人力資源管理介紹－人資的職務內容及挑戰
文：宸碩管顧公司總經理｜楊伸太博士
原文標題：人力資源管理介紹
在今日企業中，人力資源（HR）面臨多重挑戰，包括招聘難、新員工留職問題、公平評核、跨世代理解、人才保留、績效評估規劃、員工關係促進等。另外，在企業中與出勤、評核、招聘、報到、保險、離職退保、培訓等相關的需求，也大多由HR負責。整體來說，人力資源管理和HR人員在企業中扮演關鍵角色。筆者擁有20年的HR經驗，理解各層次對HR的期望，並期望透過本專欄分享和提供參考來應對這些挑戰！
關鍵字
- 人事
- 人資
- HR
- 人力資源管理
- 人資職能
- 人資單位任務職掌
- 人資人員態度
- 初任人資
- 人資挑戰
- 跨世代管理
- 人力資源的確保管理
- 人力資源的開發管理
- 人力資源的報償管理
- 人力資源的維持管理
- 非人資主管人力資源管理
大綱
- 前言
- 人力資源管理的基本內涵
- 人力資源管理體系與主要任務職掌
- 人資人員之共通性職能
- 卓越人資人員之角色與基本態度
- 建議職場初任人資可準備之重點方向
- 現今少子化環境下，人資單位面臨之挑戰與因應
- 人資人員與非人資主管，在人力資源管理上之差異與職責分工
- 總結
- 前言：
在現今您的企業裡，是否正苦惱或熱烈討論著『招募不到員工、新人進來該如何留住、公司正職員工如何公平考核、主管與資深同仁如何更了解新世代在想甚麼、如何留住人才、如何進行績效考核規劃與績效面談、如何促進員工關係.......』等議題，上述些現象，基本上都是人力資源單位(以下簡稱人資或HR)的任務範疇，也就是人資單位要尋求規劃與解決的任務!
又如對企業老闆/各部門而言，屬於出勤計算、考核作業、招募新人、報到、投保、離職退保、教育訓練等方面之需求或工作，要找的單位或人員，絕大多數是人資單位或人資人員。
針對上述之說明與舉例，企業之人力資源管理與人資人員，就會是扮演著相當關鍵的角色了!
筆者本身20年人資經歷，從基層到高階，跨領域歷練(科技業、服務業、通路業)，能理解老闆、高階主管、單位主管、員工等對人資之期待，期許自己能針對本專欄主題進行重點分享及提供參考!
