接待安排訂房、接機、訂餐廳英文怎麼說？附住宿交通餐飲接待例句影音
外賓來訪要訂房、接機、安排晚餐？先問需求、提出選項、確認細節3步驟，本文整理住宿交通餐飲完整英文例句和影音示範，方便轉換成自己的接待情境。
文／104學習
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外籍訪客即將來公司，你需要協助訂房、安排接送和晚餐。看起來只是幾項行政工作，真正開始聯絡時，卻發現問題接連出現：入住與退房是哪一天？班機抵達時間等於接車時間嗎？訪客說不吃某種食物，是偏好，還是需要特別處理的飲食限制？
接待安排的英文，不只是把飯店、車子和餐廳翻譯出來。更重要的是，把需求問清楚，讓訪客能做選擇，並分辨哪些事項已確認、哪些還在詢問。先掌握一個順序：先問需求、提出選項、確認細節。
搭配本課程5分鐘影片，先聽英文示範，再跟讀並換成自己的接待情境。以下姓名、日期、時間與行程均為假設案例，不代表實際預訂或服務資訊。
一、住宿：先確認日期與需求，再協助訂房
協助住宿時，先問入住與退房日期，不要只問「住幾天」。例如：
What are your check-in and check-out dates?
請問您的入住與退房日期？
日期之外，也要了解入住人數、房數、預算與位置偏好。預算最好說明幣別，以及每房每晚的範圍，避免雙方理解不同。
What is your budget per room per night?
請問每房每晚的預算是多少？
提出選項時，把差異說清楚，讓訪客決定。例如詢問是否偏好公司附近的飯店：
Would you prefer a hotel near our office?
您會比較希望住在我們辦公室附近的飯店嗎？
詢價階段要查清楚是否有房、費用包含哪些項目、如何付款，以及取消條件。還沒取得飯店確認，就不要說已經訂好了，可以改成：
I’ll check availability and confirm the details with you before booking.
我會先查詢是否有空房，並在預訂前與您確認細節。
訂房後，再核對日期、房型與訂房姓名。例如確認10月12日入住、15日退房，共3晚。把日期寫成英文月份與日期，也能降低純數字日期被不同習慣解讀的機會。
二、交通：確認班機，也確認實際會合方式
如果訪客需要機場接送，先確認是否需要，再取得航班資訊：
Would you like us to arrange an airport pickup?
您需要我們協助安排機場接送嗎？
Could you send me your flight number and arrival time?
可以請您提供航班號碼與抵達時間嗎？
另外確認抵達日期、機場、航廈、乘車人數與行李件數。這些資訊會影響車輛安排；若有特殊乘車需求，也應事先詢問。
班機抵達時間，不等於可以上車的時間。訪客還需要完成入境與領取行李。接送業者確認後，再提供會合地點、接車安排與聯絡方式；不要只寫「司機會在機場等您」。
I’ll send you the meeting point and the driver’s contact details once they’re confirmed.
會合地點與司機聯絡資訊確認後，我會傳給您。
假設安排飯店到公司的接送，可以這樣核對：
Please meet the driver in the hotel lobby at eight thirty tomorrow morning.
請明天早上8點半在飯店大廳與司機會合。
口頭上說「明天」很自然，但書面行程最好加上實際日期，註明使用當地時間。若航班或行程改變，要更新相關安排，並請訪客確認收到了新版資訊。
三、餐飲：先問限制，再選餐廳
用餐安排先確認人數、時間與地點，再詢問飲食需求。不要直接假設每個人都能吃同一套餐。
Do you have any food allergies or dietary restrictions?
請問您有食物過敏或飲食限制嗎？
也可以接著問菜色偏好：
Would you prefer local food or another type of cuisine?
您比較想吃當地料理，還是其他類型的料理？
偏好和限制要分開記錄。像是「喜歡清淡」和「需要避免某種食材」，不能混成一句「不太喜歡」。取得必要資訊後，向餐廳確認能否配合；不能只因菜名看起來合適，就替餐廳保證符合需求。
I’ll check with the restaurant before confirming the reservation.
我會先向餐廳確認，再確認訂位。
當餐廳確實確認後，才說明預約結果。例如3人、晚上6點半的餐桌；完整行程還需要餐廳名稱、日期與地址。
四、最後用一份摘要，收好所有安排
把住宿、交通和餐飲分成3欄，每項標示「已確認」或「待確認」，附上必要的日期、地點與聯絡方式。這比把資訊散落在多封訊息中，更容易核對。
Could you review the itinerary and let me know if anything needs to change?
可以請您確認行程，並告訴我是否有需要調整的地方嗎？
付款也要事先確認，不要把「我們協助安排」說成「公司會負擔費用」。可詢問：Will you be paying directly, or should we bill your company?意思是「您會直接付款，還是需要向貴公司請款？」實際方式仍需符合雙方約定。
跟著影片做兩個練習
第一個練習：如果來賓只說「中午到」，你還需要哪些資訊？至少補問日期、航班、機場與航廈，再確認接送需求、人數和行李。
第二個練習：如果餐廳尚未回覆能否配合飲食需求，你能說晚餐已全部安排好了嗎？先說明正在確認，取得回覆後才更新狀態。
把自己的下一次接待行程列成清單：需求是否問齊？選項是否清楚？哪些已確認？還缺什麼？英文不必複雜，只要把每個安排的狀態和下一步說明白，就能減少來回追問，讓訪客更安心。
