偶爾仍需要在他人協助下始能完成工作(50%-99%)
1:新手級高度缺乏本項能力(50%以下)

四、職能地圖展開到課程地圖的解析

1.將所有職位之職能,進行彙整

2.彙整職能地圖之表單如下例

3.彙整職能連結課程地圖之表單如下例

核心職能核心課程專業職能專業課程
團隊合作 溝通協調 
工作品質
團隊合作課程
表達與溝通力課程
工作品質提升課程
1機台操作
2.機台簡單故障排除
3.機台品質異常排除
4.客訴處理與應對能力
5.SOP標準作業流程制/修訂能力
6.資料統計分析與製作能力
1.機台操作SOP教導課程
2.機台簡單故障排除課程
3.機台品質異常排除課程
4.客訴處理技巧課程
5.SOP標準作業流程制訂課程
6-1.EXCEL精進課程 6-2.報表規劃與資料統計分析與製作課程

五、職能地圖連結到人才發展的解析

1.依據職能標準,盤點出職能差距(或職能缺口),如下職能缺口盤點表單

2.針對職能缺口盤點結果,整理出所需對應之課程,如下範例


項目
職能項目(知識/技能)基礎課程
1S16 系統性思維與問題解決能力
K56 問題分析知識
K57 問題解決知識
*.問題分析思考課程
*.邏輯思考力課程
*.問題分析與解決課程
2 S06 溝通協調能力
S47 衝突管理能力
*.溝通與表達課程
*.雙贏的溝通協調技巧課程
3K09 變革管理知識
K10 創新知識
S10 持續創新管理能力
*.創新思考課程
*.營運風險管理課程

3.針對職能缺口盤點結果,彙整成部門年度需求計畫,在整理成為全公司年度教育訓練計畫:如下表


NO.
預計對象訓練目的職能標準程度個人職能缺口程度個人職能缺口提升訓練 方式課程名稱預計產出
(應有具體產出以驗證訓練成效)
產線 幹部提升品質管理能力專業43v內訓提升生產部門品質管理能力1.考試合格(L1)
2.心得報告(L3)
3.專案成果(L4)
         

六、總結

『系統性地進行人才培與與發展』是很重要的,企業有了專屬合適的職能地圖,便能規畫出適合該職能的課程,同時展開每年度的員工職能盤點,有效的進行職能落差分析,規劃出最合適的培育及效益評估方案,再連結到勞動部訓練補助計畫,讓錢花在刀口上,相信定能實質提升員工能力及產值的。

只要了解與逐漸建立所需的資料,就會讓我們的人才培育與發展效益提升,何樂而不為呢?同時也會對該企業TTQS的評核分數大大加分的。

透過有效的人才培與與發展,讓公司的更多優秀人才,讓員工的能力都能逐漸提升,不僅企業人力資本提升,員工職場競爭力也成長,就是筆者本文最想著力分享的核心理念,與各位先進互勉之!

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