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日期 |2021.10.29

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HR該掌握的4種訓練需求調查法|吉兒老師談訓練

文/吉兒老師談訓練為你而讀 授權轉載

千萬不要為了辦訓而辦訓!HR們,今天辦理任何課程都要「師出有名」,透過四種常見方法:法令規範、配合集團政策、公司未來發展策略及善用人脈資源,找出辦理訓練想要解決的問題?辦訓的目的是什麼?

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先前我與為你而讀聯合舉辦線上研討會,分享了HR年度最煩惱的「訓練預算編制與控管」主題後(會後筆記:HR最煩惱的「訓練預算編制與控管」該如何一次就通過?),獲得了巨大迴響,也收到許多企業HR來信詢問。

從來信中,發現許多學習夥伴對「訓練需求調查」這件事也頗為傷神,例如:規劃內容不符合高層期待、參訓員工無心上課。本以為這樣的情況只會出現在中小型企業,原來頗具規模或設有專職的訓練發展部門集團也有類似困擾。

在探討訓練需求來源時,想提醒大家一件事,不管主辦單位是人資、或是需求單位,「千萬不要為了辦訓練而辦訓練」,為什麼呢?因為如果是照著上述方式辦理教育訓練,久而久之,員工對訓練課程一定會失去好奇心和成長的動力。因為訓練無法解決他們工作上的問題,員工會認為人資只是在消耗預算而已,為了辦訓而辦訓。

所以負責教育訓練的你,今天企業要辦理任何課程,都要「師出有名」,一定要問自己:我們要解決那些問題?辦訓的目的是什麼?

年度訓練需求來源管道非常多,今天吉兒老師想跟各位分享個人最常用到的四種方法:法令規範、配合集團政策、公司未來發展策略及善用人脈資源。

訓練需求調查法

訓練需求調查來源1:法令/客戶規範


年度訓練需求來源來自許多構面,通常最顯而易見的就是配合法令/客戶規範。舉例來說,前陣子蘋果公司發布一則新聞:2030年蘋果所有業務及其製造供應鏈都會實現碳中和。這則新聞發佈後,衝擊到許多蘋果的供應商。

如果公司是蘋果的供應商,身為教育訓練規劃者,該如何配合調整年度訓練規劃,協助各單位建構碳中和的知識與技術,讓公司生產標準能符合蘋果公司的需求。

又例如2017年正式實施洗錢防制法,金融業配合法令辦理了許多與洗錢防制相關的專業知識課程,避免員工因工作誤觸法令,造成公司/客戶重大損失

簡單來說,配合法令/客戶規範,幾乎是企業最容易鎖定的年度訓練需求來源之一。

訓練需求調查來源2:配合集團政策


其次是配合集團政策。通常具備相當規模的集團,都會依據其發展策略擬定1-2年的訓練執行計劃,對子公司而言,這也是教育訓練最常見的訓練需求來源之一。

身為HR的你,千萬不能錯過集團媒體露出的相關新聞,或許你可以從中發現許多集團策略或是全球布局的重點,而這些短短的新聞稿或是媒體採訪資料,都是HR在規劃年度訓練時,應該掌握的訓練需求來源。

訓練需求調查來源3:公司未來發展策略


對教育訓練人員來說,最痛苦的莫過於不清楚公司發展策略為何。因為教育訓練人員,較少有機會參與公司的策略會議。有時人資主管獲邀參加策略會議,但未能把公司未來發展策略訊息有效轉達也是枉然。

那該如何解決這個問題呢?建議教育訓練人員可以運用「年度訓練預算調查」作業,搭配「訪談法」進行資訊收集。

因為策略會議參加單位,除了董總的幕僚單位外,一定會有業務單位、研發單位、生產單位…等,他們一定也很清楚公司未來一到三年的發展方向為何?策略重點為何?透過與各單位主管的訓練需求訪談過程,除了蒐集你所需要的訓練規劃相關資訊外,有時可能還能獲得一些額外的訊息呢!

除此之外,有些公司會透過媒體曝光來讓更多人了解他們的新產品或是未來發展策略、甚至是新年前後舉辦尾牙或春酒中的高階主管致詞,如果你願意花心思,相信從這邊也可以獲得不少辦訓的蛛絲馬跡。

訓練需求調查來源4:善用人脈資源

善用人脈資源,對教育訓練人員來說也是非常重要的,組織高層的幕僚單位,例如總經理室、企劃室等,由於他們跟高階主管的聯繫最為頻繁,幾乎大大小小會議都會參加,你也可以藉由與幕僚單位的訪談過程中,掌握高階主管的想法或是公司發展方向,進而從中連結到年度訓練規劃。

因為篇幅關係,吉兒老師簡單向大家介紹個人常用的四種方法,當然,還有其他的年度訓練需求來源管道,大家可以集思廣益想想看。

下一篇,吉兒老師將與大家分享「課程需求調查」實務做法,我們將更深入聊聊如何舉辦一個各單位主管或是員工都期待的訓練課程,從分享中,讓你知道HR要如何蒐集有效的辦訓資訊喔!

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