告別打卡鐘！聰明考勤這樣做，幫您遠離吃掉公司成本的隱形殺手
「考勤管理」是每間企業都會遇到的工作，相較於傳統的Excel搭配卡鐘來管理出勤，考勤系統可以增加資料正確性、快速調閱資料、便於保存、法規更新快速等，因此現今越來越多企業走向系統化管理，來省下看不見的隱形成本；無論企業規模大小，導入好用的考勤管理系統，來感受E化帶來的好處吧！
文／104企業大師
傳統打卡鐘的缺點
你的公司是用打卡鐘打卡嗎？
不少中小型公司使用是傳統打卡鐘，搭配Excel紀錄來管理出缺勤。拿起打卡片放入打卡鐘，咖的一聲打卡片跳出完成打卡，是以往常見的出缺勤紀錄模式，雖然成本不高，但對於記錄保存與查詢、考勤管理與計算薪資等卻相當的不便，可讓人十分頭疼。傳統的打卡方式有什麼缺點呢？
- 出缺勤紀錄不易整合
每個月必須回收打卡片算薪水、核對出勤紀錄，當碰到忘記打卡的員工，或打錯別人卡片還得一一核對校正，光是整理就得花上許多時間。
- 遲到、加班紀錄難管理
遲到、加班工時紀錄難管理，如果員工忘記申請或碰上代打卡的情況，一不小心就可能踩到勞檢雷區。
考勤管理系統四大優點
筆者整理出系統化管理相較傳統Excel搭配卡鐘的四大優勢，了解系統管理幫助您省下的隱形成本：
- 節省人力並增加資料正確性
成堆的打卡片與請假、加班、排班的紙本記錄，在每月計算薪資時皆須人工逐一比對，計算正確後才能結算薪資，因為事關員工薪資，資料核對一點都錯不得，因此傳統的方式耗時且容易出錯；使用系統管理則可透過系統功能比對、資料整合、報表等方式快速檢視與管理，考勤管理輕鬆上手。 - 出缺勤資料調閱快速
當面對勞檢或員工對於薪資有疑義時，使用紙本管理除了調出打卡片外，還要額外翻找出請假加班等假勤相關紙本記錄，不僅耗時且資料易有缺漏導致公司面臨罰鍰；而系統管理可以利用搜尋功能輕鬆調閱每個員工的出缺勤紀錄，整合過後一目了然！ - 資料保存簡易
根據勞基法規定，企業須保留每位員工出缺勤紀錄至少五年，無論企業人數多寡，紙本資料的保存不易且佔實體空間，若公司有多個門市或廠區，又更多了整合資料的成本；系統管理則將資料存放於雲端或硬碟中，無論檔案多寡皆可有合適的儲存方案，最重要的是能夠多處備份，降低資料遺失的風險。 - 法規更新快速
近年來勞動相關法規更新頻繁，若無系統則需HR時刻注意法規變動並留意紙本作業連動的細節，稍有疏失將會面臨重新作業的重工成本，更甚者觸犯法規導致罰鍰產生；而系統管理可透過版本更新獲取調整好參數的版本，自動符合相關法令！
好的系統讓管理考勤更省力
市面上這麼多考勤管理系統，那要怎麼做評估呢？我認為系統須符合：標準化系統但又能彈性設定、除了記錄外並可提供整合的出勤紀錄以供快速查詢、能夠支援多種打卡方式、針對異常狀況能夠提醒並做好把關；104的出勤管理系統「企業大師」就具備上述的條件。104是台灣知名且在人資領域深耕多年的專業品牌，其開發的系統規格和管理邏輯經過多家企業 HR 和員工的考驗，因此介面與邏輯能更貼近使用者角度與人資流程。
以下簡單介紹企業大師的系統頁面與管理功能：
- 人資管理出勤系統：出勤與刷卡能夠自動比對，透過班別、假勤規則與加班的設定，比對出每個員工的出勤狀態，檢視員工假勤合理性；系統提供標準模板，並可另依據企業的需求彈性設定規則。
- 私人秘書
HR可透過系統查詢員工的假額剩餘狀況，系統並可自動判定假額是否不足來擋下超休的假單；員工也可透過此功能查詢自己的剩餘假額，對雙方來說都省時又便利！
- 支援多種打卡情境
系統提供多種打卡情境，可使用手機、電腦與門禁系統打卡，並可同時支援手機App與保全門禁資料拋轉，讓公司同時管理遠距辦公的同仁與進辦公室同仁的出缺勤狀況。
- 出勤規則
系統可建立不同部門的出勤規則，例如：業務部門的同仁無需比對打卡資料、研發部門可事後申請加班單無需預先申請等。
- 防疫管理
員工在每日進行上、下班打卡時，可同時回報自主量測體溫；此功能協助中小企業打造自主健康管理紀錄，當有出勤異常或體溫異常時系統皆會警示提醒。
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