跟主管報告，你懂預判提問嗎？用AI分析「主管會問什麼」，5大主管風格對策

跟主管報告，總是被問得猝不及防？主管到底想聽什麼？作者建議，報告前先想主管會問什麼，讓會議從被動防守變主動引導，把思維從「我想說」翻轉為「你想聽」。解析5大主管風格，並結合AI指令，幫你預判尖銳提問、補足簡報盲點。本文節錄自《高效職場生存法圖解》。

文／趙胤丞、電腦玩物站長Esor

本文目錄（點擊可快速前往）

你的報告有盲點嗎？準備「主管提問清單」從主管視角看報告

先想主管會問什麼，讓會議從被動防守變主動引導

你很用心準備了簡報資料，但對主管、客戶而言這還不夠，因為他們往往會提出一個讓你措手不及的問題，而被突襲而心慌意亂的你將原本準備好的報告節奏就全部被打亂，最後變成一場糟糕的報告。

我曾經就是那個把所有資料堆滿簡報、以為這樣最保險的人。直到有次對外提案，對方老闆一句：「請問你們的轉換率目標是怎麼估算出來的？」我當場語焉不詳，最後提案失敗。那一刻我才明白，「預判提問」不只是防範於未然，更是對對方思考方式的尊重與專業表現。

這篇文章將帶你進入「主管預判提問清單」思維核心。幫助你學會用主管／聽眾視角來組織報告思維與問答的工具，從容應對任何突襲提問，為你贏得這一次提案、下一次舞台機會。

概念	說明	關鍵效益
預判提問	會前預想主管可能提出的問題，先備好邏輯與材料。	回答更有條理、更具說服力，臨場不失分。
視角翻轉	內容順序從「我想說」→「你想聽」，優先回應對方核心關注。	大幅提升溝通效率與共鳴。
風格應對	依主管提問風格（績效／流程／風險／資源／策略）客製化內容。	展現對決策者思維的洞察，提升信任。
AI預演	用AI模擬主管發問，強迫看見盲點與漏講。	會前補洞，讓準備滴水不漏。
一頁清單	把所有「視角 × 問題 × 準備物」收斂成一頁筆記。	會前速讀、會中備查、會後追蹤。

應用情境

這套方法適用於任何你預期會產生關鍵決策的會議，特別是：專案企劃、進度更新、年度成果報告，以及任何需要對外提案的場合。當你必須在有限時間內取得主管或客戶的信任與支持時，這份清單就是你最強大的武器。

技巧提醒

會議報告不是要展示我有多努力，而是提供判斷：報告的任務是幫主管完成第一層判斷，解決主管相對在意的具體問題。因此，要記得把順序從「我→你」翻為「你→我」，這樣就是「聽眾導向」的做法，先回應對方最在意的問題，從對方的觀點、需求出發，再補上我想說的背景或決策。

---

預判「主管會問什麼」操作教學：5步準備你的會議防彈背心

如果把主管臨時的提問當作是一發突襲的箭的話，如果有防彈背心可以提升我們在會議中的生存機率。而你的會議防彈背心是一份「主管情境預判提問清單」。每一位主管都有自己發問的方式，都藏著獨特的風格與偏好。這份清單就是你用來訓練自己快速切換視角，提前掌握不同主管會從哪裡突襲的指南。

【STEP 1】會前15分鐘快速準備

一場好的報告，不是只有準備好自己想要說的內容，更重要的是準備好主管、客戶可能會問的問題，讓報告過程自己應對自如並讓主管/客戶信服：

1. 寫下本次會議的決策點（預算核可、時程調整、資源調度……）。
2. 列出下面五種視角各1–2題可能被問的問題。
3. 為每題配對可驗證證據與替代方案。
4. 把報告順序調成「你關注→我回應」，確認自己報告中能直接解答關鍵疑問。

