採購流程有哪些步驟？從請購、詢比議價到驗收付款，看懂供應商管理重點

採購流程有哪些步驟？本文以基礎採購檢定A.P.S. 的流程與供應商範圍為基礎，整理需求、詢價、議價、下單、交期追蹤、驗收到付款七個節點該留下的紀錄，說明比價前如何對齊條件，並區分供應商評選與績效管理。

本文目錄

• 採購流程的七個節點
• 比價之前，先對齊比較條件
• 假設案例：報價缺材質，先選哪一家？
• 供應商評選和績效管理，分開看
• 下單與變更：讓承諾可以追蹤
• 交期要追到「可以使用」
• 驗收與付款：留下可回查的資料
• 動手做5個練習
• 資料來源與教學說明
• 採購起步認證系列｜接著讀下一堂

生產線明天要用的材料還沒到，回頭一查，才發現採購單上的規格一直沒確認。很多採購問題，往下追常是某個交接點少了一份資料。

這篇沿著需求到付款的流程，整理每個節點該補什麼資訊、留下什麼紀錄，也是基礎採購檢定A.P.S. 流程與供應商模組的入門讀法。

搭配本課程5分鐘影片，先看重點，再用下面的整理與練習確認理解。

採購流程的七個節點

先分清兩個角色：「請購」是需求單位提出要買什麼，「採購」則把需求轉成對外的交易安排，就像點菜與向店家訂餐的分工。

節點	應釐清的事	可留下的紀錄
需求	用途、規格、數量與需要日期是否明確	請購資料與圖面
詢價	各家收到的條件是否相同	詢價文件與廠商回覆
議價	交易條件是否形成共識	比較表與議價紀錄
下單	核准、條件與承諾是否一致	採購單與確認紀錄
交期追蹤	哪些里程碑可能落後	排程與跟催紀錄
驗收	交付是否符合約定	收貨、檢驗與異常處理
付款	請款與履約文件是否相符	核對資料與差異處理

這是方便理解的路線，各公司的核准與分工可能不同。

比價之前，先對齊比較條件

報價像不同組合的套餐，只看總數容易誤判。詢價時給每家同一套條件，比較前逐項確認：

1. 規格：圖面、材質、尺寸與驗收要求是否相同。
2. 數量與計價單位：換成同一單位。
3. 稅費與運費：一家含運、一家不含運，要轉成同樣口徑。
4. 付款條件：付款期限也會影響實際負擔。
5. 交期：能否配合需要的日期。

回覆有缺項時先請對方補齊，並保留往返信件，讓後續決策看得到完整依據。

假設案例：報價缺材質，先選哪一家？

情境：甲報價較低，但沒有寫材質；乙已列明材質與交期。這時應先選甲，還是先請甲補齊規格再比較？

判斷：先請甲補齊規格。

理由：少了材質，無法確認兩家賣的是同樣的東西，也無法安排一致的驗收標準，價差可能正是來自規格落差。補齊後，再把價格和交付能力一起評估；也不是補完一個欄位就一定選甲。

供應商評選和績效管理，分開看

「貨源搜尋」是建立可能合作的名單，像找房子時先蒐集物件；「供應商評選」則依這次需求，檢查哪些真的適合。兩者再加上合作後的績效管理，各自看不同資料：

階段	時間點	看什麼
貨源搜尋	交易前	有哪些可能的來源
供應商評選	交易前	基本資格、供貨能力，再比品質、交付、服務與總成本
績效管理	合作後	準時交貨、品質紀錄、回覆速度與改善追蹤

評分權重應在比較前訂好，避免看到偏好的廠商才改規則；熟悉的廠商也要提供相同的能力資料。績效指標則要先定義計算期間與約定日期，並把延誤原因、改善承諾和追蹤結果一起保存，下次評選才有依據。

