搜尋檔案還是找不到…提升搜尋效率,命名至少加入「2個關鍵字」

大是文化
2026.01.26
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花時間找檔案是省時的大敵!作者曾在多間外商企業擔任高層秘書,傳授檔案命名原則:以「搜尋」為前提,加入「2個關鍵字」。只需改變一個小習慣,就能讓工作效率翻倍,不再為了找資料而心累。本文節錄自《節省工時的100種方法》。

文/森田幸(森田ゆき)

花時間找東西,是省時的敵人。凡是可能讓你心想「東西跑到哪去了?」的情況,都應該事先排除,才能真正省下無謂的浪費。.

雖然清楚知道「什麼東西放在哪」是基本原則,但對於資料檔案,還有一個重點應該特別留意:命名。

如果你在資料夾裡找不到想要的檔案,或是只記得幾週前下載過,卻完全不記得自己放在哪,這時候你會怎麼做?你大概會選擇搜尋吧?而在這個時候,你必定會一邊回想檔名是什麼,一邊輸入關鍵字。

反過來說,在替檔案命名時,你必須以「搜尋」為前提來思考。具體來說,就像是以下這樣的概念。

不好的範例

  • 「202501 銷售匯總」
  • 「202501 A公司簡報資料」

好的範例

  • 「202501 月度銷售匯總_ 關東分店_ 最終版」
  • 「202501 A公司簡報資料_ 系統建置提案」

重點是,要加入2個以上的關鍵字。在搜尋時,如果只輸入1個詞彙,幾乎都會跳出多筆符合條件的資料。但只要輸入2個詞彙,一次就找到檔案的可能性將會提高。

此外,郵件的標題或內文也是同樣道理。請一邊思考「如果之後要搜尋,我會輸入哪些字?」一邊將這些關鍵字都寫進去。回覆對方寄來的郵件也一樣,只要你撰寫句子時意識到這一點,搜尋效率必然提升。

POINT資料要以「搜尋」為前提,加入2個以上的關鍵字來命名。

節錄自:大是文化《節省工時的100種方法:我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會,品質與速度兼顧的時短工作術,不用拚命就有高績效。》/森田幸(森田ゆき) 著

節錄自:大是文化《節省工時的100種方法:我在巴克萊銀行、AIG、安聯等外商主管身邊學會,品質與速度兼顧的時短工作術,不用拚命就有高績效。》/森田幸(森田ゆき) 著


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