Dashboard怎麼每週持續更新？固定格式、固定流程、過期提醒，何時交給IT
看板做好第三週，上面還是第一週的數字？用固定格式、固定流程、過期提醒三個關鍵，把更新變成每週一的五個步驟，十分鐘內做完；並說明Claude Dashboards測試版與何時該交給IT或BI工具。附更新提示詞與系列回顧。
本文目錄
- 方法：持續更新的三個關鍵
- 更進一步：讓資料自己連進來
- 什麼時候該交給IT或BI工具？
- 三個職場情境（假設情境）
- 三個常見錯誤
- 練習：幫你的看板寫一份更新流程
- 課後五分鐘實作
- 系列回顧：七堂課，一張會持續用的看板
- 一句話回顧
看板做好的第一週，主管很滿意；到了第三週，上面還是第一週的數字。
看板的價值，不在做出來的那一天，而在之後的每一週。只做一次的看板，很快就沒人看；每週更新，才看得出趨勢、提早發現問題。
所以這堂課的目標是：讓更新簡單到「每週十分鐘」就能做完，把看板從一次性，變成持續用。 每週十分鐘，換來主管每週都能看到最新的數字。
搭配本課程5分鐘影片，先看重點，再用下面的整理與練習確認理解。
方法：持續更新的三個關鍵
| 關鍵 | 重點 |
|---|---|
| 固定格式 | 欄位名稱、順序，每週都一樣 |
| 固定流程 | 誰、什麼時候，照同一個步驟 |
| 過期提醒 | 截止日超過七天，看板自己提醒 |
關鍵一：固定格式，每週的資料長得一模一樣
- 欄位名稱、順序和日期格式都固定。
- 從系統匯出時，用同一個報表範本。
- 檔名加上日期，例如「業務週報_20261109」。
格式一變，Claude就可能算錯。 第二堂整理資料的規則，也要跟著固定下來。如果系統換了報表格式，先更新資料字典，再更新看板。
關鍵二：固定流程，每週一同樣五個步驟
以貫穿整個系列的「業務週報」為例（假設情境），每週一早上九點，照同樣五個步驟：
| 步驟 | 做什麼 |
|---|---|
| 1. 匯出 | 從ERP匯出固定格式的Excel |
| 2. 更新 | 用同一段提示詞，請Claude更新 |
| 3. 驗收 | 對總數、抽三筆核對 |
| 4. 標日期 | 更新資料截止日 |
| 5. 分享 | 附上三句說明，傳給主管 |
把更新提示詞存起來，每週重複用
更新用的提示詞，寫一次就存起來，每週重複用。例如：
這是本週的業務週報，欄位和上週相同。請用同一份資料字典更新看板的所有數字，把資料截止日改成上週日，並列出和上週相比變化最大的三個地方。
提示詞和資料字典放在同一份共用文件裡，換人接手也能照著做。
關鍵三：過期提醒，資料太舊看板自己提醒
請Claude在看板上加一個判斷：截止日超過七天，就在標題旁顯示「資料可能已過期」。這樣就算哪一週忘了更新，主管也不會拿舊數字做決定。
提醒的天數照你的更新頻率來設，每週更新就設七天。
更進一步：讓資料自己連進來
如果想更進一步，讓資料自己連進來：Claude目前有測試版的Dashboards範本，付費方案可以使用。它可以連接Salesforce這類資料平台，每張圖會顯示查詢方式和最後更新的時間。
功能與方案以2026年11月Claude官方說明為準。要連接公司系統之前，一定要先問過IT和資安規定。
什麼時候該交給IT或BI工具？
自己用AI做看板很快，但不是每種情況都適合。下面任一種情況出現，就該交給IT，或是專門的商業智慧工具，也就是BI工具：
| 情況 | 自己用AI做 | 交給IT／BI工具 |
|---|---|---|
| 看的人 | 自己和主管，幾個人 | 整個部門、每天都看 |
| 資料來源 | 一兩份Excel | 好幾個系統要串接 |
| 更新頻率 | 每週、每月 | 每天甚至即時 |
| 權限 | 大家看同一份 | 不同人看不同資料 |
這時候，你前面做的需求卡、資料字典和看板第一版，就是最好的需求文件。
三個職場情境（假設情境）
情境一：人資專員的招募進度看板
- 什麼時候更新：每週一匯出招募報表，請Claude更新
- 更新後檢查：職缺數和上週對得起來
