用AI快速寫Email！ChatGPT Writer、Copilot等中英文電子郵件生成｜附5種指令範例
想用AI快速回信寫信，Grammarly、Microsoft Copilot、TinaMind、ChatGPT Writer要怎麼用？本文解析4種工具的特色及介面用法，以及分享5種情境的信件指令（Prompt），讓你工作效率倍增！
文／ 張可佳（Claire Chang）
本文目錄（點擊可快速前往）
書信和邀請函至今依然扮演著重要的角色，無論是正式場合還是私人活動，都需要一封得體、清晰的信件來傳達資訊和心意。利用文字生成工具來撰寫和修改書信與邀請函，無論是商務邀請、活動邀請，還是個人邀請信，都可以通過簡單的提示，生成專業且符合場合的內容。
延伸閱讀：【商業／求職Email格式】電子郵件7重點+範例，輕鬆寫出專業感
Grammarly：英文書信的撰寫輔助
Grammarly是一個AI驅動的寫作輔助工具，主要針對英文的寫作為主，旨在幫助用戶提升寫作的準確性和表達效果。它能即時檢查文法、拼寫、標點，並提供語氣、風格等建議，也可以可根據提示生成內容大綱或草稿。
該工具支援多種平台，包括桌面應用程式、瀏覽器擴展程式、行動應用程式等，在安裝桌面版程式之後，可直接在Google Docs、Slack、Outlook等使用此工具，提供撰寫信件時的文法檢查，或是直接輸入你想寫的內容請Grammarly幫忙生成內容，而無需切換應用程式。另外Grammarly也提供瀏覽器外掛，支援Chrome、Safari、Firefox等主流瀏覽器，透過外掛可與Gmail、Google Drive等Google服務整合。
Grammarly提供免費和付費版本，某些高級的功能如：語氣建議、抄襲檢查等，只能在付費版本使用。
這個功能適合經常需要撰寫英文書信的人，其對於文法和拼寫檢查非常的準確。
Microsoft Copilot：善用預設介面撰寫信件
針對邀請函的撰寫，我推薦Microsoft Copilot，因為他有已經設計好的介面可供直接使用，我們只需要將Copilot的介面切換至「撰寫模式」，這邊都已經有固定的表格和選項，只要按照表單填寫，就能產生很棒的內容。
Microsoft Copilot在撰寫邀請函方面的最大優勢在於其直觀且易用的介面，特別適合不熟悉AI的使用者。以下是一些具體的優勢：
- 設計良好的介面：Copilot提供了一個專門的「撰寫模式」，用戶可以輕鬆切換到這一模式，無需深入了解AI技術即可開始使用。
- 預設模板和選項：在撰寫邀請函時，Copilot已經設計好固定的表格和選項，用戶只需選擇所需的類型，系統便會自動生成相應的內容，這樣可以節省大量的時間和精力。
- 自動化內容生成：Copilot能夠根據用戶的需求自動生成邀請函的內容，無論是正式的商務邀請還是輕鬆的社交聚會邀請，均能提供合適的文案。
除了邀請函之外，同樣的模式在商務信函的撰寫與最佳化、個人和職場信件的書寫也非常有用。以下為範例的Prompt：
撰寫商務信函指令（Prompt）
| 寫一封有說服力的電子郵件來說服潛在客戶嘗試我們的商品。我們的商品是辣木月餅我們每盒都會捐贈100元幫助婦幼弱勢，辣木有極高的營養價值，是個天然的健康補充來源 |
商務信函的最佳化指令（Prompt）
| 修改這封電子郵件，以專業的英語口說方式寫出來，此封信件的語氣應要能非常專業和簡潔。此外，至少提供三個電子郵件主題給我選擇。 """ 我們很高興向您介紹我們最新推出的產品「辣木月餅」。這款月餅結合了傳統與健康，是您中秋佳節的不二選擇。每購買一盒，我們將捐贈100元幫助婦幼弱勢群體。希望能有機會為您提供試吃樣品，讓您親自體驗這款健康美味。""" |
個人信件書寫指令（Prompt）
| 寫一封給朋友的電子郵件，內容是邀請他們參加我即將舉辦的生日派對，並提供派對的詳細資訊如日期、時間、地點，還有希望他們能夠來的原因。 |
職場信件書寫指令（Prompt）
| 寫一封給同事的電子郵件，內容是邀請他們參加公司即將舉辦的研討會，並提供研討會的詳細資訊如日期、時間、地點，以及參加的意義。 |
政府公文的撰寫指令（Prompt）
| 寫一封給教育局的公文，內容是請求教育局通知各學校特教系分享協會即將舉辦的針對特教老師的培訓課程資訊，並附上課程的詳細資料如日期、地點及報名方式。 |
TinaMind：一鍵產生信件內容
我們可以至TinaMind的官網安裝瀏覽器外掛，這個外掛提供簡單易用易上手的UI，並且有非常多已經分類好、在不同領域可開箱即用的現成提示詞，我們只需要像是填表單一樣把我們的需求填入，就可一鍵產生我們要的書信內容。
在介面的頂端，可以選擇是要撰寫新郵件還是回覆現有郵件。並可以選擇郵件內容的長度（自動、短、中、長）、語氣（中立、正式、專業等），並選擇輸出語言。這部分更詳細的說明可參考本書【4-2推薦的瀏覽器外掛與工具】，裡面有專門針對TinaMind外掛有更完整的介紹。
ChatGPT Writer：快速寫信、自動幫你回信
ChatGPT Writer是一個瀏覽器外掛，能夠幫助用戶快速撰寫電子郵件、修正語法、進行翻譯及進行研究等多種操作。其與Gmail進行深度整合，讓用戶可以很方便地在Gmail信箱內使用AI。無論是撰寫電子郵件、回覆信件、訊息還是進行文本的修正與改寫都能快速完成。
支援多種AI模型，如GPT 4o、Claude Sonnet 3.5、Gemini 1.5 Flash等。ChatGPT Writer不僅支援多輪對話功能來調整回覆內容，或透過最下方的選單，根據需求調整寫作語氣與回應長度，並支援Markdown格式，讓回覆的內容更加適合特定的場合。最後則可以一鍵將最終的結果放回Gmail回覆欄位內。
ChatGPT Writer體積小巧、啟動快速，支援多語言，適合各類使用者需求。免費版的使用者一個月可使用15次，若覺得滿意升級Pro版本則月費為$16美金。
節錄自：博碩文化《AI職場超神助手：ChatGPT與生成式AI一鍵搞定工作難題／張可佳（Claire Chang） 著 》
更多【AI工具應用】推薦：
