學習成長

2023.08.11 | 20424次觀看

同事離職,洞卻要你補?別委屈,這是大幅成長的好機會

面對同事離職有時感到開心祝福,有時卻也感到煩躁不安。當公司遇缺不補,離職同事原本的業務就得由其他同事分擔,可能得處理完全不熟悉的工作,不僅壓縮自身時間更是備感壓力。但這些經歷轉個念頭、換個角度,或許是你能力大幅躍升的好機會。

文/SHARON'S LAB ∣ 雪倫實驗室

年後上班的第一個月,來聊聊面對同事離職的這件事吧!很多同事會在過完年後轉換工作,我也經歷過好幾次的同事離職。面對同事離職,我常常五味雜陳,一方面為同事有下一個好的機會感到開心,但一方面又覺得可惜,沒有更多機會一起共事。不過除了不捨與祝福,這篇文章我更想分享,身為離職同事同部門同事的另一種情緒:「煩躁不安」。同事離職意味著可能要暫時,甚至是永久接下新的工作任務,這篇文章來分享,我面對這些離職同事留下「新任務」的學習與心態調整。

我接下離職同事工作的小故事

如果在職場工作一陣子的工作者一定很熟悉,當有員工離職,公司最常見的安排不外乎兩種:

  1. 直接開同個職位的職缺,尋找新的員工來替補
    第一種情況,如果離職同事給公司比較長的離職預告期,而且公司開新職缺的面試順利的話,就有機會在離職同事離職前,讓新同事和離職同事進行工作交接。但是理想是美好的,現實是殘酷的,更多時候是離職同事離職預告抓的剛剛好,而公司開新職缺也沒那麼快速可以找到適合的人選,很難真的讓新同事和要離職的同事無縫接軌。
  2. 遇缺不補,由離職同事部門的其他員工同事分擔工作。
    第二種情況比較常發生在公司可能有其他考量,所以不打算招募新的員工替代離職員工的職位,那麼,就可能會找同部門的其他同事共同分攤工作、外包離職員工的業務等。

但不論是第一種還是第二種情況,身為離職員工的同部門同事,都免不了要在同事離職時接受接下來的變動,不論是什麼調整,新的變動總是讓人不安,我第一次遇到同事離職時也是一樣。那時候,我剛加入一家公司未滿半年,好不容易終於在廣告投手的職位漸入佳境,沒想到突然有部門同事要離職,原本期待公司會以開同類職缺,就結束這一回合,沒想到,最後公司沒有補新人的打算,對當時的我來說,就如同投下一顆震撼彈。後來,主管要求所有部門同事幫忙分擔離職同事的工作,而我被分配到的是:網站後台的各種系統設定以及會員分析,我也開始了一場一場的交接會議。

接下來,你猜猜發生什麼事?

沒錯,由於對新任務的不熟悉,前三個月我忙到焦頭爛額,常常需要額外加班才有辦法勉強把工作做完。除了原本就要負責的工作(思考廣告素材、設定廣告操作、優化廣告),新任務大量的佔據我的工作時間,讓我只做原本的工作也不是,專注做新接下的工作任務也不是,還常常被不熟悉的系統設定佔據一整天。

隨著加班趕工的日子愈來愈多,持續的加班讓我幾乎快撐不下去,也同時提醒著我,這樣逃避下去不是辦法,我總不能逃避一輩子吧?也不可能一輩子加班下去吧?接下來,我就開始了一系列的面對、調整、優化,以及硬著頭皮撐下去,就這樣,我撐過了最痛苦的兩個月,隨著新任務愈來愈熟悉,反感的情緒慢慢淡去了,從離職同事手上接下的新任務,也成為了我熟悉的工作日常。

當時我遇到三大棘手問題:

  1. 我不熟悉網站的系統設定,所以需要花大量的時間研究、測試
  2. 我不熟悉原本同事需要合作的其他同事,溝通上多有困難
  3. 全部的工作任務所需時間遠超出一天的工作時數

