跨世代職場溝通的成功關鍵：掌握一對一面談9大要點
原文標題：跨世代職場溝通成功關鍵：一對一面談的力量
一對一面談在跨世代職場溝通中扮演關鍵角色，主管應主動邀約員工進行面談，重視溝通品質並增加溝通頻次。面談地點可彈性選擇，目的在於瞭解員工、掌握現況和問題覺察。面談頻次視關係遠近而定，面對對象以直接領導員工為主。有效的一對一面談可以改善組織文化和績效，促進信任和尊重的建立，解決跨世代溝通困擾。
一對一面談是我這幾年在企業主管培訓當中，一直不斷提醒學員們要去落實的事情！甚至我可以很肯定地說，跟員工進行一對一面談，是主管領導工作當中最重要的基本功！
如果主管很容易用『平常工作忙碌』或『只想花時間在短期效益』的理由，比起面對人的問題，更喜歡去解決專業技術問題，那這個主管肯定無法帶好團隊！
除非有這麼一天，公司裡面都是機器人，當主管不需要再面對人類員工，或許主管就可以名正言順的不用再煩惱人的問題！但事實上，這是一個由人組成的社會！不管未來技術再怎麼進步，溝通協調與團隊合作還是一個組織需要重視的議題！
所以，結論就是…如果主管會逃避或拒絕跟員工進行溝通互動，那不如別幹主管了！組織願落實主管定期跟員工一對一面談，絕對會比上各種領導課程還要有效許多！
我這些年在各企業進行教練輔導時，確實看到組織內部落實一對一面談之後，組織文化與績效有顯著的改變！人才也更願意留得下來！
可能很多人會在意世代職場溝通的問題，但我的觀點是：
就因為是世代落差，人跟人之間反而更需要透過溝通來瞭解彼此！
跨世代的職場溝通常常會帶來困擾，特別是主管與員工之間的互動關係最為直接！這也是許多主管非常頭痛的問題！由於不同世代的職場工作者可能對於職場文化、工作方式和求職條件有不同的看法，身為主管或團隊領導者，若想要帶人又帶心，唯有主動去了解這些差異，並學習尊重彼此的觀點，才可以幫助建立更好的工作關係。
所以面對跨世代的溝通難題，沒有什麼神秘的訣竅，關鍵就在於—
要強化溝通品質，先增加溝通頻次！沒有良好的溝通，就別提帶人帶心！
如果主管願意主動去建立一個開放的溝通型態，就可以幫助雙方更好地理解彼此的觀點和價值觀，並且可以增進彼此之間的信任和尊重。
其實主管無須擔心自己不會跟新世代員工溝通，也別擔心自己不會面談，更不需要擔心員工是否會排斥，事實上，這些問題都是在落實一對一面談之後，一點一滴地慢慢消除！
在一對一面談中，主管的角色非常重要，他們需要確保面談的有效性和積極性。以下是一些主管應該注意的重點：
一、面談邀約
由主管對員工提出邀約，但是這裡需要留意的是，如果可以的話，盡量讓員工提出方便的時間，如果是主管直接指派面談時間，反而會讓員工更有壓力！
通常一次面談的時間，可以抓30分鐘到1小時，一般來說，第一次進行面談的主管其實不容易談超過30分鐘，如果是已經面談好幾次，確認彼此有信任關係、工作默契的員工，通常每次面談的時間也會縮短！
其實不管是面對什麼世代的員工，要先做到尊重他人時間，願意針對彼此時間去做溝通協調，這樣的做法才能得到他人青睞，為創造良好的工作關係奠定基礎。
二、面談地點
不同的面談地點會有不同的談話氛圍，如果希望整體呈現輕鬆一點的氣氛，那未必一定要在會議室裡面，有時候也可以選擇中午跟員工一起用餐、一起出差在高鐵上的時機進行一對一面談。
但如果主管是第一次採取一對一面談，主管過去又比較沒有面談經驗時，會建議第一次在會議室比較妥當，因為第一次面談的時間可能會比較短，會議室也算是員工熟悉的場合，所以第一次面談不妨在公司內進行，等到主管已經進行幾次之後，也可以視員工狀態，選擇不同面談地點。
三、面談目的
主管進行一對一面談，主要有以下三個目的：
- 瞭解員工
派克魚市的老闆曾經說過一句話：
你的員工在進公司成為你的員工之前，首先他是個人！
這句話乍聽之下就是一句廢話！但是我曾經看過很多企業，讓員工覺得自己在公司不過就是績效的機器！
退一萬步來說，即便是機器好了！我們都知道要對機器定期保養跟維護，但是對於人呢？我們有多久沒有好好關心一下員工狀態了？是不是每次跟員工的互動，只停留在任務交辦、工作檢討、績效考核？難怪員工覺得自己像是機器了！
更何況..員工是人，不是機器！
我不否認職場要以工作績效與經濟效益為主，畢竟公司不是遊樂園，但是事實證明，員工士氣跟工作績效呈現有強烈關連，如果員工在公司內得不到認同、沒有感受到歸屬與社交滿足，那員工遲早會留不住！
