用ChatGPT Work整理名片、簽到表！建立Excel聯絡人清單，統一格式、合併重複資料

收集到的名片、手寫簽到表、舊聯絡資料超難整理？作者示範用ChatGPT Work讀取名片、手寫簽到表與舊CSV，教你擷取聯絡人資料並建立Excel清單，逐步統一公司名稱、電話與職稱格式，合併重複資料，快速完成部門共用聯絡人名單。本文節錄自《ChatGPT AI Agent 工作術》。

文／施威銘研究室

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名片、簽到表和舊CSV散一堆？整理成部門共用聯絡清單

活動、展會或客戶拜訪結束後，聯絡資料常常散在不同地方：有人拍了名片，有人留下手寫簽到表，資料夾裡還有一份很久以前整理過的聯絡人CSV。這些資料如果沒有統一整理，很容易出現同一家公司重複建檔、電話格式不一致、窗口資料缺漏，或找不到後續該聯絡誰的問題。

本節將透過ChatGPT讀取名片照片、簽到表照片與既有CSV，整理成一份部門共用的聯絡人清單。完成後，Excel會保留原始擷取結果、格式統一後的資料、共用聯絡清單，以及仍需人工確認的項目，方便後續查找、分類與分工。

• 必備工具：
  • 桌面版ChatGPT：切換至Work模式（免費版帳戶目前可以透過桌面版使用Work模式，但無法透過網頁版及手機版使用。）下載ChatGPT Windows桌面版>>
  • 範例資料檔：此範例包含名片照片、手寫簽到表照片及既有的聯絡人CSV。
  • Spreadsheets外掛：用來建立Excel檔案。
  • Microsoft Excel：檢視外掛生成的檔案是否正確。

註：Spreadsheets外掛中包含兩種不同用途的技能：Spreadsheets與Excel Live Control。本例使用Spreadsheets技能，用來建立及整理試算表；另一項Excel Live Control則可直接操作目前桌機中開啟的Excel。

【步驟1】先擷取資料，不急著合併

面對格式不同的聯絡資料時，不建議一開始就要求ChatGPT同時清理、合併及刪除重複項目。一旦辨識錯誤，會很難判斷問題出在資料擷取還是後續整理。

首先，將名片照片、簽到表照片與舊聯絡人CSV集中放入同一個資料夾。接著在桌面版ChatGPT切換至Work模式，建立專案並選擇該資料夾作為工作資料夾，讓ChatGPT可以直接讀取其中的所有檔案。

這一步只先擷取各來源中的聯絡資訊，建立初步清單，不進行格式修改或重複資料合併。完成後，再檢查姓名、公司名稱、電話與Email是否讀取正確。

提示詞

@Spreadsheets
請整理工作資料夾中的聯絡資料檔案，包含名片照片、手寫簽到表照片與舊聯絡人CSV，並先建立一份新的Excel初步清單。請先擷取以下欄位：姓名、公司名稱、職稱、電話、Email、網站、資料來源、備註。
先不要合併重複資料，也不要更動資料格式。請列出你認為後續需要統一格式或人工確認的項目即可。

注意！雖說可以直接在ChatGPT中檢視建立完成的Excel檔案，但因為顯示的視窗寬度有限，一旦檔案內容太多，就常會需要用到滑桿拖曳顯示被遮住的內容，建議直接使用Excel開啟檔案檢視內容。
1. 右鍵點擊檔名後 2. 選擇在Default App中開啟，即可使用Excel開啟檔案。

確認初步清單沒有明顯的辨識錯誤後，就能根據這些問題統一資料格式。

【步驟2】統一名稱與格式，並補上分類

同一家公司在不同資料來源中，可能分別使用中文名稱、英文名稱或簡稱，例如華碩、ASUS與ASUSTeK Computer Inc.。電話也可能同時出現+886、區碼、分機或缺少區碼等不同寫法。

如果沒有先統一這些內容，後續篩選或合併資料時，同一家公司或聯絡人就可能被判斷成不同對象。

這一步除了整理公司名稱與電話，也會加入廠商分類、職稱中文說明及待確認欄位，讓聯絡清單更容易查找與分工。

提示詞

@Spreadsheets
請根據前一步的「待確認項目」，將初步聯絡清單整理成一張新的「格式統一後清單」。
請協助完成以下整理：
1. 統一公司名稱，將同一家公司的不同寫法整理為一致名稱。
2. 統一台灣電話格式；缺少區碼時，在備註標示「需確認區碼」；非台灣電話則保留原格式。
3. 新增「廠商分類」欄位，依照公司性質分類。
4. 新增「職稱中文說明」欄位，補充英文職稱的中文說明，不要覆蓋原始職稱。
5. 新增「待確認」欄位，記錄無法判斷的姓名、公司名稱或電話。
請保留原本的初步清單，另外建立新的工作表，不要直接覆蓋原資料。

格式統一後，原本寫法不同的公司、電話與職稱就有了共同的比對基準，接下來才能比較可靠地判斷重複資料。

【步驟3】合併重複資料，建立共用清單

這一步要根據公司名稱、姓名、電話與Email交叉比對。能明確判斷為同一人的資料才進行合併；資訊不足或比對結果不明確時，則保留到待確認清單，不直接刪除。

提示詞

@Spreadsheets
請根據「格式統一後清單」，比對公司名稱、姓名、電話與Email，建立一份「共用聯絡清單」。能明確判斷為同一人的資料請合併，保留較完整的聯絡資訊，並記錄所有資料來源。
如果無法確定是否為同一人，請移至「待確認資料」工作表，不要直接合併或刪除。

到這裡，散落在名片、簽到表與舊CSV中的聯絡資訊，就整理成一份可以共同維護的部門清單了！本例刻意將流程拆成「擷取資料、統一格式、合併重複資料」3個階段，讓每一步都能先確認結果，避免前面的錯誤一路帶進最終清單。

節錄自：旗標科技《ChatGPT AI Agent 工作術：87 個職場實作範例 | ChatGPT Work × Plugins × Skills》／施威銘研究室 著