- 過期提醒：超過七天沒更新，看板自己顯示提醒
情境二：客服主管的進線量看板
- 什麼時候更新：每天早上匯出昨天的進線紀錄
- 更新後檢查：總進線數要等於系統報表
- 過期提醒：資料不是昨天的，就用紅字標出來
每天更新的看板，流程更要簡單，最好五分鐘內做完。
情境三：行銷專員的活動成效看板
- 什麼時候更新：每月1日匯出上個月的成效
- 更新後檢查：花費要和廣告後台的帳單一致
- 過期提醒：月初5日前還沒更新，就提醒自己
三個常見錯誤
- 每週匯出的欄位不一樣。 固定格式就能避開。
- 每次都重寫提示詞，結果算法不同。 把提示詞存起來重複用。
- 更新後沒驗收，也沒改截止日。 照固定流程走，再加上過期提醒。
這三個錯，只要照今天的三個關鍵做，就能避開。
練習：幫你的看板寫一份更新流程
想一個你要做的看板，回答三個問題：誰負責更新？什麼時候更新？更新後要檢查什麼？
參考答案（以業務週報為例）
| 項目 | 內容 |
|---|---|
| 誰更新 | 業務助理 |
| 什麼時候 | 每週一早上九點 |
| 更新後檢查 | 本週業績等於ERP的加總、抽三筆核對，再把截止日改成上週日 |
寫好之後，把它放在看板的頁尾，誰接手都知道怎麼更新。
課後五分鐘實作
- 寫下你的看板由誰更新、什麼時候更新、更新後檢查什麼。
- 確認每次匯出的欄位名稱、順序和日期格式都一樣，檔名加上日期。
- 寫好更新用的提示詞，和資料字典存在同一份共用文件裡。
- 請Claude在看板上加上過期提醒，天數照更新頻率來設。
- 把更新流程排進每週的行事曆。
歡迎到「AI趨勢報」教室，分享你做出來的看板。
系列回顧：七堂課，一張會持續用的看板
| 堂 | 主題 | 一句話 |
|---|---|---|
| ① | 需求三問 | 先問誰看、看完要做什麼決定、看哪些數字 |
| ② | 整理資料 | 把Excel交給Claude整理，定義指標 |
| ③ | 第一版 | 用一段提示詞做出看板 |
| ④ | 版面圖表 | 依KPI → 趨勢 → 明細排好版面 |
| ⑤ | 驗收分享 | 數字對了才算完成 |
| ⑥ | 篩選互動 | 讓主管自己切換 |
| ⑦ | 自動更新 | 固定格式和流程，每週持續更新 |
先問清楚需求，整理資料、定義指標，再用一段提示詞做出第一版；接著調整版面、驗收數字、加上篩選，最後固定格式和流程，讓看板每週持續更新。這七個步驟，就是用AI做Dashboard的完整流程。
謝謝你讀完「用AI做Dashboard」系列。
一句話回顧
固定格式、固定流程、過期提醒；每週一照「匯出、更新、驗收、標日期、分享」五步驟更新，規模變大就交給IT或BI工具。
資料來源與教學說明
本文搭配104學習「5分鐘學會用AI做Dashboard」系列免費課程。文中的業務週報資料、職場情境、練習與提示詞範例皆為原創假設情境，用來示範方法，不代表任何公司的真實數據。把公司資料交給AI之前，請先確認公司的AI使用規定，並把個人資料刪除或換成代號。
資料來源與查證日期：2026年11月（Claude功能與方案資訊以2026年11月官方說明為準，實際以官方最新公告為準）。
用AI做Dashboard系列｜七堂一起讀
- 第1堂｜用AI做Dashboard前先問什麼？誰要看、做什麼決定、看哪些數字，三問寫出需求卡
- 第2堂｜Excel交給Claude整理資料怎麼做？空值、重複、格式三種檢查與資料字典範本
- 第3堂｜用Claude做Dashboard提示詞怎麼寫？需求卡＋資料＋格式，一段做出第一版
- 第4堂｜Dashboard版面與圖表怎麼選？KPI到明細五層排法、選圖對照表與配色原則
- 第5堂｜AI做的Dashboard數字對嗎？對總數、抽三筆、查邊界，十分鐘驗收再分享
- 第6堂｜Dashboard篩選器怎麼加？三種互動、篩選最多三個與預設值設定
- 和「AI趨勢報」教室一起交流：分享你的看板與提示詞
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