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日期 |2022.04.18

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疫情未歇,企業居家辦公如何掌握效率?

文:Windy

原文標題:2021新冠肺炎因應:分流居家辦公-公司篇

國內新冠肺炎疫情依舊嚴峻,自清明連假以來,每日確診人數屢破千例、創新高,很多人都擔心疫情會不會又升到三級警戒。

回顧2021年五月,當時連續多日破百例確診,國內疫情升至三級警戒,不少公司啟動分流居家辦公(A、B班)。本文作者是名HR,他將分享那時公司主管是如何調整管理與溝通方式,掌握團隊的工作進度與績效。

約莫去年(2020年)的同個時期,也是疫情較嚴重的時候,當時公司做了分組分區辦公,並演練了居家辦公,為疫情持續做準備,不過後來疫情趨緩,也因此並未實施居家辦公,後期也取消了分組分區辦公的政策。

今年(2021年)度,5月中週末的確診數大爆發,防疫小組便馬不停蹄的開始因應,除了馬上分組分區辦公外,當週三起後勤人員也啟動了分流居家辦公(人員分兩組,一組居家,另一組在辦公室,一週輪流一次)

此外,因應學校停課,為避免大量同仁請「防疫照顧假」(無薪)造成的工作影響,我司也讓可遠端連線辦公的同仁,申請在家工作兼顧小孩的方式(有薪),除降低對工作產能的影響,也讓同仁能夠同時保有此段時間的薪資。(推薦課程:工資給付、請假、無薪假&工時排班~以第三級警戒期間為主

居家辦公,很多雇主的疑慮大概是工時、人員的工作難以掌控。此外就是溝通與訊息傳遞方式的改變,我司相關的做法如下:

  1. 大批量迅速的開啟遠端連線權限與MVPN (方便同仁使用手機撥打公司分機以及同仁間的互撥)。
  2. 同仁線上簽立居家辦公同意書,內容告知居家辦公應注意事項等。
  3. 居家辦公仍需打卡,我司早前除了刷卡機,也另有網頁/APP定位刷卡等多元刷卡方式,讓同仁自管自控在家時依據實際工時刷卡。
  4. 寫工作日誌掌控工作進度,不過這並非每個部門都有實施,像我部門就沒有,大概因為太忙了隨時都在溝通與交辦,也無需靠這個掌控。
  5. 增強線上會議軟體的量能,我司因有南北多廠,本就常用線上會議於各廠間的聯絡,現避免面對面會議與因應居家工作,更增強這塊的量能,以維持工作會議的運作;另公司也評估視訊會議的量能擴大,讓其可於同仁間普遍使用,增進線上會議的效率。
  6. 工作型態改變,主管須更妥善分配工作,而同仁也定時於群組統籌回報工作進度。
  7. 溝通方式改變,因先前在辦公室要講事情,轉個頭就能討論;或是其他人在討論什麼,在場其他人也都能聽到;現因無此優勢,更要注意訊息的即時確實傳遞。

先前就聽人分享過,在家工作並沒有比較輕鬆,只是工作方式可以比較隨心。其實同仁都是自管自律的人的話,真的不用太擔心居家辦公所會造成怠惰等影響。

當然可能因為環境或設備的限制,導致某些溝通效率不彰,但這正也是檢視工作流程與彈性因應的好時機;而工作量,因本就安排好,工作進度與交辦事項也時刻進行。

若同仁能在時間內交付工作成果,那麼也無須時刻掌控同仁的辦公狀況,而可以給予彈性空間了。

不曉得大家公司對此波疫情的因應政策是什麼呢?

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