信件太多看不完？用 AI 幫你自動分類整理收件匣

文／黛C 🎯 科技業人資✖職涯顧問師

每天收件匣塞滿信、不知道從哪封開始看？這篇教你用 Outlook Copilot、Gmail Gemini 和 ChatGPT，把信件自動分類、整理出重點、先打好回信草稿，照著做就能上手。

早上一打開電腦，收件匣又多了 60 封未讀。有主管交辦、客戶詢問、系統通知、電子報，還有一串被 CC 進來的討論。光是一封一封點開、判斷要不要處理，半小時就過去了。

這篇文章想做一件簡單的事：教你讓 AI 幫忙把信件「分好類、抓重點、先打草稿」。不用寫程式，也不用換新的信箱，照著做就能用上。

先搞懂：AI 能幫你整理信件的三件事

把 AI 想成一位幫你先看過信的助理，它最擅長這三件事：

我要解決的問題	AI 幫你做什麼	例子
信太多，不知道先看哪封	分類與排順序	分成「今天要回」「等別人回」「看看就好」
一串信來回 20 封，看不出結論	摘要重點	三行寫出「決定了什麼、誰要做什麼」
知道要回什麼，就是不想從頭打字	草擬回信	先生出一版草稿，你再改語氣

接下來介紹三種做法，從最省事的開始。你可以依公司用的信箱，挑一種就好。

方法一：直接用信箱裡的 AI（最省事）

現在主流信箱多半已經內建 AI，按一下就能用，信件也不用複製到別的地方。

公司用 Outlook 的人：Copilot

• 看摘要：打開一串長信，點上方的「Summary by Copilot」摘要按鈕，就會列出重點和待辦。
• 寫回信：在回覆視窗輸入一句話，例如「謝謝對方，告訴他週五前給報價」，幾秒就有草稿。
• 問收件匣：在 Copilot 對話框問「今天最急的信有哪些？」「未讀信裡有哪些要我處理的事？」
• 自動標優先：Copilot 會在信件進來時幫忙判斷優先順序。

這些功能需要公司有開通 Microsoft 365 Copilot 授權，沒看到按鈕的話可以先問 IT。

用 Gmail 的人：Gemini

• 長信摘要：打開一串來回很多次的信，Gmail 會在最上方出現 AI 摘要，列出關鍵決定和下一步。
• 建議回覆：會依你平常的寫法和信件內容，提供回信建議。
• 用問的找信：直接問「去年七月廠商的報價是多少？」，不用自己翻信。

Gmail 的 AI 功能有些免費、有些要付費方案，各地區開放的時間也不同。對不到按鈕的話，改用下面的方法三一樣可以做到。

方法二：讓信件自己走進資料夾（最一勞永逸）

方法一是信來了再整理；這個方法是事先設好規則，信一進來就自動歸位。設一次，之後每天都在幫你省時間。

第一步：先決定要分哪幾類

類別別太多，4 到 5 個就夠。可以參考這組：

資料夾（標籤）	放什麼信	多久看一次
01 今天要處理	主管、客戶、指名給你的信	隨時
02 專案討論	被 CC 的專案信	一天兩次
03 系統通知	簽核、報表、自動寄出的信	一天一次
04 電子報	訂閱、活動宣傳	有空再看

第二步：請 AI 幫你設規則

• Outlook：直接跟 Copilot 說「建立規則，把主旨有『簽核』的信移到『03 系統通知』」，它就會幫你設好，不用自己研究規則選單。
• Gmail：在搜尋列輸入條件（例如寄件者是某個系統信箱），點搜尋列右側的「顯示搜尋選項」→「建立篩選器」→勾「套用標籤」。不確定條件怎麼寫，可以問 ChatGPT：「我想把所有電子報自動歸到一個標籤，Gmail 篩選條件要怎麼設？」

小技巧：先從「系統通知」和「電子報」開始設。這兩類來源固定、最好設，收件匣馬上就會清爽一半。

方法三：信箱沒有 AI？貼給 ChatGPT 也行

公司信箱沒有內建 AI 也沒關係。把信件內容複製貼到 ChatGPT、Gemini 或 Claude，再搭配下面的提示詞，效果差不多。中括號的地方換成你的內容就能用。

1. 一次幫很多封信分類

以下是我今天收到的信件主旨和寄件人。請幫我分成三類：「今天要回」「可以晚點處理」「看看就好」，每封用一句話說明原因。我的工作是【你的職務】。【貼上信件清單】

2. 長信變三行重點

請幫我整理這串信：最後決定了什麼、還有哪些問題沒解決、我需要做什麼。請用條列式，不超過五點。【貼上信件內容】

3. 挑出要我做的事

請從下面這些信件找出所有需要我處理的事項，列成表格：事項、誰交辦的、截止日。沒有寫截止日的請標「未註明」。【貼上信件內容】

4. 快速打回信草稿

請幫我回覆這封信，重點是【你想說的事，例如：同意延後一週，但需要對方先提供資料】。語氣要客氣但簡潔，200 字以內。【貼上對方來信】

把這四段存在電腦備忘錄裡，要用時複製貼上就好。

用之前，記得這三件事

1. 機密資料先拿掉：客戶個資、合約金額、未公開的計畫，不要直接貼到公司沒核准的 AI 工具。不確定能不能用，先問 IT 或看公司規範。
2. 重要的信要自己看過：AI 偶爾會漏掉細節，或把日期、人名搞錯。摘要拿來決定「要不要點開」很好用，涉及金額和承諾的信，還是要看原文。
3. 草稿要改過再寄：AI 寫的回信通常太客氣或太長，寄出前加一句自己的話，對方讀起來會更自然。

明天就能試的小練習

明天早上打開信箱後，先做這兩件事：

• 挑一串最長的信，請 AI 摘要，看看跟你自己讀的結論一不一樣
• 設一個規則，把最常收到的系統通知自動移進資料夾

兩件加起來大概 10 分鐘。用順手了，再慢慢加上其他分類和提示詞。收件匣整理好，一天的工作也比較好安排。