- 人力資源管理的基本內涵
(1.)人力資源管理：英文是Human Resource Management，通稱HR
(2.)在人資大前輩黃英忠博士/教授之定義下，有如下四個基本類別：
A. 人力資源的確保管理
- 人力規定
- 工作設計
- 任用
B. 人力資源的開發管理
- 教育訓練
- 績效考核與人力異動
- 前程發展
C. 人力資源的報償管理
- 薪資管理
- 福利措施
-工作條件
D. 人力資源的維持管理
- 勞資關係
- 紀律管理
- 離職管理
(3.)人事&人資之差異
A. 人事：基本上是只作人力資源基本功能，僅是維持為主，讓人資日常業務順利運作，例如算薪水、刊登104人力銀行、投保/退保、請假與出勤管理等，日常運作之基本功能
B. 人資：除了日常運作，也擴大人資任務職掌範疇(舉例如下)，並持續精進人力資源發展效能!
- 人才招募與面談：求才管道開發、甄選面談
- 人才培育：教育訓練規劃與執行、TTQS、職能基準
- 考勤薪資：考勤與薪資結算
- 績效管理：考核規劃與執行
- 員工關係：員工關懷、員工滿意度調查與分析
- 調薪升遷：升遷(人評會)與調薪作業
- 勞資協調：勞資會議、勞資協商
- 人資制度規劃：制度規劃
- 人資專案：例如人資系統評估與導入 - 人力資源管理體系與主要任務職掌
(1). 人力資源管理體系如下
(2). 人資主要任務職掌如下：
| 任務職掌大類 | 作業項目 |
| 人力資源計劃管理 | 人資策略與發展擬定作業 人資年度計畫擬定作業 人資年度計畫展開作業 人資績效指標管理作業 |
| 招募甄選與報到管理 | 員工人數統計及提供作業 招募管道評估與刊登作業 面試安排作業 報到聘用、通知及準備作業 內部人員通訊錄更新作業 保險作業 員工相關證明開立作業 |
| 出勤管理 | 出缺勤統計與查核作業 月出勤報表整理作業 出勤異常處理作業 |
| 組織與人力編制管理 | 組織規劃與呈核作業 人力編制管理作業 |
| 職能管理 | 各部門職務說明書建置與檢視精進作業 公司職能地圖建置與檢視精進作業 公司課程地圖建置與檢視精進作業 |
| 教育訓練管理 | 新進人員教育訓練規劃與執行作業 新人評核作業 教育訓練體系規劃作業 年度教育訓練規劃作業 TTQS評核準備與執行作業 教育訓練補助計畫之規劃與申請作業 教育訓練年度計畫之執行(課程前中後)作業 本部門內訓展開作業 人才發展與個人發展計畫IDP作業 |
| 績效考核管理 | 績效考核展開準備作業 績效考核執行作業 績效考核結果彙整呈核作業 績效面談精進之規劃與執行作業 績效輔導改善機制執行作業 績效管理精進作業 |
