跨世代職場溝通的成功關鍵:掌握一對一面談9大要點

文:  創識智庫國際有限公司執行長 陳政廷 Ben

原文標題:跨世代職場溝通成功關鍵:一對一面談的力量

一對一面談在跨世代職場溝通中扮演關鍵角色,主管應主動邀約員工進行面談,重視溝通品質並增加溝通頻次。面談地點可彈性選擇,目的在於瞭解員工、掌握現況和問題覺察。面談頻次視關係遠近而定,面對對象以直接領導員工為主。有效的一對一面談可以改善組織文化和績效,促進信任和尊重的建立,解決跨世代溝通困擾。

一對一面談是我這幾年在企業主管培訓當中,一直不斷提醒學員們要去落實的事情!甚至我可以很肯定地說,跟員工進行一對一面談,是主管領導工作當中最重要的基本功!

如果主管很容易用『平常工作忙碌』或『只想花時間在短期效益』的理由,比起面對人的問題,更喜歡去解決專業技術問題,那這個主管肯定無法帶好團隊!

除非有這麼一天,公司裡面都是機器人,當主管不需要再面對人類員工,或許主管就可以名正言順的不用再煩惱人的問題!但事實上,這是一個由人組成的社會!不管未來技術再怎麼進步,溝通協調與團隊合作還是一個組織需要重視的議題!

所以,結論就是…如果主管會逃避或拒絕跟員工進行溝通互動,那不如別幹主管了!組織願落實主管定期跟員工一對一面談,絕對會比上各種領導課程還要有效許多!

我這些年在各企業進行教練輔導時,確實看到組織內部落實一對一面談之後,組織文化與績效有顯著的改變!人才也更願意留得下來!

可能很多人會在意世代職場溝通的問題,但我的觀點是:
就因為是世代落差,人跟人之間反而更需要透過溝通來瞭解彼此!

跨世代的職場溝通常常會帶來困擾,特別是主管與員工之間的互動關係最為直接!這也是許多主管非常頭痛的問題!由於不同世代的職場工作者可能對於職場文化、工作方式和求職條件有不同的看法,身為主管或團隊領導者,若想要帶人又帶心,唯有主動去了解這些差異,並學習尊重彼此的觀點,才可以幫助建立更好的工作關係。

所以面對跨世代的溝通難題,沒有什麼神秘的訣竅,關鍵就在於—
要強化溝通品質,先增加溝通頻次!沒有良好的溝通,就別提帶人帶心!

如果主管願意主動去建立一個開放的溝通型態,就可以幫助雙方更好地理解彼此的觀點和價值觀,並且可以增進彼此之間的信任和尊重。

其實主管無須擔心自己不會跟新世代員工溝通,也別擔心自己不會面談,更不需要擔心員工是否會排斥,事實上,這些問題都是在落實一對一面談之後,一點一滴地慢慢消除!

在一對一面談中,主管的角色非常重要,他們需要確保面談的有效性和積極性。以下是一些主管應該注意的重點:

一、面談邀約

由主管對員工提出邀約,但是這裡需要留意的是,如果可以的話,盡量讓員工提出方便的時間,如果是主管直接指派面談時間,反而會讓員工更有壓力!

通常一次面談的時間,可以抓30分鐘到1小時,一般來說,第一次進行面談的主管其實不容易談超過30分鐘,如果是已經面談好幾次,確認彼此有信任關係、工作默契的員工,通常每次面談的時間也會縮短!

其實不管是面對什麼世代的員工,要先做到尊重他人時間,願意針對彼此時間去做溝通協調,這樣的做法才能得到他人青睞,為創造良好的工作關係奠定基礎。

二、面談地點

不同的面談地點會有不同的談話氛圍,如果希望整體呈現輕鬆一點的氣氛,那未必一定要在會議室裡面,有時候也可以選擇中午跟員工一起用餐、一起出差在高鐵上的時機進行一對一面談。

但如果主管是第一次採取一對一面談,主管過去又比較沒有面談經驗時,會建議第一次在會議室比較妥當,因為第一次面談的時間可能會比較短,會議室也算是員工熟悉的場合,所以第一次面談不妨在公司內進行,等到主管已經進行幾次之後,也可以視員工狀態,選擇不同面談地點。

三、面談目的

主管進行一對一面談,主要有以下三個目的:

  1. 瞭解員工

派克魚市的老闆曾經說過一句話:
你的員工在進公司成為你的員工之前,首先他是個人!

這句話乍聽之下就是一句廢話!但是我曾經看過很多企業,讓員工覺得自己在公司不過就是績效的機器!

退一萬步來說,即便是機器好了!我們都知道要對機器定期保養跟維護,但是對於人呢?我們有多久沒有好好關心一下員工狀態了?是不是每次跟員工的互動,只停留在任務交辦、工作檢討、績效考核?難怪員工覺得自己像是機器了!

更何況..員工是人,不是機器!