這就是為何有些公司薪資開得頗高，福利也肯給，但是員工流動率還是非常地高！因為錢雖然有給到了，但是心受委屈了！
所以主管應該在面談過程當中瞭解員工的需求和關注點，單純地好好認識自己的員工，而不是讓員工覺得自己在公司只像是一台工作機器！
初期談話的內容還是容易聊工作，但是會比較建議主管，要隨著幾次面談之後，要慢慢談到這個員工的生活、價值觀、未來期望，也就是由公入私，慢慢瞭解這個員工本身，如此才能慢慢累積信任感，從單純給錢辦事的買賣關係，變成真正的團隊夥伴關係！
- 掌握現況
定時一對一面談可以幫助主管掌握員工目前的工作狀態，並且隨時給予支援與協助！同時增進主管和員工之間的信任與默契。
除了以上的優點，定期面談還能夠幫助主管和員工更好地理解績效考核的標準，從而減少因為認知落差而造成的矛盾和不信任。
- 問題覺察
透過定時面談，其實比較容易培養信任關係，進一步讓員工更願意說出目前工作遇到的問題(或是員工看到的問題)，有助於主管即時發現問題、解決問題！
四、面談頻次
面談頻次取決於主管跟員工之間的關係遠近，面對掌握度比較不高、信任關係不足的員工，前期可以比較密集一些！
原則上，初期可以兩週一次的頻率來進行！倘若是已經面談好幾次，確認彼此有信任關係、工作默契的員工，其實一個月面談一次就好了！
五、面談對象
以直接領導的員工為主，如果是一個管轄數十人的部門主管，那面談的對象不會是部門基層同仁，而是直接跟部門主管報告的基層主管！
根據國外管理研究指出，一個主管的管理幅度建議約為5-7人！當然還是得視組織性質、組織成熟度而有所不同！所以原則就是上層主管要專注做好跟下層主管的溝通，而非每個人都溝通！
六、溝通風格
主管應該瞭解員工的溝通風格，以便在面談中使用合適的語言和方式進行溝通。例如，如果員工較為內向，主管可以提供更多的支援和鼓勵，而如果員工較為外向，主管可以更多地聆聽和引導。
七、多聽少說
主管應該在面談中保持專注和積極的態度，表現出對員工的關心和支持。這有助於員工感到被重視和尊重，進而更願意分享自己的意見和想法。
基於上述提及的面談目的，所以主管應該在面談過程中多加傾聽員工的想法和意見，建立起一個開放和透明的溝通環境，讓員工能夠放心地分享自己的想法和意見，並且可以感受到主管的支援和關心。
主管應該給予員工足夠的時間和空間，通常很多主管在第一次面談時，會很害怕『冷場』時刻，然後就開始說話來填補這段時間，可是如果主管每次遇到這種狀況就急著發言，那員工以後就更難開口了！
不要害怕冷場，寧可稍微等一下，用鼓勵的語氣來促使員工說話，讓他們自由地表達自己的意見和想法，即便員工提出的想法與自己有所不同，但主管請先確保自己理解員工的觀點和需求，而不是急著反駁與打斷。
先保留，再確認！主管才會得到更多資訊情報！
八、幫助成長
主管要練習給予員工建設性反饋和支持，幫助員工改進工作表現和達成目標，通過定期一對一面談，幫助員工瞭解自己的表現情況，進而讓員工認識到自己的優點和不足，這樣才能夠更好地改進工作表現。
當員工在面談過程中有疑問時，主管可以依照自己的專業與經驗，提供具體的回饋和建議，幫助員工找到改進的方向和方法。同時主管也可以鼓勵員工提出新的想法和解決方案，幫助團隊更好地發展和進步。
九、促進行動
如果面談過程中有談到工作議題或員工成長議題，主管可以在面談過程中協助員工發展下一步行動計劃和跟進事項，以確保面談的效果和可持續性，主管和員工共同討論和確認這些計劃和事項，並在之後的工作中加以實施和跟進，以達成預期目標。
以上整理出來的幾個重點，是我這些年在企業幫助主管落實一對一面談時，所歸納出來的提醒事項！
就像國際領導大師藍奇歐尼所倡導的觀念-打造聰明組織容易，打造健康組織卻很難！
而落實一對一面談，是真的可以幫助組織變得更健康！這點在許多國際知名企業(例如奇異、英特爾、可口可樂、Google、Yahoo)都實證有效，而我這些年有幸親眼見證企業客戶因為紮實做到一對一面談，而讓組織文化與工作績效變得更好！
改變有時候要靠的不是運氣或是魔法！決心與務實的具體作為才是關鍵所在！
世代落差是主管需要正視的關鍵議題！用最直接的面談來建立信任拉近距離！
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