【STEP 2】洞悉主管提問風格，準備好應對

知己知彼，百戰百勝。有時候我們「非常努力」做報告，結果會議中依然被打槍，很有可能我們做的只是「自己的報告」，而不是「對方想知道的報告」。

這時候，不妨花一點點時間，先分析報告對象（通常是主管、客戶）是哪一種風格，更容易提出有效的應對策略。

主管風格	特徵與關注點	預判問題（可能被問）	應對要點（準備與回應策略）
績效導向型主管	聚焦KPI、ROI、投入產出比	你們估算的ROI是基於哪些假設？	清楚列出ROI的關鍵假設，準備悲觀情境的預估數字與停損點，展現風險意識及計劃可信度。
流程效率型主管	關注流程瓶頸與效率提升	最近一個階段哪個環節進度最慢？原因是什麼？	準備關鍵路徑分析，點出瓶頸並說明根本原因，同時提出多個修正方案供比較與決策。
風險控管型主管	擅長找出潛在盲點與風險	萬一市場反應不如預期，我們的停損點和備案是什麼？	提供成功與失敗案例對照，強調學習與改進機制，展現本次專案如何有效規避風險。
危機處理型主管	對風險高度敏感，重視現況與止損策略	請用最簡潔的方式告訴我「到底發生了什麼事」？	用時間軸清楚呈現事件經過，立刻說明目前情況是否受控，及已採取的緊急行動與後續安排。
跨部門協作型主管	關注資源整合與部門配合度	這個專案需要哪些跨部門資源？已經和相關部門確認或協調好了嗎？	準備資源需求列表，清楚呈現與各部門的溝通紀錄、支持意願與具體承諾，提高決策信任與執行力。

【STEP 3】把「你→我」的開場說好

原本開場：「我們三階段……先講背景……」，其實已經是很好的報告方式。但如果我們要開的是專案「過程中」的問題解決會議，那麼下面的預判提問開場或許更好。

預判式開場：「上次您特別關注ROI，我先報告目前轉換率與投入產出，比對原目標差異，再補充執行細節。」

先送上對方在意的答案，再補過程與脈絡，你的開場會更快被對方點頭認可。

【STEP 4】如何用ChatGPT預演主管提問？

這是一個超級實用的黑科技：利用AI來預演主管提問，強迫自己看見簡報中的盲點。

1. 準備簡報摘要：將你的簡報內容精簡成條列式，包含專案名稱、目標、挑戰、成效預估與團隊配置。
2. 把簡報摘要輸入ChatGPT，並利用下面提問指令，跟AI討論：

請模擬一位高階主管，針對上方簡報摘要，從以下五種視角各提出至少一個尖銳且具挑戰性的提問，並附上我應準備的資料或補充內容建議：

1. 績效導向  2. 風險控管  3. 流程效率  4. 資源配置  5. 策略整合

3. 整合為「一頁式預判清單」：將AI提出的問題與建議整理成一張表格。

這張表就是你面對任何會議的「會議金鐘罩」，讓你提前思考更深層次的問題，讓你的準備工作滴水不漏。

NOTE：AI預演怎麼降低公司機密資訊外洩的風險？

進行AI預演時，難免會擔心「這樣會不會把公司機密資訊上傳？」的疑慮。以下做法可以降低風險：

• 抽象化專案名稱：把真實專案代號、公司名稱、客戶名稱改成「專案A」「客戶B」。
• 模糊化敏感數字：將營收、預算、客戶數換成「X 億元」「Y%」「Z 人次」。
• 泛化內部挑戰：別寫「A部門主管抗拒」，改為「跨部門溝通阻力」，避免提及員工姓名或職稱。
• 只保留結構，不放細節：上傳五大欄位骨架即可（專案名稱／目標／挑戰／成效預估／團隊配置）。
• 會後再人工補細節：拿到AI的問題清單後，你再Offline補回真實資料。

【STEP 5】打造你的「一頁式預判清單」

一旦清單成形，你的會議前流程就變成：先讀清單、確認證據都在、檢查簡報順序。會中帶著清單，必要時翻到對應欄位，讓你的回答有跡可循。

視角	預判問題	我應準備的證據／補充
績效	轉換率提升15%的依據是？	過往實績、估算模型、競品對照、區間敏感度。
風險	若頭部KOL不成，影響與備案？	次級KOL名單、替代內容策略、成效推估、風險分級。
流程	高併發壓測卡點？是否延誤上線？	壓測報告、瓶頸描述、修正時程、需要的資源。
資源	已花50萬用在哪？剩餘100萬如何最有效？	明細、ROI試算、三種配置情境。
策略	與主業協同與長期定位？	策略對齊圖、跨部門整合效益、路線圖。

---

AI指令分享：讓AI幫忙看報告，預判主管提問清單

設計一個AI指令，分析目前報告並提供簡單版預判提問清單：

請閱讀以下報告摘要，模擬成為會議主席，從績效、風險、流程、資源、策略五大視角，各提出2個最有可能被主管追問的問題，並為每個問題列出我會需要的支援證據或佐證資料。最後請幫我整理成表格，欄位包含：視角、問題、建議補充資料。

