開會的技術與藝術(上)為什麼開會的人越多,開會時間要越短?

緊急事件發生,先滅火?還是先開會?一天到晚、每週超過30小時都在開會。會議火爆變人生跑馬燈。工作延遲To do lists 比天高,晚上或假日總在趕工。必聽這集!職場教練Simon分享,開會的人愈多,開會時間要愈短,有效控制人事成本;會議報告「別人不知道的事」,若大家已知,不必再浪費時間。

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【本集重點】

🔸1:30 緊急事件發生:重大糾紛、天災、資安洩漏、公關危機,事前演練

🔸3:00 事前針對各種緊急事件成立應變小組

🔸4:10 發生影響營運的緊急事件發生時,受影響職務需到現場,謀定而後動

🔸5:30 了解事件→召集利害相關人→以減少傷害/緊急應變為主→訊息、口徑統一,訊息傳遞須清楚快速→下重要決策

🔸9:20 過去50年來職場會議長度、頻率增加,高階主管平均每週23小時

🔸10:25 會議最主要的成本是時間,最主要的成效在結果,目的在資訊交換、下決策

🔸12:40 最長時間會議:全球跨時區開會 / 集團預算審核會議

🔸14:00 成為主管,需學習管理會議時間

🔸15:40 90%人在開會時做白日夢,70%人做會議以外的事

🔸16:45 何時需要開會:Brainstorming或資訊交換、下重要決策、檢討

🔸19:40 開會只是一種溝通形式,若資訊不對稱時僅依賴會議解決問題,需思考流程是否出現斷層、授權過於集中/不集中等問題

🔸22:30 會議召開的時間要與參加的人數成反比,人越多、時間越少,考慮人力時間成本

🔸23:30 例行會議:開會時安排主題,時間、成員,指定成員指定報告內容,安排流程;跨部門會議在每次會議結束時先預設下次開會主題與內容

🔸25:20 非例行會議:主題、提綱(流程安排時間),成員「沒有問題」或「有問題」都會造成會議過長,若主題訂定不明確可事前釐清

🔸28:50會議參與人必先了解會議主題、大綱內容,不需要報告已知的資訊

🔸31:30指派會議流程時限制發言時間,會議前先蒐集好問題

▍複習職場教練Simon的精采教學:💡

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