還在Email手打姓名？簡單一招避免出錯失禮，比事後道歉更有效率

職場上許多錯誤都來自少了確認步驟，從文件錯字、計算錯誤到寄錯資料，都可能花更多時間補救。在所有錯字或筆誤中，最需要留意的就是弄錯對方姓名或用字不當，不僅會讓人感覺你做事不夠細心，還可能被認為不尊重。本文節錄自《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？》。

文／井出元子

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錯誤會讓人花費大量時間來補救

多數錯誤的發生，其實都是因為我們忽略了「確認」這個小步驟。例如：文件中的錯字和漏字、計算錯誤、寄錯收件人......這些原本只要花一點點時間檢查就能避免的失誤，最後卻可能導致我們必須耗費更多時間打電話說明、道歉，甚至重做補救，反而浪費更多時間和心力。這些為了彌補過錯的行動，其實本來根本就不需要存在。

修正錯誤所需的時間與心力，往往比完成原本的工作還耗時。若錯誤造成無法挽回的後果，那就不只是浪費時間這麼簡單了，甚至可能損及信譽或造成損失。

只要是交給他人的事物，不論是文件、電子郵件或其他資料，都應該要親自再三確認。

舉例來說，如果要借筆給客戶，就要先確認這枝筆是否還有墨水、是否能順利書寫。若是要遞出名片，也應該檢查是否乾淨整齊、內容資訊是否正確與更新。這些小細節的確認，都是預防錯誤最有效率的方法。

【即使是已熟悉的業務也務必確認！】
● 電子郵件中常發生的錯誤：誤植收件人、忘記附加檔案、寄出的附加檔案有誤、寫錯收件人的名字、日期和星期不相符

筆誤或錯字、漏字也是經常發生的錯誤，但是如果犯了像上面提到的錯誤，就必須額外寄出道歉和修正信。
如果誤發針對不同客戶、金額不同的價目表或估價單、公司機密文件等，將會花費大量時間處理善後，最糟的情況，甚至可能導致停止交易

避免在郵件中手動輸入對方姓名

在所有錯字或筆誤中，最需要留意的就是弄錯對方姓名或用字不當。這類錯誤不僅會讓人感覺你做事不夠細心，還可能被認為不尊重對方，進而對你的整體專業度產生疑慮。

人名中常有外觀相近但字形不同的異體字，加上在電腦螢幕中不容易辨識，建議盡量避免用鍵盤手動輸入對方姓名。如果對方寄來的郵件中有簽名欄位，最保險的做法是直接從對方簽名檔中複製姓名與公司名稱，直接貼上使用。若無對方來信，也可以從公司內部的客戶資料庫中查詢，再複製使用。

如果為了省事，僅憑記憶打上對方姓名，極有可能發生打錯字的情況。這樣不僅失禮，還可能需要額外發信道歉，對方也可能會因為要回覆這封道歉信，需要再費時回覆，平白增加彼此不必要的工作。這類原本可輕鬆避免的小錯誤，往往成為浪費彼此時間與精力的主要原因。

【對方姓名請複製貼上！】
不另外輸入公司名、姓名，使用複製貼上避免錯誤

節錄自：寶鼎出版《為什麼你每天都很忙，工作卻做不完？：AI時代職場人不被取代的工作基本功》／井出元子 著