---

預判主管提問的方法論反思與實踐

▪ 為什麼資料越多，越講不出重點？

為什麼明明準備了滿滿資料，主管卻常用一句「重點呢？」、「然後呢？」打斷？因為我們還停在「我想說的內容＝對方想聽的」的預設思考中，而非「聽眾導向（你想聽、你想問）」。

預判提問的價值，在於把「資料搬運」轉成「判斷設計」。當你用五種視角反向設計內容，會議就從資訊播放變成決策推進。再加上 AI 預演，你被迫提前看到盲點與薄弱環節。

這不是防禦性報告，而是更成熟的主動型報告：敢於承認未知、清楚標示假設、能提供備案。

▪ 預判不是為了討好主管，而是建立信任機制

這樣簡報的長期實作收益是主管與您的信任路徑快速建立：主管從「臨場考驗你」變成「決定授權你」，因為你已證明自己會在會議前替他想一步，會議中替他省時間，會議後替他把事推動。

當你回頭檢視自己過去的簡報失誤，就會發現多數失敗都不是因為資訊不足，而是因為沒有把資料轉換成「主管想要詢問的問題」與「主管想要聽到的判斷」。

預判提問讓你強迫自己站在「決策者立場」思考：這個決策影響的是什麼？成功與失敗的訊號/關鍵是什麼？這些問題寫在清單上，你會更知道該去哪裡找數據、該如何整理備案，也會更清楚哪些地方一定要先說、哪些細節可以後補。

▪ 預判清單也是跨部門協作的共識工具

當你參加跨部門專案或面對客戶簡報時，預判清單還有一個額外的好處：它讓團隊可以快速對焦。每個角色都能把自己會被追問的題目貼到清單裡，會議前一起檢視哪裡缺資料、誰負責回答哪一題。這樣會議就不再是臨場互丟球的混亂，而是像排練過的接力賽，輪到誰就由誰接球、再傳給下一棒。

▪ 把預判提問變成日常習慣的三個自我檢查點

我自己的做法是：每完成一次重要會議，就把臨場被追問的新題目補回清單，並註記「這題的最佳回答素材」。久而久之，你就會累積出專屬於自己的預判資料庫。下次遇到類似場合，只要翻出舊清單就能立刻抓到重點。

這不只是節省時間，更是建立職場專業品牌的方式：主管會知道你總是準備得很完整，同事也會願意跟你合作，因為他們知道你能帶著團隊一起過關。

▪ 面對無法預測的問題時，成熟的回應方式

如果會議中你還是被問到無法回答的問題（一定會！），請記得：勇敢承認「這題我沒有預想過，可以給我一點時間研究分析嗎？」這總比硬著頭皮亂講更好。你可以請主管給你一點時間，就算會議後再提供完整、精準的答案，但也展現了你的誠實與專業。

從今天起，為每場重要會議準備一張一頁式預判提問清單：拆解決策者視角、標出差異與證據、提前練習回應。把資訊換成決策、清晰換來信任，你在會議上的存在感，會從被動應答，變成主動推進進度的專業人士。

---

預判主管提問實戰QA：怎麼準備應對問題？

1. 我該如何準備這麼多不同的問題？

解答：你不需要準備所有問題，而是要準備「五種視角」的回答。這份清單的目的是讓你訓練自己切換思維。一旦掌握了這五個視角，無論主管怎麼問都能「從從容容、游刃有餘」。

2. 預判提問會讓我變得太過防禦性嗎？

解答：不會。這是一個讓你「預先思考」的工具，而不是「預先設防」的武器。當你預想過所有問題，你的回答會更有深度與邏輯，主管會感受到你對專案的掌握細膩程度。

3. 我該如何將這套思維融入日常？

解答：報告的價值不是你展現「做了多少」（過去），而是你幫助對方「快速做出決定」（未來）。你的每一次彙報，不只在開會而已，其實你正在建立專屬於你的專業品牌與累積信任。

在每一次報告之前練習問自己問題，把預判提問內化成職場DNA，其實是在練習如何更了解任務，並掌握任務推進的關鍵要素。

節錄自：創意市集《高效職場生存法圖解：工作被打斷、時間很零碎、會議一大堆也能高產出的技巧》／趙胤丞、電腦玩物站長Esor 著