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2023.09.06 ｜ 53662次觀看

Excel 學習成長工作術

【Excel實用函數教學】IF、IFS函數用法及注意事項，看完就學會了

Excel內建許多用於計算的函數，其中包括靈活度、應用度很高的實用基本函數，本文介紹IF函數、IFS函數的使用方法及注意事項，可以於條件判定及多重條件判定使用，學會了有助提升工作效率！

文／藤井直弥、大山啓介　圖／悅知文化提供

本文目錄（點選連結可快速跳至該章節閱讀）
- 根據計算結果變更顯示內容① ─ IF 函數
- 根據計算結果變更顯示內容② ─ IFS 函數
  - IFS 函數的使用方法

根據計算結果變更顯示內容① ─ IF 函數

如何寫出巧妙的「邏輯式」是關鍵

如果想要以「年齡在 20 歲以上」、「居住地點是台北」等「條件」來切換顯示的值，可以使用 IF 函數。

IF 函數可依照邏輯式的計算，從兩種顯示結果之中選一種顯示。

=IF( 邏輯式 ,TRUE 時的顯示內容 ,FALSE 時的顯示內容 )

IF 函數的重點在於「邏輯式」，就是使用「=」或「<」、「>」等用於比較的運算子，簡單來說，是一種提問的公式。

以「A1=10」為例，這種邏輯式是「儲存格 A1的值是否等於10」的提問。如果這項公式成立，表示儲存格 A1 的值等於 10，計算結果就為「TRUE」（正確），此時 IF 函數將會顯示第 2 個引數指定的「TRUE 時的顯示內容」；假如儲存格 A1 的值不為 10，計算結果就為「FALSE」（不正確），那麼， IF 函數將顯示第 3 個引數指定的「FALSE 時的顯示內容」。

以下是可用於指定邏輯式的比較運算子。請一併確認在何種情況下會是TRUE。

可用於指定邏輯式的主要運算子以及計算結果

邏輯式	運算子的意義	說明
A1=10	等於	A1 的值為 10 時，計算結果為 TRUE
A1<>10	不等於	A1 的值不為 10 時，計算結果為 TRUE
A1<10	小於	A1 的值小於 10 時，計算結果為 TRUE
A1>10	大於	A1 的值大於 10 時，計算結果為 TRUE
A1<=10	小於等於	A1 的值小於等於 10 時，計算結果為 TRUE
A1>=10	大於等於	A1 的值大於等於 10 時，計算結果為 TRUE

「=」（符號）或「>」、「<」（不等號）等運算子的組合可建立各種邏輯式。當邏輯式成立，計算結果即為「TRUE」，若不成立將為「FALSE」。

無法計算成長率時，顯示為「N.M.」

了解邏輯式的機制後，讓我們利用 IF函數計算成長率。成長年可利用「今年的利潤 ÷ 前一年的利潤 -1」的公式計算，但是當前一年的利潤為負，就無法利用這個公式計算。

因此，我們要利用「前一年的利潤是否為負值」的邏輯式切換顯示內容。當前一年的利潤為正值，就直接顯示計算結果；若為負值，就顯示「N.M.」（無法計算的英文「Not Meaning」的首字）。

設定條件所得結果的範例

上圖的下側表格在「成長率」欄位的儲存格 E5 輸入了 IF 函數，再將邏輯式設定為「C5<0」，代表「C 欄（前一年）的值是否小於 0」的意思。

接著，在邏輯式成立時顯示「N.M.」，並在 FALSE 時顯示「今年的利潤 ÷ 前一年的利潤 -1」的計算結果。

在儲存格 E6 也輸入了相同的 IF 函數。可以比較「成長率」欄位兩個儲存格的計算結果，發現設定的邏輯式，真的可以依照計算結果切換顯示內容。

以巢狀結構設定多重條件

若以巢狀結構輸入 IF 函數，就能輕鬆確認是否同時滿足兩個條件。

舉例來說，想要知道滿分100分的問卷結果是否真的介於「0 ～ 100」時，必須設定「值大於等於 0」（值 > -1）以及「值小於等於 100」（值 <101）的兩個邏輯式，而像是下列方法，以巢狀結構的方式設定 IF 函數。

上述公式是將 IF 函數指定為外側的 IF 函數的第 2 個引數。這種狀態就稱為「巢狀結構的 IF 函數」。

如此設定之後，只有在第一個 IF 函數的邏輯式（值 > -1）為「TRUE」的情況下，才會處理第 2 個 IF 函數的邏輯式（值 <101）。當第 2 個邏輯式也成立，才會顯示「OK」。

