初嚐遠距工作的台灣,如何完美入軌?

文/我是凱莉 由方格子授權轉載

因為武漢肺癌疫情的關係,最近許多公司開始實習『遠端工作』,也有很多專業文章開始討論遠端工作在台灣可行嗎?唐鳳在2016年的專訪就提到,遠端工作的好處,在歐美已經提倡這關觀念許久,網路企業wordpress甚至沒有辦公室,他們是如何做到溝通零死角,在沒有人管(看)著的情況,依然交出營收百億的成績單。

台灣能不能順利接軌?在<科技島讀>文章:遠距工作救企業 — 企業準備|代工業沒興趣|根源是教育問題(訂閱制文章),有滿清楚的整理,以下擷取部分。

原文擷取部分科技島讀文字(訂閱制)
▲圖片來源:我是凱莉

去年成了自由工作者後,開始有機會跟很多工作夥伴遠距工作。

我的工作給予方針以及客戶需求,與找來的團隊一起討論,能提供什麼服務以及解決方式,立定專案的過程驗收與結束時間。

在成了自由工作者之前曾經遇過一個非常典型的遠距工作的機會,曾在廣告代理商與日本的客戶遠端工作了長達半年。這個遠距工作初體驗,讓我驚豔到,原來不跟客戶見面也能把需要不斷溝通的專案完全落實,但在中間也嚐到了許多苦頭,也更了解外商客戶面對『會時間管理』、『理解力』良好的專案經理的重視。

當時使用的視訊軟體是zoom,溝通軟體是slack,客戶不喜歡用email工作,因此這也是我第一次使用slack(非常好用呢)。

當時其實算是半遠距工作,基本上我跟自己的團隊依然是以面對面討論客戶需求的,僅是在管理客戶面向,則全然使用Slack與視訊會議。當時最困難的點,反而是在文化差異面上對於專有名詞的截然不同理解,造成進度延遲,或是做白工的狀況。

我比較印象深刻的是,跨國客戶非常熟悉遠距工作的節奏,因為他們的會議幾乎是全滿的,所以他非常需要一個會管理他的夥伴(我),因為客戶的判斷非常快速,也能有效給予指點,但因為大量的資訊需要請他閱讀與判斷,有時候客戶會非常生氣你怎麼沒有管理我吸收內容的時間。

因此,那段時間我學會在線上管理對方以及如何利用軟體更新資訊來給對方安全感,這點真的非常重要。況且這樣的客戶並不喜歡你給他太大量的訊息,他就是需要觀點與結晶,因此合作上需要非常專注與更多的判斷力,協助判讀所有的風險,讓他決策。

因此我認為遠距工作有幾個很重要的特性:

  1. 如何精簡資訊量,未來不再是整理越多資訊越認真。
    如何用最少的文字量溝通,讓人做出判斷?
  2. 遠距工作不容許理解lag的狀況,需要在大家集合或是閱讀相同資訊時,能得到一樣的理解。(這個連面對面工作都很難)
  3. 時間安排,當多個遠距工作同時發生,如何管理自己與夥伴的時間。(軟體很重要)

我近身感受到遠距工作的幾個困難點:

  1. 全體夥伴對於軟體的熟悉度與接納度,並且需要像呼吸一樣定時更新自己的工作狀態。
  2. 我認為遠距工作是設計給資深人員的,但資深人員不一定是做得久,但必須對於產業高度理解,並且能夠及時有效反應進度,在工作流程中需要不時的把團隊間的壞蟲抓出來。
  3. 承上,溝通力、理解力、產業專業、自律性,會是遠距工作最重要的因素。但怎麼訓練這樣的人,是難題。
  4. 是不是一定要有一位整合者,我倒不覺得一定,其實每次專案都能有一個小隊長,或是按照最初的時程走,後續就是定期開會參與會議即可。但台灣還在遠距的實習階段,我認為一個有整合能力的人是非常重要的,但未來也許軟體就能幫我們很大的忙。

回到最初的題目,如何再優化?

我想人人應該都要有自覺,這個新工作模式時代的來臨。

我想還是以勞資雙方的認知價值去調整是首要需要全民動員的地方。

歐美已有良好示範,也有比比皆是的軟體協助我們。

資方應該要多去思考,自己要看到員工產出的內容,不再是以工時計價,而且產出計價。當產出中發現專案的困難度,如何給予員工合理的獎勵,而不是請員工自行吸收。

勞方則是要思考,如何在不見面光靠資料的流通,觀點的傳達就能讓對方得到他要的需求,並且理解到時間就是金錢,如何使用最有效率的工作模式,將自己的工作完成,將生活與工作拆解。工作時候好好工作。

(編按:原文撰寫於2020年3月)

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