每天被打斷10次＝一年浪費200小時！2招終結隱形損耗，把不夠用的時間找回來

總覺得時間不夠用？其實可能是我們對「時間的隱形損耗」渾然不覺。作者舉例，若每次切換任務就賠上3~5分鐘，一天被打斷10次，一年就蒸發200小時。教你用「時間塊」、「任務塊」2方法專注工作、不再被訊息和中斷追著跑。本文節錄自《幫你的時間記帳》。

文／柳一一

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減少隱形損耗，你的時間其實並不少

如果我們能把零散時間利用起來，時間總量雖然不會多，但是有效時間會翻倍。除此之外，還有沒有其他方法來增加有效時間呢？答案是儘可能減少時間的隱形損耗。

時間的隱形損耗，是指不知不覺間造成的時間浪費。從主觀上來說，我們很可能對這種損耗無知無覺；從客觀上來說，我們每個人都可能存在規模可觀的浪費。

聽起來是不是很不可思議？我怎麼可能對浪費時間的問題渾然不覺呢？因為長期處於慣性模式中，我們會失去對自我的察覺力和反省力。

時間損耗：頻繁切換任務

第一種最常見的隱形損耗：由於頻繁切換任務而導致的時間損耗。

吳軍在《軟能力》裡提到美國統計局的一個資料，發現一天中大部分人會時不時地發送郵件，以及在社交媒體回覆消息，只有很少一部分人，會定時回覆消息。

我們觀察一下周圍同事的工作狀態，也能發現這種情況實屬普遍。大部分人工作時都會把手機放在身邊，一收到訊息便會立即放下手頭工作回覆，有電話打進來就馬上接聽。

蔡格尼克效應（Zeigarnik effect）會導致記憶殘留，每一次切換任務，上一個任務仍在腦海未散去，等我們真正進入狀態，至少也需要3~5分鐘。這3~5分鐘，就是隱形的時間損耗。（註：「蔡格尼克效應」是一種心理現象，人會更容易技術「還沒完成的事情」，反而比較容易忘記已經完成的事。）

我們可以計算一下，一天有多少個3~5分鐘被浪費掉了？下載一個手機管理工具，可以清楚地計算手機啟動的次數，手機的使用時長，觀察一週，就知道自己平均一天浪費多少時間了。

這些被浪費掉的時間，乍聽起來微不足道，不就是幾分鐘嗎？但累積下來就很可觀了。假如平均一天被打斷10次，每次5分鐘的時間損耗，一天是50分鐘，5個工作日是250分鐘，即4小時10分鐘；一個月為1千分鐘，即16小時40分鐘；一年就有1萬兩千分鐘，即兩百小時。這麼算一下，你還會覺得微不足道嗎？

如何減少任務切換時的時間損耗？

1. 規劃「時間塊」

在工作、學習時，應規劃出「時間塊」。我們可以根據自己的注意力特點，把時間塊設定為不同的時長，我的「時間塊」一般是3分鐘。在限定的時間塊內，我會要求自己只做一件事情，不可以切換任務。規劃「時間塊」還有一個好處，你知道多久以後自己可以休息，這種掌控感有助於你將注意力集中到當前任務上。

2. 規劃「任務塊」

另外一種方法，是按「任務塊」規劃。比如，我要創作兩千字，在完成這項任務之前，絕對不能切換到其他任務。任務時長通常不一樣，有的小任務可能只需要10分鐘，有的任務可能需要50分鐘。不管是大任務還是小任務，都可以按任務塊去規劃，完成一件再啟動下一件。

另外，如果你在完成一項大任務，休息時間也不要切換任務。

有一次，我在寫文章的同時，還交叉做著另外一項高難度任務，導致兩個大任務都產生了時間損耗。因為大任務需要耗費大量的腦力資源，來回切換會導致自己無法深度沉浸於主線任務，從而降低效率。所以，在一定時間段內，最好集中注意力只做一件大任務，直到完成為止。

除電子訊息帶來的任務切換，被同事、下屬或長官打斷，也會導致我們被迫在不同任務間頻繁切換。

辦公室裡經常發生這樣的情形：某人正在完成某項工作，突然，有同事走過來溝通專案進展，或下屬過來請教工作問題，抑或長官突然要求彙報專案情況。這種情況幾乎每天都在發生，而且處理起來可能更棘手，因為這種情況導致的損耗事關更複雜的職場關係、職場發展。

「時間塊」、「任務塊」的方法，仍然可以啟用，且能有效阻止大部分的任務被迫中斷。我在辦公室工作，經常以「任務塊」為模式，會花大概4~6小時去完成一個案件的全部基礎工作，包括案件大事記、案件檢索、辯論意見、代理詞等，中間只有零碎的休息。當我們養成這種工作習慣，同事、下屬也會逐漸適應，中途被打斷的現象會越來越少。關於向長官報告工作進度，我們可以主動形成一種規律性的彙報，確定固定的「時間塊」。

節錄自：時報出版《幫你的時間記帳：把浪費的時間找回來，用在會增值的地方》／柳一一 著