主管太忙，都沒時間聽你說？快速獲得回應的向上溝通技巧

面對時間有限的主管，必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。如何讓主管願意聽你說？掌握先取得同意、先講結論的向上溝通技巧，讓報告、請示與確認更有效率。本文節錄自《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》。

文／井出元子

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讓對方願意傾聽的說話方式

面對總是行程緊湊、時間有限的主管，我們必須在短時間內精準表達重點，並有效引導對方做出必要的決定和判斷。因此，最重要的第一步驟是要讓對方願意聽你說話。例如，可以先這樣開口：「有件關於○○的事情需要您的指示，不知道能否耽誤您兩分鐘的時間？」或是「想和您報告關於○○的狀況，請問什麼時候方便談一下呢？」，先詢問主管取得他的同意和理解。當對方回答「好的」、「現在可以」時，就等於開啟了願意聆聽的模式。

接下來的關鍵在於，是否能用一句話明確說出想談的內容，就像是先幫想說的事下一個標題。忙碌而時間有限的主管會根據你說的這句話，快速判斷是否需要立即處理，還是可以延後再談。

如果事情有急迫性，記得也要補充說明為什麼「現在」就需要抽空處理的原因。例如：「場地預約的截止日期快到了，想跟您確認一下活動的安排」或「需要您做決定的期限快到了」等等。如此一來，對方就能理解你此刻前來的必要性，也比較願意立刻給予回應。

掌握主管的時間，進行詢問和確認

若無急迫性，可提出 [事項] 和 [時段] 與主管約好時間

• 想和您談〇〇的事，請問今天有30分鐘左右的時間嗎？
• 想和您確認□□的事 請問這個星期，您什麼時候有1小時左右的時間呢？

※「和主管談話的時間」也應先預留彈性和緩衝。主管也有自己的行程安排，可能無法立即回應

先說結論，再補充原因和背景

有時會聽到年輕的員工說：「主管太忙了，根本沒時間聽我說話，該問的事情也沒辦法問清楚。」但其實，能否讓主管聽你說話，關鍵在於你怎麼表達。

應該先把結論講出來。如果希望主管幫你做某件事，就必須在一開始直接切入主題。至於原因、來龍去脈等背景說明，可以放在後面補充。

不論是面對面談話或是用電子郵件，對方最關心的其實是「你現在要我做什麼？」或是「我必須採取什麼行動？」如果一開始就講清楚這一點，對方就更容易掌握整體內容。相反地，如果要等聽完整段話，才能知道有什麼需求，那對方一開始就會不知道該用什麼立場或態度來聽你說話，自然也就不容易抓住重點。

站在說話者的角度，常會想把來龍去脈依序交代清楚。但在職場中，更有效率的溝通方式是先明確說出「結論」。這樣可以幫助對方更快進入狀況，也能讓溝通更順利。

先說重要的部分＝先講「結論」

• （核心結論）： 〇〇工業的零件交期會延後3天。 請問該如何處理？
• （補充敘述）： 聽說是因為昨天的颱風導致漏水， 機器故障。 修理需要2天半的時間。

節錄自：寶鼎出版《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？：AI時代職場人不被取代的工作基本功》／井出元子 著