英文電話一響就慌？3步驟「接聽確認、禮貌轉接、留言覆誦」5分鐘學會不失禮

電話接聽發現是英文就開始慌？本文搭配影片教學解析，包括接聽確認、禮貌轉接、留言覆誦3步驟，附完整話術與留言單欄位範本，5分鐘學會讓每通英文電話都有清楚的下一步。

文／104學習

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電話一響，發現對方說英文，你是否立刻開始緊張？明明聽得懂幾個關鍵字，卻怕問錯問題；想幫忙轉接，又不知道怎麼請對方稍候；同事不在，最後只留下「有人找你」，卻漏了回電號碼。

處理職場英文電話，不只是把句子說得流利。更重要的是，讓來電者知道你正在做什麼，也讓接手的同事拿到足夠資訊。先記住3個步驟：接聽確認、禮貌轉接、留言覆誦。

搭配本課程5分鐘影片，先聽英文示範，再跟著念；需要時暫停，換成自己的姓名、公司和實際工作情境。以下公司、人名、事件及電話號碼皆為教學示例。

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一、接聽確認：先說自己是誰，再聽對方需要什麼

開場可以用「問候＋公司＋姓名＋詢問協助」。例如：

Good morning, Bright Office. This is Anna. How may I help you?
早安，這裡是Bright Office。我是Anna，有什麼能協助您？

電話自我介紹可以用This is加上姓名。說完後停一下，讓對方說明需求，不必急著一口氣問完所有問題。

如果對方說：

May I speak to David Chen, please?
請問可以找David Chen嗎？

你可以接著確認來電者的資料：

May I have your name and company, please?
請問您的姓名和公司名稱？

名字沒聽清楚，別用「Yes」帶過。請對方重複或拼字，比猜錯名字後轉錯人更有效率。

• Could you repeat that, please? 可以請您再說一次嗎？
• Could you spell your last name, please? 可以請您拼一下您的姓氏嗎？

二、禮貌轉接：先徵求等候，再交代轉給誰

轉接前，先問對方是否可以稍候，等對方同意，再依公司流程確認分機及同事是否方便接聽。

May I put you on hold while I check?
我可以請您稍候，讓我確認一下嗎？

確認後回到電話上，簡短說明下一步：

Thank you for holding. I'll transfer you to David now.
謝謝您的等候。我現在幫您轉接給David。

這兩句的作用，是讓對方知道「為什麼等候」以及「接下來找誰」。只說一句Wait就轉走，容易讓對方不確定電話是否仍然有人處理。

如果同事無法接聽，清楚說明並提供留言選項：

I'm sorry, David is unavailable right now. May I take a message?
抱歉，David現在無法接聽。需要我幫您留言嗎？

三、留言覆誦：讓同事拿到可以接著處理的資訊

「Mia打來，請回電」並不是完整留言。至少要記下：姓名、公司、回電號碼、具體事項，以及回覆需求。轉交時也註記接聽日期與時間。

你可以這樣詢問：

What number can he reach you at?
請問他可以撥哪個號碼聯絡您？

What would you like me to tell him?
請問您希望我轉告他什麼？

假設Mia希望David今天回電，討論週四的會議。記下來後，不要立刻掛電話，而是把重要資訊念回去：

You'd like David to call you back today about Thursday's meeting. Is that right?
您希望David今天回電談週四的會議，對嗎？

電話號碼也要分組覆誦。影片以虛構號碼202-555-0146示範：two zero two, five five five, zero one four six。念完再問Is that correct?，讓對方確認。

特別注意，「希望今天回電」是來電者的需求，不代表你能替同事保證今天回電。除非已確認安排，結尾可以承諾自己能做到的事：

I'll pass your message on to David. Thank you for calling.
我會將您的留言轉告David。謝謝您的來電。

四、聽不清楚時，把問題問得更具體

聽不懂不需要硬撐。對方說得太快，可以說：

Could you speak a little more slowly, please?
可以請您說慢一點嗎？

只漏聽一部分時，就確認那一部分。例如分不清David和Daniel，可以問Did you say David or Daniel?；漏了號碼末四碼，可以問Could you repeat the last four digits, please?。

補齊後仍要覆誦完整號碼，避免片段都記到了，組合起來卻順序錯誤。

現在就做一次工作練習

先用自己的公司和名字念一次開場。接著假設同事不在，練習詢問留言。最後寫一張留言單：

欄位	本課示例
收件人	David Chen
來電者／公司	Mia／North Star
回電號碼	202-555-0146（虛構）
事項	確認週四會議
回覆需求	希望今天回電，尚未承諾回電時間
接聽日期與時間	實際接聽時記錄

檢查這張留言是否能讓同事不用猜測就接著處理。下次英文電話響起，先報身分、確認需求；轉接前說明，留言後覆誦。從這幾個簡單動作開始，就能把電話處理得更清楚。