即食紅豆水首創品牌，如何借用人事系統節省 70% 人力，打進東南亞實體通路？
企業在導入一個全新的軟體，容易因員工的不適應而導致失敗。即食紅豆水首創品牌—易珈生技採用 104 企業大師後，僅花三週導入時間無痛轉移，並因人事系統提升內部管理效率，持續為海外通路的拓展做好準備
文／104人資學院
每個月心情不開心，一直是許多女性的困擾，這時候來一杯熱呼呼的紅豆水，暖心又暖胃。公司位在台中的易珈生技創辦人吳啟慎，即是看見太太懷孕時的不適，進而開發出風靡全台的即食紅豆水。
除了替媽媽們著想，易珈生技的成立更期許能提供更友善的選項，透過天然健康、無負擔方式幫助受肥胖、宿便、皮膚過敏所苦的人。選擇更友善、促進更理想的使用體驗，不只深深影響總經理吳啟慎，同時反應在團隊的經營管理上。
成為企業負擔的往往是看不見的管理成本
在團隊建立初期，易珈生技使用 Excel 做薪水計算；Google 表單進行休假申請、Line、Email 作為上下溝通間的橋梁。「但這樣的管理方式對員工並不友善」身兼公司人資、財務、採購的易珈生技吳秉恆副總經理說。在未導入人事系統前，員工頻頻來詢問特休假還剩多少天、今天打卡有沒有成功，送出的假單遲遲未通過是什麼原因。所有的假勤紀錄都得透過部門主管才能查詢，既不方便，甚至產生許多疑慮。更重要的事，無整合能力的多工具，造成內部管理碎片與分散，令主管們感到困擾。當公司人數慢慢成長，處理例行瑣事累計的時間成本，儼然成為企業巨大的隱形成本。
在 2017 年一例一休的勞動政策公布後，雇主要負擔的勞動成本越來越高。吳副總認為：「公司的核心政策即是專注於產品開發、品牌推廣，我每天都在想如何優化作業流程，使營運更有效率，讓非核心業務委外給更專業的廠商。」也因此讓公司的人資管理逐步轉型。
有溫度的系統，大幅縮短系統導入的時間成本
「我們認為 104 為人資服務第一品牌，相信好的品牌能推出周延且先進的管理系統」吳副總表示。很感謝特助慧眼的推薦，讓公司一開始就選擇最適合中小企業的人事系統。不負期待，易珈生技僅花費三週的導入時間即正式上線。
「我們原本是預計兩個月上線，沒想到 104 企業大師的系統教育作業非常用心——導入教學信件、系統教育影片，還有專屬系統顧問全程協助，即時排除困惑」吳副總說。104 企業大師提供合乎體驗的介面，降低使用認知，加速導入流程，並且功能齊全整合薪資計算、假勤簽核、行動打卡、勞健保費計算，針對出差至海外的同仁，也能透過系統提出出差旅費報支的表單，進行財務作業。將管理流程化繁為簡，提高全體員工的溝通效率。
除此之外長時間使用舊流程的資深員工，對系統導入後的流程並不感到反感，反而給予我們正面的評價。「選用 104 企業大師 App 打卡後，我再也不必排隊等指紋機，也不再擔心我的指紋掃不過的情形！」負責國內業務部門的王瑞汶經理表示。超乎期待的系統表現，大幅改善公司的人事流程，而產品迭代迅速，每次的改版都看得到進步更是令用戶驚喜，在乎雇主、員工的使用反饋。
易珈生技全體員工照
系統選品有撇步，這樣挑選成功讓員工欣然接受
「我們認為 104 為人資服務第一品牌，相信好的品牌能推出周延且先進的管理系統」吳副總這樣說。使用 104 企業大師後，受員工滿意的功能除了 App 打卡外，薪資袋內條條列出的薪資組成細節，更幫助企業 HR 與員工建立共通語言，確保薪資細節的認知是否一致。
在眾多系統商中，如何挑選適合中小企業的 eHR 系統，吳副總提供以下五點建議：
導入過程轉換是否順暢？
系統品牌是否值得信賴？
導入後效率是否明顯提升？
導入後員工反應是否普遍正向？
生產價值是否大過於系統成本？
由於每個企業在導入一個全新的軟體都不是件容易的事，易珈生技更於導入期間在內部開了兩場員工導入系統說明會，除了做到系統教育訓練外，也與員工說明選擇 104 企業大師的原因。「與其將企業的薪資機密、人事資料放置於叫不出名字的新創軟體廠商，到不如選擇最大人資品牌的 104 的人事產品更能說服員工，獲得大家的信賴。」吳副總說。
提高全體員工生產價值，僅需每月一杯咖啡的價格
將行政流程化繁為簡、提升全體員工的溝通效率、幫助雇主建構合乎勞動法令的人事規範，是每個人事系統的基本要求。但跟緊時事應用，設身處地為使用者著想的系統，更符合企業的首選條件。「不管是超時提醒功能，或是在 2020 年 3 月疫情高峰期間，104 企業大師迅速更新防疫隔離假，第一時間協助企業做好防疫準備」
而吳副總認為選擇 104 企業大師帶來想多意想不到的附加價值，由於 104 集團為人資業界首區指標品牌，成為 104 的客戶能在第一時間接收到人資課程、講座的訊息，像是易珈生技即連續兩年參與薪資調查、出席薪酬研討會，瞭解更多薪酬的市場行情與趨勢；又或是 104 企業大師平台上提供許多免收費的服務—私人秘書、滿意度調查等，成為企業人力資源管理的指引方針。
吳先生認為轉型這件事，初期是考驗管理者的意志是否大於員工的反彈怨言；後期則是使用者體驗的價值增長，是否高過維護成本。104 企業大師的功能與收費完全貼近台灣中小企業的使用習慣。「企業每個月僅需付出每位員工一杯咖啡的成本，就能提高全體夥伴的生產價值，這還有什麼好考慮的呢？」
