「不想打擾員工，但現在不講會忘...」下班後聯繫公事，3方法避免變成討人厭主管
身為老闆或主管，能不能在下班後傳訊息或LINE員工？立即傳訊，擔心打擾對方休息；等上班時間再說，又怕自己一忙起來就忘了，或耽誤了。你可以平時就告訴團隊：通常主管不會下班後打擾，萬一聯繫就表示十萬火急。傳訊時也不妨在開頭標示「上班再處理」或「緊急事件」再接公事。給的指令愈明確，對方就愈不需要花心思「揣摩上意」。
文／陳麗卿（Perfect Image陳麗卿形象管理學院 創辦人）
你曾經在下班時接到主管的LINE訊息嗎？或者反過來問：你曾經在下班時間傳LINE交辦公事嗎？
老闆到底該不該在下班時間傳訊息給員工？這個問題在我的課程中，經常激起熱烈討論。
我發現，大部分主管都很人性化，他們希望同仁們運用下班、週末時經營家庭關係、經營私人生活。然而，忙碌的他們，卻也面臨著兩難：自己公務繁忙，往往只能趁著入夜、拂曉或者周末，才有餘裕靜下來思考。而在過程中，若需要聯繫同事，他們總是在打好訊息、按下送出之前，懸著手指思忖著：該現在就把訊息傳出，或等上班時再交代？
立即傳訊，擔心打擾對方休息；等上班時間再說，又怕自己一忙起來就忘了，或耽誤了。
身為領導者，到底能不能在非上班時間傳訊息給員工？這個問題的答案，端看每個團隊平日建立起的合作默契。建議主管們，要讓員工明瞭你的行事原則。例如，明白的告訴大家：若沒有特別重要的事情，主管不會在下班時間打擾你，但萬一真的跟你聯繫，那就表示是十萬火急、需要你的協助。
此外，有些工作的特質，需要員工在下班時間保持待命，遇到緊急任務時也需要隨時返回崗位；職務特性使然，下班聯繫自然就不在話下。然而，若你需要聯繫的員工職務並不屬於此類，則可以採用以下的做法：
1.開頭言明「上班處理」
在下班時間收到主管的訊息，員工心中浮現的想法通常是：「我需要現在處理嗎？我應該要回覆，或是假裝沒收到？如果不處理，主管會怎麼評價我？」
接著，還要依據事情的輕重、主管的性格等因素，揣測是否要立即處理。如此一來一往之間，造成個人心力耗損、休息品質下降，也可能進一步讓雙方之間產生尷尬、不信任的感覺，為未來的相處合作埋下隱憂。
身為主管，最完善的做法是：在訊息開頭就明確寫出「上班時間再處理即可」，接著再交代公事。假使真的需要立即處理，也要明確寫出「緊急事件，需要你的支援」。給出的指令越簡單明瞭，對方就越不需要花費時間心力「揣摩上意」，對雙方而言都是利多。
2.事先預告
當你面臨某些特殊狀況，「預告」是有其必要的。例如，假設你周末要加班趕一個專案，其中有些資訊可能會需要某位同事支援。這時，可以事前跟對方說明、預告：「抱歉，我這周末要趕案子給客戶，若遇到卡住的地方，萬不得已可能會打電話給你。」
想像兩個情況：一是你在毫無準備時接到交辦工作的電話；二是你在有預期的狀況之下，接到相同的電話。後者因為心中早有準備，接起電話時的反應力、專注力與效率，必然比前者高出許多。
3.善用E-mail
現在越來越多人有通訊軟體的「紅點症」：只要看到LINE跳出訊息，或是手機APP圖示上出現紅點，不點開閱讀就會焦慮不已。
我們無法預期對方是否有紅點症，但若你在下班時間傳訊只是為了避免忘記，而非緊急事項，那麼，比起LINE等即時通訊軟體，不妨改用E-mail吧！比起LINE訊息，在下班時間收到E-mail造成的心理壓力相對低，且E-mail比LINE更能將細節羅列清楚，算是一種較中庸的聯繫方式，可斟酌使用。
（轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專）
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