文/104人資學院
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辦公室、廠房人若是人多,每到上下班打卡時卡鐘前總是人滿為患,尤其員工習慣踩在「剛剛好」的時間打卡,這時候只要有一位員工沒有一次性刷卡成功(指紋或人臉辨識不成功、卡鐘打錯面等),就會造成排隊塞車與事後抱怨聲連連,煩著人資說是因為某某某才害我遲到⋯還好 104 提供手機版本的人資行動方案, 一支手機完成請假、簽核、打卡等假勤管理功能,是企業最推薦的員工自助考勤管理工具。
隨著疫情反覆,許多企業已將嘗試中的混合辦公模式上線為新工作常態,而在疫情年進入職場的新鮮人,除了關注薪資條件、員工福利外,對於工時彈性的議題也更加關注。但身為雇主或HR必須知道,在法規規定下並不是每個產業都適用責任制,再來上班不用打卡看似自由,但沒有實際記載出勤紀錄,雇主不只違法,還可能面臨最高新台幣四十五萬元的罰鍰。企業如何在彈性與法規間做個平衡呢?有許多企業使用了 App 行動管理人事,幫助企業如實反映員工勞務時間。而 104 eHRMS 也有提供 App 出勤模組的導入,因應各類人事、打卡、簽核需求,符合勞動法令、即刻連動企業人事系統,人不在辦公室也能處理人事行政。文章內我們將分享 104 eHRMS 的行動管理有哪些主打功能。
企業在管理員工考勤時,常常會面臨是否使用「打卡」作為工時計算的依據,因應現今企業同時涵蓋多種職位、多種工作形式,我們建議除了保留固定班別使用的打卡工具,例如卡鐘、指紋機、卡片感應、人臉辨識、門禁等外,企業應新增 App 手機打卡輔助,讓員工上下班不需排隊,快速因應突如其來的疫情變化,記錄工時員工擁有更多選擇。而且針對固定班別的同仁,手機打卡鎖定可打卡 GPS 範圍,防止遠端打卡;又或是針對特殊職類(業務類等),開放彈性打卡地點,不需侷限工作位置。
透過 104 eHRMS 行動方案,各類考勤資料還能即時記錄於企業人事系統中,手機打卡時間是否需要綁定工資計算也可讓企業自訂。透過多元管道考勤紀錄,可以同時保留彈性的工時、打卡作業,同時企業也可留下出勤紀錄,向勞檢處解釋,只要能如實反映勞工實際提供勞務的時間,即是符合法律規範。
我們曾經訪談 100 人左右的生技公司,HR 表示未導入人資系統前,企業管理百人員工的出缺勤,皆使用紙本簽核與 Excel 登記剩餘休假數,此方法造成內部作業混亂的原因是,1:請假作業需列印紙本文件,員工需親自向層層主管請示與簽核。當主管出差或請假則讓部屬非常頭痛,甚至需要請 HR 代簽。2:使用 Excel 管理員工假勤天數,由於作業不即時、需仰賴人工處理,時常出現員工與公司認定不一的狀況,導致員工對公司的誠信感到失望。
上述企業的管理痛點,除了可以透過導入人事假勤系統來解決外,隨著科技的發達,人手一支智慧型手機已經司空見慣,如果能使用手機來輔助整個環節,必定能加速整體效率。104 eHRMS App 解決人資環環相扣的管理問題,讓假勤資訊透明且流程簡化,申請假單、追蹤進度、查詢剩餘特休天數一目了然,部署不再追著主管詢問。而這樣的改變對部門主管更是有感,導入行動方案的企業主管向我們反應,使用手機管理例行公事公事後,節省了過往處理人事行政 80% 的時間,隨時隨地都能進行確認與簽核,輕鬆達成部門主管喜歡的「即時」、「便利」高效管理工具,也符合員工對行政流程「簡潔」、「迅速」的期待。
我們在今年 3 月的新聞中可以看到,勞動部針對 2021 年不給薪資單、簽名後收回、薪資科目不清等薪資單相關作業,開出高達 300 件行政裁罰。而根據勞基法第 23 條第 1 項規定,雇主應提供工資各項目計算方式明細給勞工,違法可開罰 2 萬到 100 萬元。
由於法規嚴謹,企業提供薪資單給員工時必定要提供可查詢、科目清楚的薪資明細,過往 HR 進行薪資條發放時,需要經歷計算、複核、列印薪資條、折疊裝訂、個別發放等過程,瑣碎又冗長卻每個月得進行一次,如果企業能全面將薪資條電子化必定能加速整體作業效率。104 eHRMS 提供電腦與手機版的電子薪資條工具,不僅由員工自設密碼,符合保密規範,薪資條的科目欄位也開放企業客製,薪資結構可針對各職位加以設計,尤其 104 的電子薪資條支援多國語言,讓公司外籍同仁確認薪資也毫無障礙。
過去常常聽見企業反應,公司該有的工具,該建立的制度都有了,卻在後續檢討時發現,為什麼每個月部門主管卻還是得花 3 天左右的工作天來提醒、溝通、處理員工補交、補件等行政工項,他們認為如果有一個智能通知的工具來管理員工該有多好。還好 104 eHRMS 行動方案專為人事管理所打造,不僅 App UI 符合使用者體驗,更提供人性化的智能提醒,協助部門主管定期、定時的通知員工待處理的工作。
舉例來說,員工每天必完成的上下班打卡,會在工作日打卡截止前跳出手機推播,提醒員工記得打卡。而每次打卡時還可以輸入體溫,協助公司管理員工健康。當員工遲到或是忘記刷卡時,也會即時在 App 上顯示一筆待處理項目,員工必須進行請假手續才能結清當月出勤。而 104 eHRMS App 中最受企業人資喜愛的提醒功能—員工超時打卡、例假日加班打卡時,App 會跳出工時異常提醒,強制選擇「處理私人事務超時打卡」、「加班」等原因。此流程不僅能智能掌握員工出勤,更是符合法規中雇主需負工時舉證之責,提供員工出勤異常可更正的規範。
除了上述的 App 功能介紹外,104 eHRMS 人力資源管理系統專為百人以上企業所打造,除假勤計薪外,也涵蓋訓練及績效等多元模組,並可整合企業現有的管理資源、串接其他系統,還能視需求客製打造全方位的人力資源管理功能。為企業減少例行作業工時、簡化行政流程、提升企業競爭力,建立自動化及無紙化辦公環境,向永續經營的企業價值觀邁進。104 eHRMS已成功導入製造業、科技業、網際網路業、批發零售業等多種產業,獲得超過 500 家中大型企業極高的滿意度。想進一步了解 104 eHRMS 更多的人事考勤、績效、教育訓練模組方案,歡迎您與我們聯絡。
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