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日期 |2022.07.25

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職場上文字溝通眉角多?把握幾個原則助你安全玩社群!|別讓社群毀了工作(一):為什麼能說、就不line?|104職涯診所 Podcast EP142

社群媒體通常是一刀多刃,工作上它可以讓我們的溝通變得更有效率,但同時也能造成人際翻船,本集節目邀請到一位資深的行銷工作者作為上班族代表,及104人力銀行社會企業處的副總經理,從大學、研究所、博士都是鑽研於心理相關領域,與我們分享社群在職場上所造成的人際關係,以及需要特別注意的一些小細節,你會了解到,為什麼在職場上溝通建議能說、就不 line?為什麼開會前要關掉所有社群軟體?還有其實透過文字溝通眉角多,要把握哪些原則,才能不觸犯社群禁忌?擔心因社群毀了工作的你,快來與我們一起安全玩社群吧!

(此為節目Part 1,可繼續聽EP143 別讓社群毀了工作(二):解憂!走出比較心態。)
<下滑看 “文章懶人包”!>

文/職涯診所Podcast

【本文導覽】

01:52 一、職場小白社群抱怨,被好事之徒截圖?!
03:23 二、文字難以清楚表達,建議溝通用「説」的!
04:43 三、當面溝通要如何講比較適合?!
06:39 四、文字溝通眉角多?建議你把握以下原則!
08:38 五、若是已經搞砸人際關係,要如何進行事後補救?
09:27 六、會議中通知忘記關,跳出不當訊息,尷尬癌爆發怎麼辦?!
13:47 七、職場笑面虎,過於信賴同事真的是好事?!
17:20 八、主管想要加你社群好友,到底應不應該接受?

【本集來賓】

  1. 104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring
  2. 上班族代表 Daphne

以下,精選本集「部分精華節錄」。想知道更多,快去收聽完整版的 EP142「104職涯診所」Podcast 吧!

一、職場小白社群抱怨,被好事之徒截圖?!

(上班族代表 Daphne)

Daphne分享曾聽聞一個新進的菜鳥,跟著一位工作多年的前輩熟悉公司,這位前輩個性很好,但在教導職場菜鳥時,菜鳥覺得前輩工作毫無章法,所以終於忍不住在自己的社群上抱怨,結果不小心被同事看到,將po文拿去給主管看,最後反而害前輩被主管指責,職場菜鳥也對此事感到愧疚。

二、文字難以清楚表達,建議溝通用「説」的!

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

職場工作不免需要給同事回饋或提供意見,有時候用「文字」很難表達清楚,Spring建議若是文字講不清楚的話,最好的方法就是用「說」的。此外,有時候當你把腦中思考的東西打下來時,就會變成一種證據,你永遠不曉得對方會用你寫的東西去做什麼事情,所以建議若是要做意見交流,可以直接當面溝通,同時也需注意溝通的「時間」跟「地點」,地點建議可以挑比較舒適輕鬆的地方,如:咖啡廳等。

三、當面溝通要如何講比較適合?!

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

建議如果是約在咖啡廳溝通,喝咖啡的錢應該是你出,並先感謝前輩的幫忙,接下來在討論指導方式,此時需注意,並非指責mentor指導不夠周到,建議可以用「提問」的方式分享你的想法,再看看mentor會如何回饋,當他在給想法的過程中,就可以順勢去談彼此的想法,同時也可能在過程中,會了解到之前的方法對你造成困擾,進而展開後續的溝通,而後便將能取得共識,最後也記得不要忘記感謝。

四、文字溝通眉角多?建議你把握以下原則!

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

如若真的不得已需要透過「文字」進行溝通,建議可以先沉澱自己的情緒,並把情緒化的字眼替換掉,最後在文字送出前,仔細確認是否合適,文字送出後,如果對方方便,還是建議可以近一步當面與對方進行說明。此外,除了當面與前輩說清楚外,不建議在自己的社群媒體發文抱怨,因為其實好事之徒並不少,透過「嘴巴」溝通比較不會留下證據,但透過「文字」表達,內容會被留下來,所以有其嚴肅性,需要謹慎面對,也建議在發送訊息前,可以請教身邊的朋友,確認目前的表達方式是否合適,也不要在文字中影射他人,避免同事對號入座,人際關係也可能因此搞砸。

五、若是已經搞砸人際關係,要如何進行事後補救?

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

建議如若已經因為社群搞砸人際關係,首先應該要「公開道歉」,不是只是對當事人,而是周遭的所有人,都應該知道自己不小心做錯事,造成大家的困擾。其次是「針對當事人」再次特別道歉,表示當初一時衝動,不小心造成前輩的困擾。

六、會議中通知忘記關,跳出不當訊息,尷尬癌爆發怎麼辦?!

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

你是否也遇過在會議報告時,Line的社群沒有關掉,不小心讓台下的人發現自己在說壞話,遇到這種尷尬情況,人際關係要如何修補?首先建議大家,進行視訊會議時,一定要把自己的社群軟體關閉,並且把社群群組分等級,第一種為公司群組,主要談正事,第二種為較好的同事,純粹交友聊天,第三種為公司外的朋友,可以談及比較私人的話題。

此外,為了避免發錯訊息,建議可以將工作場域,及私人的聊天群組分開,如:Teams和Line,否則若是於工作群組說錯話,便會留下紀錄,因此建議兩者使用的工具最好不一樣,也需注意儘管有時候不是在講他人壞話,但一直頻繁跳出Line的訊息,也會讓老闆或同事質疑你的工作態度,所以最為建議的做法就是,在上台簡報投影前,就將「所有社群軟體關閉」,並且將「不必要的網站關掉」,避免因為社群影響到自己的工作。

七、職場笑面虎,過於信賴同事真的是好事?!

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

你是否也曾遇過在職場中,被信賴的同事截圖聊天訊息,並且告訴主管,造成自己人際翻船?職場上真的有所謂真心的朋友嗎?還是其實在社群上,不能講真心話?Spring建議把「社群軟體上的內容當作不公開」,因為你永遠不知道他人會拿來做什麼,就算及時把訊息收回,有心之士還是會截圖下來,所以需要謹記「不要把社群媒體當作是一個可以交換秘密的地方」,尤其有時候沒有指名道姓可能更可怕,反而會造成他人自己對號入座,也需注意不要在社群上,談論公司的事情,可能會被貼上「時常抱怨」的標籤,主管也可能因此會認為你不可靠、大嘴巴,對公司有許多負面意見、不夠忠誠等,甚至轉換工作時,可能被新公司看到你過去的言論,反而影響到自身的觀感,故而雖然社群媒體是一個良好的溝通工具,但如若你對某些事或人有不滿或想法,建議還是當面溝通,否則十分可能會留下證據。

八、主管想要加你社群好友,到底應不應該接受?

(104人力銀行社會企業處副總經理 王榮春 Spring)

有時後主管想要加你社群好友,當下不好意思拒絕,但又擔心主管會介入到你的私人生活,此時使用「大帳」與「小帳」進行社群上的區分,或許就是一個好選擇。此外,在職場工作的過程中,頭腦會有很多東西在轉,過程中有時候會有許多想法,但務必切記「想」、「説」、「寫」所造成的影響力不同,「想」只有自己知道、「説」是只有自己和對方知道,「寫」是自己和所有人都知道,所以若是要將想法「寫」下來,就需要有更多的考量。

別走開,更多精彩內容,都在完整版的 EP142「104職涯診所」Podcast!

本文可在線收聽完整版對話:

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