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2023.05.18 | 9643次觀看

開會討論一片安靜?5招聽見部屬真心話

當主管想在會議上收集團隊意見,鼓勵大家踴躍發言,部屬卻默不吭聲,這種該怎麼救?專家認為,管理者的權威感偏強,會讓部屬心生畏懼,怕說錯話,或是認為說了也不會被採納,造成「信任感不足」,建議可用本文五個技巧逐漸建立起信任感。

文/陳麗卿(Perfect Image陳麗卿形象管理學院 創辦人)

曾有一位身為企業領導者的學員告訴我,他很希望聽到部屬的真實想法,也期待大家在會議上暢所欲言,但每次開會時,大家總是三緘其口,即使有人發言,也常是講一兩句就瞄一下他,看他的反應。

或許你也遇過類似的情景,也或許,你就是那位想聽到夥伴心聲,卻苦無其門而入的領導者。是什麼造成了兩者之間溝通的阻礙?問題很可能就出在領導者的「形象管理」。

相信你也同意:當團隊之間的信任感愈強,溝通就會愈順暢。不過,老闆本身的權威感偏強,常會讓部屬心生畏懼,生怕一說錯話會顯得笨拙,或是認為即使說了老闆也不會聽,因此與其將真實的想法講出來,寧願選擇迎合附和。然而,這樣的表現看在老闆眼裏,自然也不會覺得專業、值得信賴。隨著這樣的惡性循環,雙方之間的信任感會一次次磨損。

相反地,如果可以將循環扭轉為「部屬說出真誠的想法→老闆真心傾聽並給予回饋與激勵→部屬又講出真誠建議→老闆再度傾聽並給予回饋與激勵」,一段時間後,就能逐漸建立起信任感。

建立信任感的過程中,透過形象管理的技巧,讓自己的權威程度適度降低一些,能夠創造出讓成員們覺得安全、自在的討論環境,讓信任感快速有效地累積。以下這幾個方法是我經常給學員的建議:

不打斷、不批評

很多領導者(特別是權威感強的領導者)都很目標導向,遇到表達邏輯未受嚴謹訓練或講話發散的人時,常常會忍不住說:講重點!

你可能沒想到,這樣的行為會讓對方更加緊張,情急之下不一定能講出想法的原貌。所以,即使對方才起個頭,你就已經知道他接下來要說什麼,甚至連相對應的3種解法都想好了,也請你千萬忍住,不要打斷!因為你一開口,無形中破壞了對方陳述的流(flow),打散了他思考的脈絡,而他所講出來的話也就失焦了。多忍耐幾分鐘,你會發現這投資是值得的。

此外,對於信心還不夠強壯的人,如果你在他說完之後直接批評,經常會讓他深感挫折,下次就不願意再開口了。針對這種狀況下,你只要指出報告中好的部分就可以了,例如他報告的3個想法中有1個可行,這時就可以說「我認為最後一個想法不錯」,而非「前面兩個想法不行,最後那一個我考慮一下。」

管理微表情與肢體動作

不要小看自己的微表情與肢體動作,因為它在你開口之前,就已經傳遞出了許多非語言訊息,讓他人「理解」或「誤解」你的想法。你的皺眉,是有能力讓對方閉嘴的;當他一開口,你就開始看手機,無形中也釋放出「這段話不值得聽」的訊息,當然會讓他自忖:何必掏心掏肺把真話講出來呢?

如果你希望對方能暢談無阻,而心中又知道他很在意你的想法,你就需要避免任何不耐、煩躁、不同意的肢體動作,例如皺眉、翻白眼、嘆氣、手指敲桌面、抖腳、雙手抱胸等。相反地,你可以主動用表情與肢體動作來釋放出歡迎溝通、願聞其詳的訊息,例如面帶微笑、注視緩緩點頭、身體微微前傾、雙手自然垂放等。

服裝鬆綁

透過身上的穿著來降低權威感,是最快速的方式之一。例如,如果你原本穿著西裝、襯衫、領帶,而覺得現場太嚴肅,可以將西裝外套脫下來,或是拿掉領帶,甚至把長袖襯衫袖子捲起。

此外,在色彩上,深色的權威感會比淡色更強;在正式度上,全套的權威感會比半套更強。所以,如果你希望降低自己的權威感,與其選擇深藍色全套套裝,改穿淺灰西裝搭配白色窄裙的半套套裝,更能達到你的目標。

改變環境

除了服裝上的鬆綁,轉換環境也可以達到相同的效果。

有些人因為個性使然,不容易在正式、公開的場合表達內心想法,這時換個環境,他或許就能自在吐露心聲。如果你發現對方在會議時語帶保留,可以在一對一的場合再度探詢他的想法;而當在會議室溝通覺得拘謹,或許一起出去喝杯咖啡、散散步會更好。

適度缺席

最後,適度缺席有時是必要的。有些權威感極強的領導者,光是「在場」,員工很本能地就會依循著他的反應與表情來決定要說什麼,在這樣的狀況下說出來的話,往往就不太容易是內在真正的想法。

因此,如果你與團隊尚未建立起夠強的信任感,而你又真心希望知道大家真實的反應,可以請一位值得信賴的同事,代替你在場聽取大家的意見。

權威感是領導者必備的魅力,適度的權威感也確實能夠帶來效率與速度;然而在特定時候,適度收起一些權威,可能更有助於達成目標。祝福你:理解收放權威的形象方法,讓團隊能放心地對你知無不言、言無不盡,進而讓領導管理更有效!

(轉載自Perfect Image陳麗卿形象管理學院粉專)


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