新手主管總是行事曆滿滿、被工作追著跑？專家：高效主管會刻意保留「空白時段」

剛升主管總是被工作追著跑？其實把行事曆塞滿反而會拖慢團隊進度！作者為日本人才培訓顧問、主管教練，他建議：「每天行事曆預留兩小時空白」，指出高效主管的時間管理祕訣在於每天保留1至2小時的「空白時段」，有哪些好處？本文節錄自《你是高效主管或只是忙碌主管》。

文／吉田幸弘

A自從當主管後，變得更加忙碌。

隨著工作、團隊事務與各種會議不斷增加，他認為自己應更有計畫的安排行程，同時持續精進自我。於是，他開始以小時為單位嚴格管理時間，只要發現空檔，就立刻塞進新任務。結果，他的行事曆總是被排得密密麻麻，幾乎沒有任何留白。

A有一位和他同期進公司的同事B，兩人同時升任主管，但工作方式完全相反。

B幾乎每天會預留至少一至兩個小時的空檔，除非遇到特殊情況，否則不輕易排滿。而在規畫工作量時，他只安排大約八成，即使以他的實力來說，承擔更多也不成問題。

與A排滿的行程相比，B的行事曆上處處留白。熟知B工作能力的A看到後，甚至忍不住揶揄：「你也太偷懶了。」

那麼，A和B之後的發展如何？

A起初確實因為積極的執行工作、嚴格依照規畫行事，而看似一切順利。

然而，隨著新專案陸續出現，加上部屬的諮詢和突發問題也接連不斷，他逐漸被繁重的任務壓得喘不過氣。結果，他不得不加班，甚至假日也得在家處理工作。最終，他發現自己總是被這些事追著跑。

由於時間與心力都被榨乾，A開始頻頻失誤。此外，他想專心處理自己的任務，但某些專案如果不是由他審批，部屬與公司的業務就會全面停滯。結果，他只能不斷延後自身的工作，勉強應付眼前的需求。隨著日子一天天過去，A逐漸的失去精神與幹勁，他的團隊也因此疲憊不堪。

另一方面，B也和A一樣，得面對部屬的請示與彙報、層出不窮的緊急狀況，各種工作接踵而來。

不過，由於B每天最少會預留一至兩個小時的空白時段，因此當突發狀況出現時，他便能在這段時間從容處理，不會壓縮到其他工作的進度，始終讓專案穩定推進。

我至今遇過許多深受信賴的主管，都會刻意的保留空白時段。他們甚至先在行事曆上劃出空檔，再安排其他行程。換句話說，這就是「可以自由運用的時間」（但不是用來午休），可說是如魔法一般的時光。

正因為有空白時段，才能做到以下這些事：

1. 不會拖慢團隊進度

主管須承擔的核心任務之一就是審核與批示，這項工作無法由他人代替，且一旦延誤，部屬或後輩的業務就會被迫停擺，甚至可能因此被搶先一步，將機會讓給競爭對手。

然而，只要預留空白時段，領導者就能避免拖慢團隊進度，讓組織持續順暢運作。

2. 提升與成員之間的信賴關係

當主管的行程被塞滿，往往無法抽出時間傾聽部屬的諮詢與需求。即便勉強應對，也多半只能在下班後匆忙處理或草草帶過。

我曾聽許多主管說過：「就算部屬提出新企劃，但我覺得說服高層太麻煩，所以乾脆直接拒絕。」、「因為我總是一副很忙的樣子，所以部屬不太敢主動聯繫，有事也不會來和我討論。」最後補上一句：「但這也沒辦法。」彷彿已經接受了這樣的狀況。

如果主管長期以這樣的態度應對，不僅讓部屬無法放心和他商量，甚至難以建立信任感。即便在一對一面談中，主管刻意營造「任何事都可以問」的氛圍，團隊成員也會覺得對方只重視績效，反而使彼此的距離越來越遠。此外，主管與部屬之間的溝通若越簡略，部屬就越難理解主管的想法。

當主管願意確保與團隊交流的時間，不僅可建立穩固的信任關係，同時也能促進部屬成長。

3. 投入具有長期視野的工作

在當今瞬息萬變的商業環境下，領導者須不斷構思並開發新的商業模式與機會。然而，一旦行程被事先排滿，人們往往容易被眼前的任務牽制。但如果刻意保留一段未被具體安排的時間，就有餘裕將目光投向長期性的工作，並實際展開行動。

4. 排除不必要的工作

正因為主管很忙，所以更應該精準挑選自己該投入的工作。如果一心想把行程表塞滿，通常會為了填補空檔，硬是安插一些沒必要做的事，甚至還可能無端增加額外的任務。

相反的，若確保空白時段，便能迫使自己在有限時段內聚焦於真正必要的事項，從而果斷排除不需要做的工作。

從這些角度來看，領導者更應該在行事曆上留白。如果一味的想填滿行程，甚至安排沒必要做的工作，反而本末倒置。

或許有人會擔心：「主管若看起來太閒，會不會對團隊帶來不好的影響？」其實，只要做到這三點：在緊急情況下值得依靠、願意傾聽並給予建議，以及能快速下決定以避免讓業務停滯，部屬自然會產生信任感。

【成為高效主管的祕訣】正因為是主管，更要刻意在行事曆中留白。

節錄自：大是文化《你是高效主管或只是忙碌主管：成功拯救3.5萬名主管的管理法：調酒師思維、作業興奮機制、希爾蒂式時間術，事情變少績效更好。》／吉田幸弘 著