職場360

日期 |2022.07.26

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擔任主管後,離職時如何華麗轉身?資深人資長提攻略,助你好聚好散

天下沒有不散的宴席,「離職」是多數人在職涯上都會面臨的情境,對於擔任主管者,面對上司及部屬,離職一事要考量之處想必更多,從離職原因、提離職的方式到離職時機點,如何兼顧自身權益、人情義理又不對公司組織或業務運作造成太大影響?高年級職涯顧問淑芬老師,以她從事人力資源工作30年的經驗,提出離職攻略幫助主管們華麗轉身。

文 / 莊淑芬 顧問
原文出處 / 104高年級諮詢

小心悠悠之口,切勿製造流言蜚語

「身為主管,提離職時更要小心謹慎,切勿讓上司從第三者口中知道你要離職,更不要隨便放消息,製造流言蜚語。」高年級職涯顧問淑芬老師,一語點出主管離職時的地雷行徑。

現今企業在任用新人時,事前進行資歷審查(reference check)已是趨勢,淑芬老師提醒,離職時千萬不要留下話柄或不良記錄,以免新公司在進行資歷審查時,前公司長官給了不好的評價,導致轉職不順利,真的得不償失,也可能因此喪失大好前程。

主管離職必要掌握的五大攻略   

當你離職心意已定,又已確認下個工作的聘任時,面對上司及部屬,以下五大攻略助您離職之路順暢而行。

攻略一》首要通知直屬上司

一旦打定主意要離職,就必須正式通知公司,淑芬老師指出,第一步是要跟直屬上司約好時間,先口頭告知,以示尊重。陳述離職原因時,其實不需要掏心掏肺告知真正的離職原因,就用一些大家常用的說詞,如家庭因素、個人生涯規畫、想尋找新的挑戰……等,就算與主管有些交情,想要說一些心裡話,也切記不要有批評公司的負面言語,更不要透露將要到職的新公司及聘用條件。業界不大,今天與主管掏心,明日就成了業界茶餘飯後的話題的案例也不再少見。

提出口頭辭職時,如果你在公司表現不錯,大部分的上司都會予以慰留,這時切記不要斷然拒絕慰留不給主管面子,可以表示會回去再考慮的意思,等過了兩、三天,再以公司信箱發郵件給上司,表達經過深思熟慮後,仍決定離職之意。

淑芬老師強調:「發郵件給上司是要留下文字記錄,以免口頭談過後上司不認帳;這封離職信也不用發給人資部門或其他人員,重點是先與上司達成共識。」

攻略二》離職時間保留彈性

雖然勞基法第16條有規定離職預告時間,但因身為主管,需處理及交接的事項較多,不見得能在法律規定的時間內離職,淑芬老師建議,最好比勞基法規定的時間再多些彈性。但這個彈性也不能無限度,老師就曾碰過有個案任職的公司要求凡是主管須於離職前3個月告知,這就很不合理,一般以多延長半個月為合理的範圍。

執行<攻略一>跟上司面談時,就要同步確認離職時間,後續發的郵件,也要押上「最後上班日期」,避免後續爭端。

攻略三》清楚列出交接清單

擔任主管要把幾年,甚至幾十年的工作內容整理出來,真不是件容易的事。淑芬老師也碰過有主管離職前請特休假,完全不交接就走人狀況,但這樣的行徑十分不可取。也註定會留下不好的話柄。

口頭交接並非理想的方式,離職主管應該要主動撰寫交接清單,在內容詳細說明例行工作、各工作事項的執行細節、檔案存放處、注意事項、聯絡清單、接手人員等等;對於特殊狀況,或尚未完成的部分,也要盡量補充跟提醒。老師也提醒,這份清單要讓上司看過,取得認可,這也是負責任,留下好名聲的作為。

攻略四》精算各項獎金及特別休假

企業中獎金項目多,諸如績效、工作、業績、年終獎金,在勞基法中屬於「恩惠型給予」,離職時領不領得到,或領到多少,攸關自身權益,淑芬老師表示,首先要確認勞資雙方否有在契約中明訂出固定金額,如保障年薪14個月,或業績破20萬可抽成5%的約定,若有約定雇主一定要履行。若沒有明訂,則雇主知道你要離職有可能就不發予獎金。

其次,也要注意各類獎金發放的時間,以年終獎金為例,有些企業規定只要任職到該年的12月31 日就能領到年終,有些公司則是規定年終獎金發放時,員工要在職。現今也有許多高分紅的公司,會採用信託的方式,分期給予獎金,無論何時離職,一定會有損失,因此淑芬老師建議,先把公司發放獎金的規定搞清楚,知道一失一得之間該如何權衡,就可以知道自己該在什麼時間點離職了,獎金數目可觀的話,建議等錢入袋了之後再提離職,是最保險的做法。

此外,只要沒有休完的特別休假,企業都必須結算工資給勞工,離職時也需再做確認。若未滿任職周年離職,也會損失特別休假,要離職的主管們也要精算一下時間點。

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攻略五》面對部屬以工作交接為要

與上司取得離職共識後,面對一起打拼的部屬最重要的是把工作交接妥當。此時員工最關心的一定是主管的離職原因及繼任人選,究竟是外聘還是內升?面對詢問,淑芬老師說:「涉及組織的安排,將要離職的主管切勿代公司發言,只要表示離職是『個人規劃』與部屬沒有直接關係,公司會做最好的安排即可。」

在完成了所有離職前的準備之後,離職主管要再發一封郵件給業務交接事項的對口單位人員,請他們繼續給予接任同仁協助;至於在任職最後一天,有不少人會寫封文情並茂的感謝信發送給企業同仁,老師認為大可不必,這種信讓人看了很無感,倒不如請部屬及相關的人員吃吃東西,表達感謝之意,就此來個Happy Ending。

上述攻略希望主管們離職時能華麗轉身,優雅告別。實際上,當中還有許多細節眉眉角角要注意,若您碰到難題,歡迎到高年級諮商找淑芬顧問,藉由一對一的諮詢,讓她為您排憂解難,協助您在轉職的過程中,以蓄勢待發之姿邁向嶄新職涯。

【關於作者-莊淑芬 老師】

在新竹科學園區從事人力資源工作超過30年,具備上市櫃跨國科技企業的HR full-function人力資源管理、實務經驗。管理範圍包括總部(台灣)及子公司美國、丹麥及大陸無錫之人力資源管理。人資工作讓我輔導許多被資遣後的困惑朋友,包含轉職、求職時的問題諮商、履歷準備及面試技巧。評估分析的重點,已不只是工作的單點,而是全職涯人生的展望。

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