其實，還可讓巢狀結構變成三層、四層，需要使用不同的條件式，公式就會變得相對複雜。

像這種「利用 IF 函數確認輸入資料的方法」可在各種情況應用，是非常通用的技巧。只要學會這項技巧，就能利用簡單的操作，只計算確認結果為 OK 的資料，也能利用「尋找」或「排序」的功能找出不 OK 的資料。

使用 Excel 2019 的人，可試著利用下一節所介紹，能快速指定多重條件的 IFS 函數。還請大家參考該節內容。

如果邏輯式過於複雜，不妨建立專用欄位

IF 函數雖然方便，若巢狀結構太多層，就會看不懂公式的內容，其他人也難以修正，因此，都該避免這樣的情況發生。

當邏輯式變得複雜，建議替每個邏輯式建立專屬欄位，以確保公式夠簡單易懂。下圖是在不同的欄位指定「得分大於等於 0」、「得分小於等於100」、「地點以台北市為開始」的三個條件式。此外，「綜合」欄位則使用 COUNTIF 函數計算三個條件式的結果為「TRUE」的儲存格有幾個。

替每個條件式建立專屬的欄位

在 D、E、F 三欄分別建立邏輯式，再於 G 欄計算三個條件的結果為「TRUE」的個數。在F 欄輸入的是，當 B 欄出現「台北市」文字時，利用 COUNTIF 函數的結果為 1 的邏輯式。

在上述的情況裡，只有「綜合」欄位的值為「 3 」，才會斷定是 3 個邏輯式都成立的情況。同樣的，當值為「 2 」或「 1 」時，代表有某個邏輯式未成立。

這種將每個邏輯式分別輸入在不同欄位的方法或許有點麻煩，但比起全部整合成單一公式，這種方式絕對相較簡單，第三者也能立刻了解公式的內容。要想製作誰都看得懂，而且不會發生錯誤的資料表或表格，就必須「設計簡單易懂的公式」。

根據計算結果變更顯示內容② ─ IFS 函數

同時根據多個條件判斷

要確認兩個以上的條件是否同時滿足時，可使用下列兩種方法。

設定巢狀結構的 IF 函數
使用 IFS 函數

如前一節所述，巢狀結構的 IF 函數的確可以同時指定多個條件，但這種方法的缺點在於「公式會變得很複雜」。

為了解決 IF 函數這個缺點，Excel 2019 新增了「IFS 函數」。這個函數可讓我們以簡單的邏輯指定多個條件。由於函數的寫法變得簡單，後續也就更容易維護，別人也比較方便使用，所以若整個團隊都使用 Excel 2019，建議改用 IFS 函數。

IFS 函數的使用方法

IFS 函數的語法如下。

=IFS（公式① , 公式①為 TRUE 所顯示的內容 , 公式② , 公式②為 TRUE 所顯示的內容 , 於 FALSE 時顯示的內容）

以 IFS 函數指定多重條件時，會先根據左側的條件判斷，假設該條件為TRUE，就會顯示與該條件對應的內容。

接著讓我們利用 IFS 函數設定下列的條件吧。這裡的條件與前一節的 IF函數的條件完全相同。

值大於等於 0、小於等於 100（-1< 值 <101）的時候，顯示「OK」
值小於 0 的時候顯示「under」
值大於 100 時顯示「over」

若使用 IFS 函數，可如下指定上述的條件。

此外，當 IFS 函數指定的條件都不滿足時，就會顯示「#N/A」。對於確認這張表格的人來說，無法判斷這個錯誤訊息的原因，所以使用 IFS函數時，至少要有一個條件成立。

▼這點也很重要！ ▼
使用 IFS 函數的注意事項
由於這節介紹的 IFS 函數是 Excel 全新功能，相當便利，對於使用 Excel 2019、Excel 2021 與 Microsoft 365 的人來說，是絕對必用的函數。不過，也有一些事情需要注意。若在舊版的 Excel 開啟了使用最新函數的活頁簿，有時候會出現計算錯誤。如果客戶是用舊版的 Excel，而你卻寄出使用了最新函數的活頁簿，對方可能無法開啟，或是出現錯誤。因此，最好先確認活頁簿的使用者，以及團隊成員使用的 Excel 是哪個版本。

節錄自：悅知文化《Excel最強商業實戰書【完全版】：濃縮於一冊！任何人都能立即活用於職場的知識／藤井直弥、大山啓介著》

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