即食紅豆水首創品牌,如何借用人事系統節省 70% 人力,打進東南亞實體通路?

企業在導入一個全新的軟體,容易因員工的不適應而導致失敗。即食紅豆水首創品牌—易珈生技採用 104 企業大師後,僅花三週導入時間無痛轉移,並因人事系統提升內部管理效率,持續為海外通路的拓展做好準備

文/104人資學院

每個月心情不開心,一直是許多女性的困擾,這時候來一杯熱呼呼的紅豆水,暖心又暖胃。公司位在台中的易珈生技創辦人吳啟慎,即是看見太太懷孕時的不適,進而開發出風靡全台的即食紅豆水

除了替媽媽們著想,易珈生技的成立更期許能提供更友善的選項,透過天然健康、無負擔方式幫助受肥胖、宿便、皮膚過敏所苦的人。選擇更友善、促進更理想的使用體驗,不只深深影響總經理吳啟慎,同時反應在團隊的經營管理上。

易珈生技吳秉恆副總認為:「公司的核心政策是專注於產品開發、品牌推廣」 期許將人事管理逐步轉型 ,讓非核心業務委外給更專業的廠商

成為企業負擔的往往是看不見的管理成本

在團隊建立初期,易珈生技使用 Excel 做薪水計算;Google 表單進行休假申請、Line、Email 作為上下溝通間的橋梁。「但這樣的管理方式對員工並不友善」身兼公司人資、財務、採購的易珈生技吳秉恆副總經理說。在未導入人事系統前,員工頻頻來詢問特休假還剩多少天、今天打卡有沒有成功,送出的假單遲遲未通過是什麼原因。所有的假勤紀錄都得透過部門主管才能查詢,既不方便,甚至產生許多疑慮。更重要的事,無整合能力的多工具,造成內部管理碎片與分散,令主管們感到困擾。當公司人數慢慢成長,處理例行瑣事累計的時間成本,儼然成為企業巨大的隱形成本。

在 2017 年一例一休的勞動政策公布後,雇主要負擔的勞動成本越來越高。吳副總認為:「公司的核心政策即是專注於產品開發、品牌推廣,我每天都在想如何優化作業流程,使營運更有效率,讓非核心業務委外給更專業的廠商。」也因此讓公司的人資管理逐步轉型。

「選用 104 企業大師 App 打卡後,我再也不必排隊等指紋機,也不再擔心我的指紋掃不過的情形!」負責國內業務部門的王瑞汶經理說

有溫度的系統,大幅縮短系統導入的時間成本

「我們認為 104 為人資服務第一品牌,相信好的品牌能推出周延且先進的管理系統」吳副總表示。很感謝特助慧眼的推薦,讓公司一開始就選擇最適合中小企業的人事系統。不負期待,易珈生技僅花費三週的導入時間即正式上線。

「我們原本是預計兩個月上線,沒想到 104 企業大師的系統教育作業非常用心——導入教學信件、系統教育影片,還有專屬系統顧問全程協助,即時排除困惑」吳副總說。104 企業大師提供合乎體驗的介面,降低使用認知,加速導入流程,並且功能齊全整合薪資計算假勤簽核、行動打卡、勞健保費計算,針對出差至海外的同仁,也能透過系統提出出差旅費報支的表單,進行財務作業。將管理流程化繁為簡,提高全體員工的溝通效率。

除此之外長時間使用舊流程的資深員工,對系統導入後的流程並不感到反感,反而給予我們正面的評價。「選用 104 企業大師 App 打卡後,我再也不必排隊等指紋機,也不再擔心我的指紋掃不過的情形!」負責國內業務部門的王瑞汶經理表示。超乎期待的系統表現,大幅改善公司的人事流程,而產品迭代迅速,每次的改版都看得到進步更是令用戶驚喜,在乎雇主、員工的使用反饋。

系統選品有撇步,這樣挑選成功讓員工欣然接受

「我們認為 104 為人資服務第一品牌,相信好的品牌能推出周延且先進的管理系統」吳副總這樣說。使用 104 企業大師後,受員工滿意的功能除了 App 打卡外,薪資袋內條條列出的薪資組成細節,更幫助企業 HR 與員工建立共通語言,確保薪資細節的認知是否一致。

在眾多系統商中,如何挑選適合中小企業的 eHR 系統,吳副總提供以下五點建議:

導入過程轉換是否順暢?

系統品牌是否值得信賴?

導入後效率是否明顯提升?

導入後員工反應是否普遍正向?

生產價值是否大過於系統成本?

由於每個企業在導入一個全新的軟體都不是件容易的事,易珈生技更於導入期間在內部開了兩場員工導入系統說明會,除了做到系統教育訓練外,也與員工說明選擇 104 企業大師的原因。「與其將企業的薪資機密、人事資料放置於叫不出名字的新創軟體廠商,到不如選擇最大人資品牌的 104 的人事產品更能說服員工,獲得大家的信賴。」吳副總說。

提高全體員工生產價值,僅需每月一杯咖啡的價格

將行政流程化繁為簡、提升全體員工的溝通效率、幫助雇主建構合乎勞動法令的人事規範,是每個人事系統的基本要求。但跟緊時事應用,設身處地為使用者著想的系統,更符合企業的首選條件。「不管是超時提醒功能,或是在 2020 年 3 月疫情高峰期間,104 企業大師迅速更新防疫隔離假,第一時間協助企業做好防疫準備

而吳副總認為選擇 104 企業大師帶來想多意想不到的附加價值,由於 104 集團為人資業界首區指標品牌,成為 104 的客戶能在第一時間接收到人資課程、講座的訊息,像是易珈生技即連續兩年參與薪資調查、出席薪酬研討會,瞭解更多薪酬的市場行情與趨勢;又或是 104 企業大師平台上提供許多免收費的服務—私人秘書滿意度調查等,成為企業人力資源管理的指引方針。

吳先生認為轉型這件事,初期是考驗管理者的意志是否大於員工的反彈怨言;後期則是使用者體驗的價值增長,是否高過維護成本。104 企業大師的功能與收費完全貼近台灣中小企業的使用習慣。「企業每個月僅需付出每位員工一杯咖啡的成本,就能提高全體夥伴的生產價值,這還有什麼好考慮的呢?」

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