WFH線上會議開不完？說真的，其實很多會議「沒你也沒差」
在家工作，你的工作效率提升還是下降呢？每天要開的視訊會議似乎比在公司上班還多。如果這是一場「純粹聽人報告」和「大多人都不發言」的遠端會議，基本上你是在浪費時間。
「TO DO LIST」是萬惡的根源！？
某調查顯示，日本的工作生產力比義大利還低。義大利人重視私人時間，夏天還有一整個月假期，但工作生產力還是比日本人來得高。這個事實令許多人震驚不已。
為什麼日本人的工作效率會這麼差？我認為根本問題，無疑出自昭和年代以來視長時間工作為美德的風俗。不過日本人習慣的「工作管理」方式，也確實拉低了我們的工作效率。
各位讀者年輕時應該也學過一種工作管理的方式：「寫下今天所有要做的事，編列優先順序，做成待辦清單（TO DO LIST）」。我想也有不少人或多或少採用了這種方法直到今天。
我不會說這種方法不好，只不過待辦清單有一個重大缺點：「要做的事情可能會無限累積」。
其實這也不難想像，畢竟工作上「要做的事情」沒完沒了。如果所有事情都列入待辦清單，工作怎麼可能有結束的時候。
邁入四十歲，先決定未來「不做的事情」
四十歲以後應該要學會列出「不做也沒關係的事情清單」，也就是「NOT TO DO LIST」。決定好什麼事情不做，只處理真正該做的事情。這也是這本書的主旨。
這項主題在我舉辦的諸多研習之中也非常受歡迎。大家嘗試過後，才驚覺自己做了多少「不做也罷」的事情。很多人以往處理的工作、業務，有一半以上都非屬必要。甚至還有人發現自己一直以來拚命做了一堆「不做更有效率」的事情。
這種回饋有那麼多其實挺悲哀的，因為這完全印證了日本企業工作生產力有多低落。
如何編排「不做也沒關係」的清單？
接著讓我們看看「NOT TO DO LIST」，該如何具體編列。
第一步，重新檢視自己的工作流程。寫下自己做的所有事項，接著逐步挑出「或許沒必要做」的事情。
列出自己的業務項目時有個小技巧，可以分成「個人事項」與「組織事項」兩種類別。個人事項的意思是「自己處理的事情」；組織事項則是「和他人協作的事情」。
其中要先刪減的是「個人事項」。因為這方面的事情只要自己多留意就能改變，不僅可以馬上實踐，而且立即見效。
例如：「之後重看一次信件」（馬上回覆就可以解決）、「整理紙本資料」（存在電腦裡就可以解決）、「替資料過度『化妝』」。
資料和會議都會孳生「不做也沒關係的事」
不過不做也沒關係的事，往往以「組織事項」居多。
尤其牽扯到「資料」，更容易出現不必要的瑣事。例如用不到的文件歸檔、沒人會看的會議紀錄、沒人要讀的業務報告……我建議向相關部門和上司確認一聲，如果這些東西「沒有也沒關係」，就可以淘汰掉。
此外，有許多企業習慣在會議前印出議程，放在與會者的座位上。不過一旦眼前有東西可以翻，人就會下意識去看，結果反而不去聽發言者說話。廢除事前發放議程的習慣是一石二鳥的做法，既可以省下麻煩，還可以提高與會者的注意力。
另外一項產生麻煩的溫床則是「會議」本身。世上多的是沒必要開的會議，「純粹聽人報告」和「大多人都不發言」的會議，基本上都是在浪費時間。
想要廢除會議，必須事先和相關人員協調。不過許多人早就受不了沒意義的會議，所以過程大都出奇地順利。只是這個做法有可能刺激「工作只剩開會的大叔」，他們有可能會組成反對勢力，務必小心行事。
原以為新冠肺炎疫情會減少會議次數，殊不知有些人只是換成遠端會議的形式，持續做這件徒勞的事情，實在有些病入膏肓。
若一時戒不了，可以試著「縮減」「改變」
列出所有要處理的工作後，替每一項打分數，再從分數低的項目開始一一檢討是否可以剔除。
如果「戒不掉」，可以考慮採取「縮減」或「改變」的方式，這麼一來選擇也會更多。即使無法完全消滅沒意義的會議，或許也有機會「從一個禮拜一次縮減成一個月一次」「改用寄送資料取代」「改用社群媒體建立社團，共享公司內資訊」。
又或者可以「賦予會議足夠的意義」，例如：「為提升效率，遠端會議時間以三十分鐘為單位」「討論點子的會議前先互通彼此的準備資料，且會議時間以三十分鐘為限」「『做決定的會議』僅讓決策者參與」。
這麼一來，原先耗費在雜務上的勞力就可以轉而運用於真正重要的工作。這才是四十歲以後的時間管理原則。
POINT
四十歲時間管理的起點，是先列出「不做也沒關係的事情」。
節錄自：先覺出版《40歲，精采人生才開始：從1萬人的經驗談看見真正該做的事 / 大塚壽 著 》
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