Excel交給Claude整理資料怎麼做？空值、重複、格式三種檢查與資料字典範本
把Excel丟給AI做看板，業績卻和財務報表對不起來？先請Claude檢查空值、重複和格式，只列問題不要改；由你決定怎麼整理、保留原檔與修改紀錄，再把每個指標寫成資料字典。附檢查提示詞、資料字典範本與回購率定義練習。
本文目錄
- 先認識：怎麼把Excel交給Claude？
- 方法：整理資料分三步
- 為什麼要寫這麼細？
- 小技巧：讓Claude先起草字典
- 三個職場情境（假設情境）
- 小提醒：上傳前，先把個資換成代號
- 三個常見錯誤
- 練習：幫「回購率」寫一個定義
- 課後五分鐘實作
- 一句話回顧
把Excel丟給AI，十秒就做出看板，但上面的業績，比財務報表多了一成。
問題通常不在圖表。AI畫圖很快，但它是照你給的資料算。資料裡有重複的列，業績就會灌水；有空白，可能被當成零；同一區寫成兩種名字，就會被拆成兩區。
上一堂我們寫好了需求卡。下一步不是急著畫圖，而是整理資料。這堂課的目標是：先把資料整理乾淨，再把每個數字定義清楚。
一句話記住今天的原則：資料先對，看板才對。
搭配本課程5分鐘影片，先看重點，再用下面的整理與練習確認理解。
先認識：怎麼把Excel交給Claude？
現在可以直接把Excel檔上傳給Claude，它會讀表格、計算，也能把整理好的檔案交還給你。
上傳Excel（XLSX）檔之前，要先在設定裡開啟「程式碼執行與檔案建立」功能，免費方案也能使用。功能和方案常會調整，以2026年11月Claude官方說明為準。
方法：整理資料分三步
| 步驟 | 做什麼 | 重點 |
|---|---|---|
| 一、先檢查 | 找出空值、重複、格式問題 | 只列問題，不要改 |
| 二、再整理 | 你確認後才修改 | 保留原檔與修改紀錄 |
| 三、最後定義 | 寫成資料字典 | 名稱、算法、來源、單位 |
步驟一：先檢查三種髒資料
以貫穿全系列的「業務週報」為例（假設資料），短短五列就藏了好幾個問題：
| 日期 | 區域 | 業務 | 出貨金額 | 問題 |
|---|---|---|---|---|
| 2026/11/2 | 北區 | 業務A | 52,000 | — |
| 11月2日 | 台北 | 業務B | 48000 | 日期、區域 |
| 2026/11/3 | 中區 | 業務C | （空白） | 空值 |
| 2026/11/3 | 中區 | 業務C | （空白） | 重複 |
| 2026/11/4 | 南區 | 業務D | 三萬五 | 金額 |
最常見的三種問題：
- 空值：金額沒填，是那天沒賣，還是漏填？
- 重複：同一筆資料貼了兩次，業績就灌水。
- 格式：日期有兩種寫法、北區和台北混著用，金額還寫成國字。
關鍵是請Claude先列問題，不要直接動手改。 你可以這樣說：
這是業務週報的Excel。先不要修改，請檢查空值、重複和格式不一致，列成問題清單，每個問題附上列號和你建議的處理方式。
有了列號，你才能回到原始檔一筆一筆對照。
步驟二：你決定怎麼改，Claude幫你改
看完問題清單，由你決定怎麼處理，再請Claude照做：
- 空值：先問原始負責的業務，不要讓AI自己補數字。
- 重複：確認真的是同一筆，才刪掉。
- 格式：統一寫法，例如日期統一成同一種寫法，區域只留「北、中、南」三種。
最後請它另存一份新檔，原始檔留著，並列出改了哪幾列。之後數字對不起來，才查得回來。
步驟三：寫一份資料字典
把每個指標寫進資料字典：名稱、算法、來源欄位，還有單位和注意事項。以業務週報為例（假設情境）：
| 指標 | 算法 | 來源欄位 | 注意事項 |
|---|---|---|---|
| 週業績 | 本週出貨金額加總 | 出貨金額 | 元；不含退貨 |
| 週成長率 | （本週 − 上週）÷ 上週 | 出貨金額 | %；上週為0不計算 |
| 目標達成率 | 本週業績 ÷ 本週目標 | 出貨金額、目標 | %；目標由主管每月設定 |
為什麼要寫這麼細？
因為一碰到例外，大家的算法就不一樣了。
上週業績是零，成長率要怎麼算？有退貨，要不要先扣掉？這些先寫在資料字典裡，看板、月報和財務的數字才對得起來。
