想專心工作,同事卻在一旁大聲討論工作;同事手機在辦公室大響;同事用機械式鍵盤打字超大聲;同事的古龍水味好濃......。這些辦公室日常小事雖不嚴重但挺惱人的。形象管理師認為「避免干擾他人專注工作」是辦公室禮儀的核心精神,很多時候可能就是因為疏忽了這項隱微的禮儀,讓自己無意間成為辦公室討厭鬼。
文/陳麗卿(Perfect Image陳麗卿形象管理學院 創辦人)
日前落幕的巴黎奧運中,我們看到了許多展現禮儀精神的舉動。特別是在男子競技體操團體決賽中,日本體操選手橋本大輝完成單槓項目後,優異的表現讓全場歡聲雷動。
然而,由於下一位選手即將上場,橋本大輝隨即將食指放在嘴唇上示意場內觀眾安靜,避免妨礙對方集中精神,並舉起雙手請大家降低音量。這一動作既體現了他對對手的尊重,也反映了他高度的禮儀素養。
類似的情況也經常出現在高爾夫球場上。不同於籃球、棒球,高爾夫球場的觀眾席總是鴉雀無聲,因為高爾夫是一項需要極高專注力的運動,當別人在揮桿時,一旁觀戰的人需要保持安靜,避免任何可能打擾選手的聲音。
沒錯,保持安靜,不只是禮儀,更是一種對對方的尊重與體貼,而這個原則不僅適用於運動場,也可以運用於職場中!
你或許也有這樣的經驗:雖然想專注工作,但因為同事在一旁討論事情而頻頻分心,導致生產力大幅降低。
美國加州大學爾灣分校教授葛洛莉亞·馬克(Gloria Mark)的研究顯示,專注狀態被打斷後,平均需要花費23分鐘才能再次集中注意力,每次重複這一過程,都會對大腦造成負擔。
誠然,在辦公室討論事情本來就是工作的一部分,但是這樣的干擾,其實是有機會可以降低的。
首先,當你看到同事正在專注工作時,盡量不要在他們身邊談話(包括與其他同事討論事情,或是講電話),並且避免突然打斷他們,特別是在他們明顯處於高強度工作或思考中時。
為了避免打斷他人,可以選擇「非同步溝通」,也就是發送訊息或電子郵件,讓他們在方便時回覆,這樣的做法既尊重了對方的時間,也提升了整體工作效率。
如果你是團隊領導者,建議你直接闡明辦公室禮儀的核心精神:避免干擾他人專注工作,並讓互相尊重成為團隊的共通文化。
(延伸閱讀:你會對同事「桌邊轟炸」嗎?直接到同事座位問問題,很失禮嗎?)
或許你會問,工作中總不可能都不討論事情、不講電話吧?其實,只要通過調整說話的方式,就能減少對他人的干擾,其中最簡單又有效的方法就是改變聲音的投射點。
你可以實際試試看,請一位朋友坐在你面前約2公尺處,然後用相同音量講同一句話2次。第一次時,想像你聲音的投射點在2公尺以外,也就是朋友的位置;第二次,則把你聲音的投射點拉回自己面前20公分以內,並詢問朋友聽到這2句話有什麼差別。
你會發現,儘管音量不變,但聲音的穿透力減弱了,進而降低了對他人的干擾。
這一技巧不只適用於辦公室,也適用於餐廳、車廂、百貨公司等公共空間,並且除了面對面溝通,講電話時也同樣適用。只要改變聲音的投射點,就能既保證讓對方聽得清楚,又不至於影響周遭其他人。
而在辦公室內,除了說話音量之外,也要注意其他在視覺、聽覺、嗅覺上會影響他人的行為。例如,穿著過度暴露不得體,可能會造成視覺干擾;手機鈴聲、會發出明顯聲響的個人用品(如機械式鍵盤)容易在聽覺上干擾他人;而過濃的汗味、體味、香水味,或是味道過重的食物,則會造成嗅覺上的干擾。
不是只有專心工作的時候會需要別人保持安靜,在台上發言的時候,也很需要這樣的尊重。
很多人在會議中,當別人正在發言時,雖然沒有發出聲音,但卻自顧自的滑手機、抖腳、轉筆或擺出無聊的表情,這些行為雖然無聲,對講者和其他與會人士的干擾程度,卻絲毫不亞於發出聲音,是很不尊重的行為。
此外,即使你有不同意見或想法,也應該避免隨意打斷,而是等對方講完後再發表意見,這是對發言者的基本尊重,也有助於創造一個更加有序、專業的會議環境。
無論是在運動賽場或職場,保持安靜絕對不僅是表面的禮儀,而是對他人專注與努力的尊重,這種思維充分展現個人內在素養,也進而創造和諧工作氛圍。
很多時候一個人之所以人緣不好,有沒有可能就是因為疏忽了這項隱微的禮儀?這時只要運用上述的技巧,對日常習慣稍微做點調整,就能讓自己更受歡迎,並創造一個更高效能的工作環境,讓每個人都能全然發揮最佳表現!
(轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專)
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