我不否認職場要以工作績效與經濟效益為主,畢竟公司不是遊樂園,但是事實證明,員工士氣跟工作績效呈現有強烈關連,如果員工在公司內得不到認同、沒有感受到歸屬與社交滿足,那員工遲早會留不住!

這就是為何有些公司薪資開得頗高,福利也肯給,但是員工流動率還是非常地高!因為錢雖然有給到了,但是心受委屈了!

所以主管應該在面談過程當中瞭解員工的需求和關注點,單純地好好認識自己的員工,而不是讓員工覺得自己在公司只像是一台工作機器!

初期談話的內容還是容易聊工作,但是會比較建議主管,要隨著幾次面談之後,要慢慢談到這個員工的生活、價值觀、未來期望,也就是由公入私,慢慢瞭解這個員工本身,如此才能慢慢累積信任感,從單純給錢辦事的買賣關係,變成真正的團隊夥伴關係!

  1. 掌握現況

定時一對一面談可以幫助主管掌握員工目前的工作狀態,並且隨時給予支援與協助!同時增進主管和員工之間的信任與默契。

除了以上的優點,定期面談還能夠幫助主管和員工更好地理解績效考核的標準,從而減少因為認知落差而造成的矛盾和不信任。

  1. 問題覺察

透過定時面談,其實比較容易培養信任關係,進一步讓員工更願意說出目前工作遇到的問題(或是員工看到的問題),有助於主管即時發現問題、解決問題!

四、面談頻次

面談頻次取決於主管跟員工之間的關係遠近,面對掌握度比較不高、信任關係不足的員工,前期可以比較密集一些!

原則上,初期可以兩週一次的頻率來進行!倘若是已經面談好幾次,確認彼此有信任關係、工作默契的員工,其實一個月面談一次就好了!

五、面談對象

以直接領導的員工為主,如果是一個管轄數十人的部門主管,那面談的對象不會是部門基層同仁,而是直接跟部門主管報告的基層主管!

根據國外管理研究指出,一個主管的管理幅度建議約為5-7人!當然還是得視組織性質、組織成熟度而有所不同!所以原則就是上層主管要專注做好跟下層主管的溝通,而非每個人都溝通!

六、溝通風格

主管應該瞭解員工的溝通風格,以便在面談中使用合適的語言和方式進行溝通。例如,如果員工較為內向,主管可以提供更多的支援和鼓勵,而如果員工較為外向,主管可以更多地聆聽和引導。

七、多聽少說

主管應該在面談中保持專注和積極的態度,表現出對員工的關心和支持。這有助於員工感到被重視和尊重,進而更願意分享自己的意見和想法。

基於上述提及的面談目的,所以主管應該在面談過程中多加傾聽員工的想法和意見,建立起一個開放和透明的溝通環境,讓員工能夠放心地分享自己的想法和意見,並且可以感受到主管的支援和關心。

主管應該給予員工足夠的時間和空間,通常很多主管在第一次面談時,會很害怕『冷場』時刻,然後就開始說話來填補這段時間,可是如果主管每次遇到這種狀況就急著發言,那員工以後就更難開口了!

不要害怕冷場,寧可稍微等一下,用鼓勵的語氣來促使員工說話,讓他們自由地表達自己的意見和想法,即便員工提出的想法與自己有所不同,但主管請先確保自己理解員工的觀點和需求,而不是急著反駁與打斷。

先保留,再確認!主管才會得到更多資訊情報!

八、幫助成長

主管要練習給予員工建設性反饋和支持,幫助員工改進工作表現和達成目標,通過定期一對一面談,幫助員工瞭解自己的表現情況,進而讓員工認識到自己的優點和不足,這樣才能夠更好地改進工作表現。

當員工在面談過程中有疑問時,主管可以依照自己的專業與經驗,提供具體的回饋和建議,幫助員工找到改進的方向和方法。同時主管也可以鼓勵員工提出新的想法和解決方案,幫助團隊更好地發展和進步。

九、促進行動

如果面談過程中有談到工作議題或員工成長議題,主管可以在面談過程中協助員工發展下一步行動計劃和跟進事項,以確保面談的效果和可持續性,主管和員工共同討論和確認這些計劃和事項,並在之後的工作中加以實施和跟進,以達成預期目標。

以上整理出來的幾個重點,是我這些年在企業幫助主管落實一對一面談時,所歸納出來的提醒事項!

就像國際領導大師藍奇歐尼所倡導的觀念-打造聰明組織容易,打造健康組織卻很難!

而落實一對一面談,是真的可以幫助組織變得更健康!這點在許多國際知名企業(例如奇異、英特爾、可口可樂、Google、Yahoo)都實證有效,而我這些年有幸親眼見證企業客戶因為紮實做到一對一面談,而讓組織文化與工作績效變得更好!

改變有時候要靠的不是運氣或是魔法!決心與務實的具體作為才是關鍵所在!
世代落差是主管需要正視的關鍵議題!用最直接的面談來建立信任拉近距離!

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