104人資系統服務

日期 |2022.02.14

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人資最頭痛的排班五大困擾:如何利用 104 排班系統高效管理

餐飲業、零售業、服務業的人員排班一直是企業主最頭痛的管理課題。除了必須符合法規外,平均分配、調班、宣達等細節眾多,一不小心就得全部重來。104 企業大師持續優化排班功能,是中小企業最推薦的排班管理工具

文/104人資學院

排班結果必須符合複雜的勞動法令,否則可能面對新臺幣二萬元以上一百萬元以下罰鍰;班別需要平均分配、工時要排得剛剛好;只要員工調班,所有檢查都要重來;員工間的預排休假,協調時間長且調整困難;上班時段不固定的彈性排班傷透腦筋。人資人員利用 Excel 或紙本進行人資排班時遇到的五大困擾,讓排班工程不僅需要耗時一整天,錯誤率更是高居不下。透過 104 企業大師排班系統的導入,各種主要排班需求,都可以透過系統設定,高效自動運算,多樣的彈性排班模式、符合勞動法令,讓整體排班效率提升至少 50 %,準確率更是提升 100 %,加上 104 企業大師排班系統針對各個產業需求的持續優化,絕對是企業在複雜排班運作上的最佳解決方案。

人資排班五大困擾, 104 排班系統彈指解決

人資人員在排班時遇到的第一個困擾,便是排班結果必須符合法令

變形工時為例,又分為雙周、四周、八周變形工時,其中包含每七日中至少要有一個例假日、每兩周例假日與休息日最少要有四日、班別與班別之間最少要有11個小時的休息時間等多樣規定。排完班別後,更需要人工一一檢查是否違反變形工時規則,耗時費力。

透過 104 企業大師排班系統,只要輕鬆依據公司規則於系統上設定好參數,人資人員便可透過簡單的操作介面進行排班,並於排班系統存檔時立刻自動檢查。系統會更根據法規、公司規定,立即提醒排班問題,排班效率提升 50% 以上,錯誤率大幅降低。

班別平均分配輪班工時需要排得剛剛,是人資排班的第二大困擾

排班主要為早班、中班、晚班,基本上班別都期望能平均分配,因此排班時須計算每個員工,各個班別的狀況。不僅如此,有些班別的上班時間不同,有的八小時、有的十小時,加上需考量每個員工已排班時數,讓整個計算過程相當繁雜。

透過 104 企業大師排班系統排定員工班別,除了可邊排班邊檢視目前個人的班別與時數統計,也可在所有員工排完班後,檢查所有人的班別與時數統計,透過雙層檢視,高效準確。

班表排定後,員工臨時請假調班,所有檢查都要重來,則是人資排班的第三大困擾

班表排定好之後,員工要臨時請假,或是進行其他門市活動支援等,便會遇到調班的狀況。每一次班別的調整,排班都須重新檢查,讓人資人員每月的班表排定時間無限延長。

透過 104 企業大師排班系統,員工可以自己發起調班表單申請彈性可以由公司自行設定,更可透過防呆機制,進行控管。排班主管在員工調班後,可檢視班表的統計資訊,避免錯誤發生。

預排休假,協調時間長是人資排班的第四大困擾

有些公司讓員工可以先預排休假,但也常遇到大家想休的日期都一樣,就需要一段耗時的協調過程。

人資人員可以運用 104 企業大師排班系統中員工預排功能,設定可預排時間以及可預排項目,後續員工可自行討論並預排休假。排班主管後續將資料匯入班表即可,並可藉此掌握最終調整的權利。

上班時段不固定則是人資排班遇到的第五大困擾

雖然大部分排班會有固定的上下班時間,但還是會遇到沒有固定班別的狀況。以餐飲業為例,正職員工有固定時間的班別,但工讀生或兼職人員,可能會依據節日或店面高峰時間進行特別彈性的排班。

透過 104 企業大師排班系統的「多段排班」排班設定,可以針對無固定排班的員工,彈性排定員工應上班的時段,讓過去繁雜的過程,彈指完成。

104 企業大師排班系統目前已成功導入製造業餐飲業便利商店業等多種排班業態,並獲得極高的滿意度。

104 企業大師排班系統也將持續蒐集客戶反饋,透過更多不同的產業屬性,持續優化,成為人資人員 365 天全天待命的最佳助手。

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