下單與變更：讓承諾可以追蹤

下單前，把談妥的條件寫進文件。議價紀錄、採購單與必要的合約應能互相對應，規格、數量、價格、交付地點、付款與驗收條件都要清楚，並完成內部核准。

「合約管理」可以想成把雙方約定變成可追蹤的清單，涵蓋執行、變更、完成與爭議處理；採購單的法律效果要看具體約定，有爭議時依公司授權程序協調。改了規格或價格，要連回原訂單，註明改動與生效日期，並同步通知倉庫與財務。

交期要追到「可以使用」

供應商說「今天出貨」，不代表今天就能投入生產。「前置時間」是從開始辦理到可以使用的整段時間，可以拆成幾個節點追蹤：

• 完工：供應商生產完成
• 出貨：貨品離開供應商
• 到貨：送達指定地點
• 檢查後可用：完成進料檢查，可以投入使用

跟催時要取得具體完成日期，不要只聽到「處理中」。發現落後時，先查原因與影響數量，再和生管、需求單位評估分批交貨、調整排程或替代料；替代料涉及規格變更，仍須取得核准，並記錄新承諾日期與追蹤負責人。

驗收與付款：留下可回查的資料

收到貨後，依約核對數量、品質與相關文件。異常品要標示、隔離並通知負責同仁，留下照片、批號與處理決定。

付款前再做一次比對：訂單、收貨或驗收紀錄、請款資料三者是否一致，數量或金額有落差就先釐清。要記得：

• 收貨不一定等於驗收合格。
• 發票到齊，不代表爭議已經解決。

異常資料要能連回原訂單與交貨批次，才知道哪些物料受影響、要追蹤哪一次改善，這些紀錄也會成為下次評選的依據。

動手做5個練習

以下為本課自編假設情境與理解練習，非官方試題。情境：公司要採購一批零件。甲價格較低但材質空白，乙已列清楚材質、圖面與交期。後來甲補件、雙方議定條件；出貨前甲通知可能延誤，到貨後又發現外觀異常。

練習1

• 練習：比價當下，最優先的處理是什麼？
• 解析：請甲補充規格，確認與需求一致後再比較；也不能只因乙填寫完整就跳過評選。

練習2

• 練習：甲補齊材質後，還要對齊哪些比較條件？至少列3項。
• 解析：數量、計價單位、圖面、稅費、運費、付款、交期與驗收要求等。

練習3

• 練習：正式下單前，應留下哪些確認？
• 解析：完成內部核准，記錄規格、價格、數量、交付與付款條件，並取得供應商確認。

練習4

• 練習：甲通知可能延誤時，採購除了催促還能做什麼？
• 解析：查明原因、影響數量與新日期，與生管和需求單位評估分批、調整排程或經核准的替代方案。

練習5

• 練習：到貨後發現外觀異常，應如何連回驗收、付款與績效紀錄？
• 解析：標示並隔離異常品，保留照片、批號與處理決定；付款前核對差異；績效紀錄寫下原因與改善，收貨不等於合格。

資料來源與教學說明

本文依中華採購與供應管理協會2026年度（115年度）A.P.S. 考試簡章所列流程、供應商、交期與合約等指定範圍，用工作情境做入門整理。案例與解析為原創教學應用，不代表官方教材原文或出題預測。本課程為證照認識與準備方法介紹，不保證通過測驗，亦非中華採購與供應管理協會官方課程。

資訊查核日期：2026-11-06。實際規定以中華採購與供應管理協會官網最新公告為準。

• 中華採購與供應管理協會：115年度A.P.S. 考試簡章（PDF）APS考試簡章(11502).pdf)
• 中華採購與供應管理協會：A.P.S. 介紹與簡章下載

採購起步認證系列｜接著讀下一堂

• 第1堂｜基礎採購檢定A.P.S. 是什麼？和CPPS、政府採購專業人員差在哪
• 第2堂｜基礎採購檢定A.P.S. 怎麼報考？訓練時數門檻、報名文件與150題考制一次看懂
• 第4堂｜採購只比單價就夠嗎？價格分析、整體擁有成本、採購倫理與A.P.S. 備考方法
• 第5堂｜取得基礎採購檢定A.P.S. 之後呢？證書效期、採購職缺搜尋與履歷寫法整理