臨時要上台報告怎麼準備？簡報教練4步驟「上台SOP」神救援
臨時被通知要上台報告，沒時間準備怎麼辦？簡報教練王永福用自身經驗分享「上台SOP」4步驟，從確認觀眾需求、構思故事架構、產出大綱到快速演練，在時間壓力之下打造水準之上的專業簡報！本文節錄自《簡報的技術》。
文／王永福（福哥）
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臨時上台沒時間準備，怎麼辦？
遵照「上台SOP」，化危機為表現
很多人常問我：「如果沒有太多時間準備，要怎麼做好簡報或演講呢？」老實說，這不是理想狀況。大多數人都低估了一場好簡報需要的準備時間，我也一再強調：「沒有好準備，就沒有好表現。」
不過，現實就是這樣：有時你再怎麼專業，也難免遇上突發狀況。結果，沒時間準備這件事情，也發生在我身上了！
記得有一次去看國際書展，在現場巧遇好兄弟憲哥，開心聊天之後，他隨口提了一句：「明天晚上演講就麻煩你了！」我一時還丈二金剛摸不著頭腦，回他：「什麼演講啊？」這時換憲哥緊張起來：「明天那場共學營的演講，我過年前跟你說過的啊！」這時我才慢慢回想起來，之前有一次跟憲哥一起游泳時，他邀請我擔任某場演講的講者，老大開口當然沒問題，我立刻答應下來，只是答應的地方在「游泳池」，我沒有辦法馬上記錄下來，然後就真的忘得一乾二淨。
完蛋了！明天晚上就要演講，剩下大約二十四小時，簡報內容還沒準備，投影片當然也沒做。更糟糕的是，明天還有一整天的行程，根本連好好準備的時間都沒有，那該怎麼辦！
面對壓力的「上台SOP」標準作業流程
我的答案是：依照「上台的SOP」（標準作業流程）來準備！
我曾在2014年版的書裡提到這個流程，只要有這份SOP，即使時間壓縮到非常有限，還是有辦法從容應變，不至於丟三落四。當時間不足時，這份SOP能幫助你快速掌握準備的要點，不用慌張；當時間充裕時，它也可以協助你釐清核心問題，不會白忙。
接下來就是我用「上台的SOP」，在很短的時間內，產出一份精彩演講簡報的真實流程，配合時間序，你可以更清楚整個過程：
一、找到觀眾的需求：確認GAP
雖然時間有限，但第一件事情不要急著做投影片，而是回到最根本：找到觀眾的需求。試著站在觀眾的立場思考：我希望觀眾記得什麼？為什麼這些東西是重要的？這場簡報對觀眾有什麼價值？能為觀眾解決哪些問題？先靜下來把這些問題想清楚，接下來的準備才不會失焦或偏離。
這段時間是19:00-22:30，我在家裡陪著兩個女兒，雖然沒辦法打開電腦，但我在腦中思考著這些問題，包含目的、觀眾、目標，以及換位思考一下，「他們為什麼要參加這個活動？」「他們期待有什麼收穫？」並且把這些問題跟自己的經驗連結，想一下我有哪些故事與這場簡報相關。這段時間只是在腦中思考，還沒動手開始寫下任何東西。
二、確認架構：故事線與便利貼
等到兩個女兒跟老婆都睡了之後，我開始規畫整場簡報的故事線主軸。當時剛好看到憲哥寫了一篇文章，談到他十年來的改變，也許可以從這個角度切入，用自己親身的經驗來談「十年之變」，那也是我創業成為職業講師的開始，應該能帶給觀眾一些啟發。這段時間從22:30-23:00，只花了半小時快速確定。
接下來就是用便利貼發展內容的階段。我拿起便利貼，把想到的點子都寫下、貼在牆上，想到什麼貼什麼，也逐漸把簡報的故事線抓出來。因為是故事型簡報，我想到英雄旅程的三幕劇結構：觸發、衝突、解決。包含我如何開始、最早的案子、開發、苦撐、谷底、轉折，以及團隊建立、成為現在的樣子。我一面檢視過去的照片，一面把一些想法寫下來。在準備的過程中，很多逐漸淡忘的記憶一個一個湧上來。
