勞工意識抬頭，加工製造業如何善用「人事薪資外包」，提升行政效率，避免勞檢挨罰？
「交給104人事薪資代管後，再也不用擔心員工出勤紀錄和加退保問題，更不用加班算薪水了！」
跟許多中小企業一樣，早期亦信隆是由會計兼任算薪水的事務，但會計對於人資知識無法全盤掌握，加上近幾年勞動法令更新頻繁、勞工意識抬頭，若公司人資制度沒有跟上法令，可能造成員工的不信任，甚至勞檢挨罰，讓他們十分苦惱。人資負責人Donna親自分享對「人資計薪系統、會計事務所、薪資代管服務」三大常見解方的觀察與評估方式，希望自身經驗可以幫助更多加工製造業公司，解決計薪、人事管理的問題。
文／人資學院
成立於1981年的亦信隆，主要生產黏著劑相關產品，多以出口為主；前幾年公司不斷擴展，大量招募人力、並且投資許多機器與廠房設備，期望做到垂直整合，將產能極大化。公司於2020年籌備新品牌，2021年正式成立紙箱玩具品牌「咦。Hand Look」，透過小朋友「咦？」好奇心，用雙手來體驗世界，讓家人間更緊密。熱門產品包含移動星空屋、妙妙彈珠台等，豐富的視覺體驗與創意設計，讓父母和孩子們可以一同探索與遊玩。
製造業的人資制度瓶頸
跟許多中小企業一樣，公司早期並無專業人資處理公司的人事作業，而是由會計兼任算薪的事務。然而術業有專攻，會計對於人資知識無法全盤掌握，加上近幾年勞動法令更新頻繁、勞工意識抬頭，勞工對於自身權益懂得捍衛與爭取，因此若公司人資制度稍有未跟上法令，將造成員工對公司的不信任、甚至勞工局檢舉等，造成勞資關係的緊張、消磨員工對公司的信任。
公司原由2名人力進行出勤管理與薪資計算，工作時間約需1~2個工作天；近幾年人員擴張、或是遇到大量加班、人員新進離職等異動時，則需要花更多時間進行計薪作業；而當人工核對失誤導致薪資計算有誤時，加班費少算、出勤紀錄和對不上時，就可能導致員工投訴不信任，產生更多人員管理的問題。
此外，人資並非只需做例行的行政工作就好，還需與時俱進進修更新法令資訊、應對外部機關與內部員工等，是相當具挑戰性的工作。公司工廠的地點位於偏遠的工業區，在招募專業人資人才上並不容易，即使找到合適的人選，也可能因其他考量而離開，人員的培訓成本和穩定度是一大挑戰。
系統商、會計師事務所、薪資代管服務該怎麼選？
為了解決上述狀況，當看到104有薪資代管的服務時，便決定踏出一步來了解看看，為現有的困境尋找可能的解決方案。在尋找解決方案的同時，公司評估了不同的廠商，並有以下的觀察：
- 系統商
系統商號稱可以一套系統解決出勤管理與計薪、勞健保與所得申報等，但有經驗的人資工作者都知道需在許多關卡需設置檢核點，由「人」來檢查資料是否正確無誤。此外系統商無法一套適用不同產業的需求，因此系統無法解決的問題還是得由人工額外來處理，無法真正解決公司面臨的問題。
- 會計師事務所
許多會計師事務所有承接薪資外包的服務，其對所得申報等扣稅申報有很的知識背景，但並非對人資工作有全盤的了解；人資工作龐大繁雜，除了國稅局外，還需應對勞工局、勞健保局與勞動部等，其對勞動法令的了解有時也不若一名專業人資的多，因此無法很好的協助公司進行人資管理。
- 104薪資代管
除了與會計師事務所能提供的薪資、保險、稅務作業代管服務之外，104是最老牌的人力銀行公司，在人資領域耕耘許久，對於勞動法令隨時掌握最新資訊，針對人資管理可以提出專業的解決方案，對於公司沒有留意到的問題點也能給予建議，這樣的專業度是最大的優勢，也是選擇104薪資代管服務的關鍵。
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選擇與104合作後，HR主要負責人Donna表示：「雖然一開始交接花了一些時間，但在過程中可以感受到顧問的專業與細心十分放心，原先擔心的部分104都為公司考量進去了，且所有規定都有遵照。」
由於公司位置偏遠，公司的根本問題之一在於招募門檻，因此希望無論員工如何替換，公司僅需招募一名每天確認出勤的行政人員即可，確認資料正確並於月底彙整給104接手計薪，這樣公司招募人才的門檻不用太高即可解決日常瑣碎事項的處理，其餘交給專業的104顧問來協助。
另外，104 也會定期開設課程，替公司主管以及 HR 上課，如法令、合約訂定、薪酬市場資訊，人才績效、教育、招募等課程。選擇交由 104 代管薪資，相當於擁有一個顧問團隊，幫助公司解決人資相關問題。
選擇專業的薪資管理夥伴，讓內部管理更安心
Donna表示自從使用薪資代管服務，由於104團隊可靠穩定的服務，公司可將日常瑣碎的加退保、出勤計薪、二代健保與所得稅申報等交給104，而人資人員可將核心的時間心力放在員工績效、薪酬福利、人才招募與法規精進等，做更多增進員工福利、人才發展與勞資關係等的專案。
「104團隊的窗口Betty總能及時將法令資訊更新，讓我們十分放心。所有的資料她都會逐筆協助核對，並且按照彼此規劃好的計薪排程交付資料；配合至今尚無員工反映薪資有計算錯誤。」當薪資計算由專人負責，將錯誤率降至0，員工可以感受到公司的用心，也大幅提升了員工對公司的信任，同時帶動對工作的熱忱，將能更專注投入更多時間心力在產品研發、品質管理等工作，讓公司不斷朝向目標邁進！
深入了解客戶薪資代管需求，提供完善SOP
104薪資代管服務的導入包含：
- 客戶需求及制度訪談：瞭解客戶制度並提供相關服務、系統建議
- 議定服務範疇及費用：合約用印、導入排程安排、前置作業準備
- 薪管服務啟動：確認每月服務時間、系統建置及薪資平測
- 每月薪管服務執行：依據約定時程，如期完成服務事項
建議可以先和其顧問團隊聯繫，確認是否都符合公司目前的需求。
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