總結來說,我的不適應來自於「工作時間」與「工作熟悉度」,為此,我開始優化自己的工作步驟,檢視自己有沒有可能用提升效率,學習新技能,讓自己能更快上手新的工作。

接下來,我從兩個面向進行我的工作優化,首先,我先提升原本職務工作的工作效率,例如,善用批次廣告上稿,並建立廣告操作SOP,減少花在例行性任務的工作時間。其次,我開始大量學習與資料處理與資料分析相關的技能,包括進階的 EXCEL 公式、POWER QUERY 數據處理編輯器,也為了減少圖表與簡報複製貼上,以及重新設計報表的時間,跨足學習商業智慧工具 Power BI。最後,我減少了 80% 的數據處理與製作視覺化圖表的時間,也有了更多時間進行數據解讀與準備數據報告。 

這些努力不僅讓我成功達成不加班就能完成工作的目標,從新任務學到的數據整理技巧、使用商業智慧工具的技能以及與主管和老闆匯報數據分析報告的經歷,開啟了我新的職涯道路,也讓我成功從文科畢業的行銷工作者,轉換成數據分析師。 

現在回頭看,這些經歷帶給我什麼?

現在回過頭來看,不得不說在硬著頭皮撐下去的過程,著實是我非常寶貴的成長能量,也是我能往下一個職涯領域邁進的關鍵,這也是我這篇文章最想分享的:每次的組織變動都是我們能力大幅成長的契機!如果沒有這些從離職同事手上接下新任務的外在挑戰,我未必會試著提升自己的工作效率,可能也沒辦法累積到現在的各種能力,更別說要踏入數據分析的領域,雖然過程痛苦,但對能力的培養卻相當可觀。

面對同事離職,我們不能影響主管怎麼安排調度,但如果自己是那個接下交接任務的人,也許可以努力讓這些不舒適成為自己的成長踏板,主動爭取想累積的經驗。我在幾次交接經驗中學到了4件事:

1. 擴展能力範圍圈 

每次的組織調整變動都是工作能力大幅攀升的契機!

這句話是我在接下離職同事的工作後,最深刻的體悟。 

雖然接下新任務的初期很辛苦,不可避免的可能要學習新的技能;可能要與不同的單位合作;更有可能要加班趕工。但事情再難,難不過三個月,不熟悉始終會逐漸變得熟悉,就好像是我們剛加入一家新的公司,即便職位跟以前的職位是一樣的,新的同事、新的流程、新的產業,都會需要花一定的時間熟悉,但熟悉過後,這些磨合過程的不舒適,最終都會成為我們的成長養分,讓我們有更堅強的內心、更優秀的工作能力,能應對未來在工作上的各種挑戰。 

2. 爭取主管前的曝光機會 

如果你渴望在職場上成長,離職同事留下的缺,絕對是展現自己的好機會。你有想過主管是怎麼安排交接人選的嗎?除了工作有相關之外,從你身上看到的能力、對你的信任度,都可能是指派交接工作的參考因素,所以不要預設立場覺得自己很倒霉,把握機會,你可能就因此和別人拉開差距。 

3. 不論如何,我們都沒有損失 

接下離職同事的工作,不論做得如何,我們都沒有損失,如果離職同事在原本的崗位上就做得很好,那很好,我們能從交接過程學習到他的工作流程與思維脈絡,甚至有機會和他拉近距離、保持聯繫。而即便離職同事的工作表現平平,我們也能試著做得比他更好、更有效率,來爭取被主管讚賞的機會,這麼想,是不是不論如何都不吃虧呢? 

4. 提升職場適應力與溝通力 

接下離職同事留下來的工作任務,除了在工作技能面、爭取曝光面有幫助之外,同時還可以提升我們適應新工作、學習新技能以及面對不同同事的能力。畢竟,即便沒有接下離職同事的新工作,面對這個變動快速的社會,我們也很難靠一招走天下,而勇於接下新任務、新挑戰,就好像我們刻意到健身房訓練肌肉一樣,訓練過程很辛苦,但經過磨練長出來的肌肉,卻會讓我們在下一次面對同樣的挑戰時,能有更快的適應與調整能力。 

好啦,那關於我面對工作交接的學習,以及過程中的心態轉換就分享到這裡啦,我們下篇文章見:)

(原文標題:離職同事留下的洞,是你能力大幅躍升的好機會

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