23:00-24:00，花了一小時的時間彙整。因為明天還有一整天的會議，而且明天晚上就要演講，還是別熬夜，才有更好的精神應對挑戰，所以我就強迫自己離開書房去睡覺，明早再繼續準備。
三、內容發展：流程大綱與投影片
時間有限，沒辦法做太多太複雜的設計。當天早上搭07:21的高鐵從台中到台北，我把腦中想好的故事線，先以大字流投影片的方式，用Keynote確認簡報流程。因為只需要先打上關鍵字，所以不會花太多時間找圖或設計。當高鐵於08:10抵達台北前，流程投影片也完成了。
接下來是一整天的會議，實在沒時間製作美美的投影片，於是快速看一下已經做好的大字流投影片，把三大投影片技巧套上去，決定哪些地方要放圖片、哪幾張維持大字流版本、又有哪幾張可以做成半圖半文。
當然，要找到適合的圖片也得花一些時間，所以在會議結束的空檔，就找了一間會議室躲起來，讓自己進入到心流狀態，專心工作。整個簡報流程已經確定了，不用花太多時間思考，只要找出適當的視覺輔助就好。這段時間大約花了兩小時，利用中午空檔12:30-13:00，還有簡報上台前最後一個半小時17:00-18:30全力準備。
四、正確準備：記住流程與演練
雖然時間太急促，真的無法事前完整的演練，但是我知道不能只是悶著頭做投影片，這樣一定不會有好的表現。一早完成大字流投影片流程後，剛好在路上巧遇了兩個聽眾，坤仁醫師跟守智老師，我就邀請他們聽一下我晚上的簡報內容。雖然形式上是分享，但透過「說出來」的過程，讓我能進行「演練」，確認整場演講的開頭順不順、內容結構對不對。這個非正式演練是在一整天會議前的08:20-08:50，花了半小時邊聊邊練習，也找到幾個可以修正的地方，讓整個流程更順暢。
在簡報正式開始的前半小時，我手邊設定的鬧鈴響起。這時不能再花時間在投影片製作了，要開始記住簡報流程，也就是投影片的順序。我不看螢幕，在心裡默記每張投影片的樣子，邊用簡報器切換一張一張的畫面，每隔五至六張回頭對一下，確定心裡想的有搭上切換的投影片畫面。18:30-18:50，大約練習了二十分鐘，對簡報流程更熟悉了。
最後十分鐘，我再把開場跟結尾想一遍，這次是用自我介紹跟資料引用開場，然後以一個問題帶領大家回到十年前。結束時除了重述重點，我也想用一段影片感性收尾。至於開場跟結尾的方法，後面的章節會詳細說明。接著，我再仔細思考了一下，嗯……看起來應該不錯，準備上台了！
化危機為轉機的簡報準備，仍有水準以上表現
時間來到晚上七點，簡報準備開始。我把電腦接上投影機、測試簡報器、確認一下影片與聲音能正確播放，也稍微調整現場的桌椅。看起來一切都沒問題了。
然後，我感到一些壓力，與其說是緊張，不如說是因為時間壓縮帶來的緊繃感。但我知道已經準備好了，我告訴自己「這不是緊張，是興奮」，然後做了幾次深呼吸，抖抖雙肩，放鬆一下自己。當聽到憲哥說：「我們歡迎今天的特別來賓—福哥！」我看著大家，露出了一個大大的笑臉，開始享受這美好的晚上！聽眾們也非常投入，許多人在簡報後留下了深深的感動。
這就是我在沒有時間準備下，化危機為轉機的簡報準備。但我還是想說：除非萬不得已，真的不建議臨時抱佛腳。只要情況許可，最好為自己多留一些準備時間，通常真正需要的時間，會比你想像的多兩到三倍，這樣才算充裕。切記！準備的內容要貼近觀眾的需求，即使時間緊迫，還是可以有水準以上的表現。
如同我常說的：「沒有時間，你就要有經驗；沒有經驗，你就要有時間。」如果既沒時間，也沒經驗……那就只能祝福你！有沒有發現到一件事，這裡所用的方法，就是我在前幾節中介紹的。所以，當時間不夠時，來不及緊張了，趕快依照SOP準備，馬上就要上台了！
節錄自：商周出版《簡報的技術》／王永福（福哥） 著
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