「拒絕信」怎麼寫才不傷感情？掌握４大結構，這樣寫就得體
拒絕是個職場上必須面對的難題，但明確給對方一個NO，對大家都好。「寫拒絕信」由於吃力不討好，所以不少工作者會拖拖拉拉，最後就彷彿沒這回事一樣，你也是嗎？職場專家說，假裝若無其事，反而會失去最重要的溝通時機。不論短版或長版，拒絕信都有4個重點：謝謝、訊息、原因、期許。這樣的結構，能禮貌婉拒又不傷感情。
文／胡立宗 由Cheers授權轉載
職場上，不免有需要說NO的時刻。但多數人為了怕傷害別人，於是含混其詞，反而造成誤解與傷害。如何寫出不冒犯人的拒絕信？請跟著本文一探究竟。
讀完這篇文章，你可以學到什麼：
- 拒絕是個職場上必須面對的難題，但明確給對方一個NO，對大家都好。
- 婉拒信有四大原則，「謝謝」、「訊息」、「原因」、「期許」。
- 拒絕信為何重要？因為含混其詞或虛假期待，更為傷人。
多數情況下，職場上的拒絕，並不容易。例如：你可能需要告訴滿懷期待的部屬，「抱歉，這次升遷沒你的份」；或是寫信通知面試者，「不好意思，本公司已經找到其他人了」。
發拒絕信有其必要性，因為吃力不討好，所以不少工作者會拖拖拉拉，最後就彷彿沒這回事一樣。但職場專家說，假裝若無其事，反而會失去最重要的溝通時機。
根據研究，條理分明的拒絕信能夠讓對方知道不足之處，如果真的有心，過一段時間，對方可能就會帶著新練好的本事回來找你。
歐洲管理與技術學院（ESMT）的學者達蘭德（Linus Dahlande）與歐洲工商管理學院（INSEAD）的學者比松卡（Henning Piezunka）就發現，直接了當的「不行」，比拖拖拉拉的「可能可以」，強上百倍。
《哈佛商業評論》指出，作為主管，學習逼自己寫一封直接了當的拒絕信，有助於深思自己想要的是什麼、以及對公司最好的是甚麼。
以《哈佛商業評論》前資深編輯卡麥可 （Sarah Green Carmichael）的選文標準來說，她不要的文章有4類：內容太空泛；與既存文章雷同；太多專業術語；論點缺乏足夠佐證。踩雷的文章，就會收到她不予刊登的拒絕信。
進入實際寫信，該怎麼寫才好？不論短版或長版，拒絕信都有4個重點：謝謝、訊息、原因、期許。這樣的結構，能禮貌婉拒又不得罪人。
以求職來說：
謝謝：感謝你的耐心等候。
訊息：我們沒辦法錄用你。
原因：因為我們有了更好的人選。
期許：希望你能找到更適合的公司。
如果要讓自己感覺不那麼冰冷，稍微客氣一點的短信可以寫成：
某某，你好
謝謝你來應徵職缺，並對本次面試做了充分準備。由於經過評估，你的專長與職缺所需仍存在落差，最終決定不予錄取。這次應徵者數眾多，幾經考量，我們已另擇適合人選。在此，也祝福你能找到適合的工作
○○上
專家建議，文末不要再多說客套、安慰的話，直接結尾、署名，才能避免誤會。
當然，若對方是很有潛力的應徵者，主管可以仔細一點說明他的不足之處，並希望以後其他適合職位開缺時，對方能修正後來應徵。可以這樣寫：
某某，你好
謝謝你的耐心等待，但我們必須很遺憾地通知你，這次未獲本公司錄用。一部分原因是你的英文能力與我們的期待仍有落差，一部分原因，則是相關產業經驗還不夠充足。
不過面試中，我們對你的誠懇態度、反應能力印象深刻，希望以後有更適合你的職缺時，能在應徵、面試名單上看到你的名字。
祝好
○○上
寫好一封拒絕信，掌握三大要素
1. 明確原因
信中，建議明確說明拒絕原因，只要應徵者夠認真進取，之後他的職涯，相信會比現在更好。
2. 勿模糊焦點
指的是主詞要直接說「我」或「我們」，不要推給「老闆覺得」或「其他人認為」，這樣只會給應徵者負面印象，覺得這公司很「黑」。
3. 換位思考
最後，也建議從換位思考的角度給予意見，如果「我」是應徵者，下次哪邊能做得更好。寫明確拒絕的信函並不容易，但千萬記得一點，錯誤的期待只會讓傷害更深，所以語氣要堅定，不能讓對方覺得還有機會。
《Unsubscribe》的作者葛萊（Jocelyn Glei）指出，信中若使用修飾、軟化的贅詞可能會增加收件人的錯誤期待。很多時候，直接講結論，然後署名，才不會浪費彼此的時間。
（原文標題：如何寫一封堅定又不得罪人的「拒絕信」？）
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