| 員工關係管理 | 員工協助方案EAP執行作業 員工滿意度調查作業 員工意見箱執行作業 員工福利事項規劃與執行作業 勞資會議規劃與執行作業 |
| 薪酬、升遷與異動管理 | 敘薪作業 調薪作業 獎金作業 升遷作業 異動作業 薪資調查作業 |
| 人資制度與SOP、表單之制修訂管理 | 人資制度與SOP、表單之制修訂作業 定期檢視與評估作業 |
| 離職管理 | 離職單管理作業 離職面談作業 離職分析報告作業 退保作業 離職證明開立作業 |
| 其他 | 人事公告作業 異常處理作業 上級交辦處理作業 |
- 人資人員之共通性職能
(1). 人資人員之共通特質，舉例說明如下：
(2). 人資人員之共通技能，舉例說明如下：
A. 人才招募與面談：例如求才管道開發、甄選面談能力
B. 人才培育：例如教育訓練規劃與執行能力、TTQS、職能基準
C. 考勤薪資：例如EXCEL技能、勞動法規、考勤與薪資結算能力
D. 績效管理：例如考核規劃與執行能力
E. 員工關係：例如員工關懷能力、員工滿意度調查與分析能力
F. 調薪升遷：例如升遷(人評會)作業能力
G. 勞資協調：例如勞資會議、勞資協商能力
H. 人資制度規劃：例如人資專業、制度規劃能力
I. 人資專案：例如人資系統評估與導入能力
- 卓越人資人員之角色與基本態度
(1). 角色
(2). 基本態度
A. 勞資中立橋梁? 筆者多年經驗衷心建議，人資人員除了站在勞資中立角度外，也要讓經營層知道，我們有特別站在公司角度，多思考一些，如此作為，更能讓我們人資獲得更多『屬於自己人之信任』!
B. 嘴巴要緊 ，因為人資人員會了解與接觸到有關薪資或人事相關上屬於機密資料!
C. 向上管理與報告，尤其『人』之部分，會是向上報告之重點!
D. 所有員工，都是人資需要關懷與留意的對象(人力資本)
E. 利他角度，在人力資源領域中，熱心協助各部門主管/同仁
F. 擁有助人成長之觀念與能力
G. 溝通時外圓內方，力求圓融
H. 人資要做大?做小? 最重要是掌握在：自己與老闆手上
- 建議職場初任人資可準備之重點方向
(1). 建議可從以下二大方向著手
(1.)招募甄選(選才)：
A. 一般初任人資，可以馬上協助的是招募端之求職刊登、履歷篩選、安排面試、通知報到等作業
B. 等上述作業都熟悉後，可以再邁入提升甄選面談技巧，人資價值就會再提升!
(2.)教育訓練(育才) ：
A. 目前企業運用訓練補助計畫之情況滿普遍的，因此初任人資可以熟悉政府補助計畫後，將公司教育訓練進行申請與執行
B. 等上述作業都熟悉後，可以再邁入TTQS(人才訓練品質系統)之學習，朝向職能式教育訓練機制邁進，人資價值會再提升!
- 現今少子化環境下，人資單位面臨之挑戰與因應
(1). 二大挑戰
A. 人員招募不易，求才市場是供不應求
B. 招募進來的新人，不一定能留的住
(2). 因應
A. 跨世代員工認知與管理：所有主管與資深同仁，都要了解跨世代與新世代之差異
B. 招募端應變：包含多元招募管道(例如FB、IG、校園、產學合作、內部員工介紹等)，可參考104人資市集下述文章： 好還要更好！如何優化你的招募流程
C. 新人培訓與關懷技巧： - 滿足新人在精神與薪資上之需求，同時達成該職位所需之貢獻，這是最理想的目標
- 新人之關懷(例如配置導師)，扮演非常重要之角色
- 完善之培訓計畫與評鑑機制，也是及時達成該職位所需能力之重要方案
D. 領導力的重要性與技巧：直屬主管是與新人最常接觸之對象之一，提升領導力，幫助新人快速學習與進入狀況、及時了解需協助之處並給予解決!
E. 雇主品牌與人才管理經營學(事關己制度) ： - 在求職市場的人才角度上，如何看待貴公司?吸引的優點有哪些?有否缺失或負面評價?
- 目前是行銷的時代，HR也是行銷大使，整理公司所有的優點，化為書面與口頭宣傳之基礎，進行廣宣!
- 公司人力資源管理制度，對人才而言，是否為具備正向之管理制度?考績客觀性?何時能升遷?獎金合理嗎?何時會被升遷?以上這些都是新進或即將進入或以進入貴公司者，非常在乎的管理機制!
- 簡單來講，滿足人才在精神上與物質上之需求，人才自會穩定，雇主品牌自會越來越好!
- 人資人員與非人資主管，在人力資源管理上之差異與職責分工
(1). 基本上，人資單位主要是進行人資任務職掌內之規劃與執行，舉績效考核作業而言，績效考核制度由人資擬定，經過相關主管們討論，呈核權責主管同意後，由人資依據考核時程，進行各部門績效考核作業，此時各用人主管就配合此考核作業，進行所屬人員之考核!
(2). 因此，直線主管(用人主管)主責的內容舉例如下：
(1.)人力資源規劃
(2.)工作分析與職位建立
(3.)人員招募甄選(選才)
(4.)績效考核與面談(考/用/留才)
(5.)培訓與發展(育/用才)
(6.)調薪與升遷(用/留才)
(7.)留住人才(留才)
(8.)員工關係(留才)
- 總結
(1). 人資單位之工作，是『高度對人』的，如果您具備親合與關懷、喜歡助人，那你就具備卓越人資的特質，加以了解與認同人資人員基本態度，以及計劃性的學習人資專業後，您將很有機會成為優秀人資人員。
(2). 人資人員與主管，很容易成為老闆與經營層之自己人，因為人資扮演的角色與價值非常重要，人資功能發揮，員工產值與價值就會持續提升，也就是人力資本將越來越好!
(3). 鼓勵各位即將或正在從事人資之夥伴們，強大自己的正向能量，持續不斷的學習成長，以筆者為例，大學企管畢業後，踏入職場，進入人資領域，之後進修人資碩士班，在人資專業與職場人脈上都有正向助益，之後也再進修管理博士，讓自己的專業品牌不斷提升!
(4). 祝福大家，都能在本主題領域上，有所收穫與精進，進而能實際應用於企業組織中，以成為公司信任的人資為己任，獲得成就感!
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