不適任的員工越早離開越好,但為何就是做不到?原因告訴你

文:陳漢鍾Clark Chen

原文標題:大家都知道,讓不適任的員工越早離開越好,但是為什麼做不到?

重點閱讀:

大家都知道,讓不適任的員工越早離開越好,但是其實很多公司都做不到。遇到這種情況,公司千萬別放任主管自行處理或不處理,而是應該要先探討問題,了解員工不適任的的根本原因,再擬定處置對策會較好。

報載亞馬遜在全美各地的倉儲與客服中心,每年都會禮貌性的詢問任職滿一年以上的員工(包含全職與兼職者),他們是否有離職的念頭?如果員工選擇辭職,亞馬遜將給予他們稅前最多 5,000 美元的金額。亞馬遜發言人 解釋,這是他們鼓勵不快樂的員工繼續前進的一種方式,「我們相信如果員工待在一個不想待的地方,對於亞馬遜的員工或公司來說都並不健康。」

在國內許多公司裡,常看到一些年資較深的老員工,除了工作效率不佳外,同時連帶也影響團隊其他人工作的速度與流暢性,造成團隊內的抱怨聲不斷。但是這些人為何會一直留在團隊內,每次去些新公司時總看不懂;有些公司甚至在有新主管報到時,就把處理部門內這些資深員工的工作,列入新主管到任後的任務之一,也甚覺不解。

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偏頭痛

員工不適任,先分析再處理

每次遇到這種情況,我都覺得公司應該要先探討造成這問題的根本原因在哪裡,先做分析再擬定處理對策,而不是變成新主管的任務之一;否則就是頭痛醫頭,腳痛醫腳,問題還是持續發生,反倒像是主管在整頓異己,把與自己不同邊的人,就列入要處理的對象;會抱主管大腿的就認為是人才。因此公司真要執行的話,應該:

1.先探討員工不適任的原因為何?不管是資深還是資淺,到底是如何造成的?純屬員工的問題嗎?主管的管理沒有問題嗎?

2.若員工真的不適任,公司有針對問題採取過改善措施嗎?若有的話,為何無效?若無效的話,為何一直沒有處理?那是不是連直屬主管也有問題呢?或是公司整個體制都有問題?

3.對不適任員工應該做全面性的盤點,再決定處理的人數與處理方式,才是公平的作法,不是只針對特別被主管點名的人員,或是單處理某一部門的人員才對吧?

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能力或態度?要先找對原因

所以:

1.要認定員工是否適任,首先就要先問主管員工工作期間,期初有無設定員工的工作項目與達標值,期末有無給予的回饋,對未達標事項有無書面的改善事項;如果主管這項都沒有做到,那就像雙方沒有訂立合約,如何談有無問題呢?因此適任與否就純粹是主管個人主觀認定,如何讓員工服氣?

其次是員工若真不適任需要改善,那就回到是能力問題還是態度問題了,若是能力的問題,公司有提供什麼訓練措施嗎?不管是能力或是態度的問題,是不是應該把人員當時面試的資料拿出來檢討,為何當時覺得適任的人員,聘用後變成不適任?是公司有「橘逾淮而為枳」的管理特質,或只是因為員工抱錯了大腿,所以紅轉黑?

許多的企業目前都在朝向善盡企業的社會責任目標邁進,每家都在展現自己如何關懷社會上的弱勢團體,慈善團體;其實何必捨近求遠,何不多關懷自己的員工,培訓自己的員工更有能力,不也是對社會的貢獻?

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2.若員工面試進入公司是適任的,那是何時變成不適任的?原因為何?應該要找出來。是公司逐步衰退,還是人員墮落跟不上公司的進步?如果是公司進步,員工沒有進步,那是誰的責任?還是因為換了主管,所以員工變成不適任?而既然員工不適任,公司為何一直沒有處理呢?是在等什麼?相關單位主管沒有失職嗎?還是主管都只想做好人?如果公司內的主管都只想做好人,遇到問題,大家互相踢皮球,那不也是公司的一個大問題?

不適任處置,別交給主管

3.要如何處理不適任員工呢?我覺得絕不是放任各部門主管,各自去處理。這會造成怕死的部門主管想當好人,一定不會處理;鬆緊不一的處理方式,只會造成公司更多的耳語與謠言。公司應該要全面評估所有員工的狀況,再用公開的方式討論與表決,類似人評會,列出不適任員工的名單,再從對公司的立即的影響度與急迫性兩項,進行評分排序,決定處理的人數與方式;可以採勸退,可以轉用,可以再訓練,但無論如何,都應該留下會議紀錄,並附上行動計畫,以杜內部悠悠之口,也避免純粹按照幾個主管個人的好惡,決定哪些是不適任的人選。

讓不適任的員工越早離開越好,可惜一般主管都不想處理。其實一直不處理,不僅拖累公司的未來,也斬斷送了員工其他可能的前途,是兩敗俱傷,還不如學學亞馬遜。

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