同一個名字，只能有一種算法。
小技巧：讓Claude先起草字典
字典不用自己從零寫，可以請Claude根據資料和需求卡先起草：
根據這份資料和需求卡，幫我起草資料字典，算法不確定的地方標出來問我。
最後那一句很重要，它常會提醒你沒想到的例外。你回答完，再請它把字典整理成表格，放在Excel的另一個工作表。
三個職場情境（假設情境）
情境一：人資專員整理招募報表
- 常見問題：同一個人應徵了兩個職缺，算兩次？
- 要先定義：應徵人數
- 定義：以人計算，同一人只算一次
- 延伸：想看各職缺熱度，就另外設一個「應徵次數」
情境二：客服主管整理進線紀錄
- 常見問題：時間有的寫14:05，有的寫下午2:05
- 先整理：請Claude統一成24小時制，否則下午兩點的電話，可能被算成凌晨兩點
- 要先定義：平均等待時間
- 定義：從進線到接起，以秒為單位
情境三：行銷專員整理活動名單
- 常見問題：同一個Email，有的大寫、有的小寫
- 先整理：統一成小寫再去重複，否則名單數變多，每筆名單成本就被算低了
- 要先定義：每筆名單成本
- 定義：花費 ÷ 不重複名單數
小提醒：上傳前，先把個資換成代號
上傳之前，先確認公司的AI使用規定，再把個人資料拿掉：
- 客戶姓名、電話、Email：刪掉或換成代號
- 業務員姓名：改成業務A、業務B
做看板看的是加總和趨勢，代號完全不影響結果。
三個常見錯誤
- 讓AI直接改資料。 最後不知道改了什麼，數字對不起來也查不回去。
- 空值讓AI自己猜。 補上去的數字看起來很合理，但沒有人能說明它從哪來。
- 指標名稱一樣，算法各寫各的。 每份報表的「週業績」都不同，會議上又要先爭論誰對。
練習：幫「回購率」寫一個定義
看板上要放「回購率」，它到底怎麼算？請寫下三件事：
- 算法是什麼？
- 看多長的期間？
- 從哪個欄位來？
參考答案
- 算法：近90天內購買兩次以上的客戶數 ÷ 有購買的客戶數
- 期間：近90天，每週更新
- 來源：訂單明細的客戶代號與日期
期間和次數可以依你的產品調整，重點是寫下來、大家用同一個。
課後五分鐘實作
挑一份你最常報告的數字所在的Excel：
- 先確認公司的AI使用規定，把個人資料刪掉或換成代號。
- 上傳給Claude，用上面的檢查提示詞，請它先列問題清單，不要修改。
- 逐項決定空值、重複、格式怎麼處理，再請它照做、另存新檔，並列出改了哪幾列。
- 請它根據資料和需求卡起草資料字典，回答它標出來的問題。
- 至少把一個指標的名稱、算法、來源欄位和注意事項寫清楚。
歡迎把你的資料字典分享到「AI趨勢報」教室，和其他會員交流。
一句話回顧
先請Claude檢查空值、重複和格式，只列問題不要改；由你決定怎麼整理、保留原檔和修改紀錄；最後把每個指標寫進資料字典。
資料來源與教學說明
本文搭配104學習「5分鐘學會用AI做Dashboard」系列免費課程。文中的業務週報資料、職場情境、練習與提示詞範例皆為原創假設情境，用來示範方法，不代表任何公司的真實數據。把公司資料交給AI之前，請先確認公司的AI使用規定，並把個人資料刪除或換成代號。
資料來源與查證日期：2026年11月（Claude功能與方案資訊以2026年11月官方說明為準，實際以官方最新公告為準）。
用AI做Dashboard系列｜七堂一起讀
- 第1堂｜用AI做Dashboard前先問什麼？誰要看、做什麼決定、看哪些數字，三問寫出需求卡
- 第3堂｜用Claude做Dashboard提示詞怎麼寫？需求卡＋資料＋格式，一段做出第一版
- 第4堂｜Dashboard版面與圖表怎麼選？KPI到明細五層排法、選圖對照表與配色原則
- 第5堂｜AI做的Dashboard數字對嗎？對總數、抽三筆、查邊界，十分鐘驗收再分享
- 第6堂｜Dashboard篩選器怎麼加？三種互動、篩選最多三個與預設值設定
- 第7堂｜Dashboard怎麼每週持續更新？固定格式、固定流程、過期提醒，何時交給IT
- 和「AI趨勢報」教室一起交流：分享你的看板與提示詞
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